Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
Jede Organisation arbeitet mit Workflows und Dokumenten. Stellen Sie fest, dass Sie manchmal den Überblick verlieren oder bestimmte Dokumente nicht schnell finden können? Dann ist es jetzt an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie Ihr Dokumentenmanagement organisieren können.
Wie regeln Sie, wer Zugang zu bestimmten Systemen und Dokumenten hat? Hier kommt das Workflow-Management ins Spiel. Es ist unverzichtbar, um die Abläufe innerhalb Ihrer Organisation zu verbessern und Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) richtig zu organisieren. Aber wie setzen Sie das Workflow-Management am besten in Ihrem Dokumentenmanagementsystem ein?
Unter einem Workflow verstehen wir einen Prozess, der aus einer Reihe von Aufgaben besteht. Diese Aufgaben sollten in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. Dieser Prozess findet innerhalb einer Organisation immer wieder statt. Ein Workflow enthält alle notwendigen Schritte, um die Arbeit zu erledigen. Jede Organisation arbeitet mit Arbeitsabläufen. Zeichnen Sie diese Prozesse klar auf? Dann können Sie die Abläufe in Ihrer Organisation mit unserer praktischen Workflow-Management-Software optimieren!
Wie genau sieht ein solcher Arbeitsablauf aus? Die Erstellung eines Jahresberichts ist ein Beispiel für einen solchen Arbeitsablauf. Jahresberichte werden oft zunächst von mehreren Personen verfasst und ergänzt oder angepasst. Wichtig ist dabei, dass sie nicht zu früh veröffentlicht werden oder bei der falschen Person landen. Dann muss der Jahresbericht geprüft werden, es muss eine doppelte Kontrolle erfolgen und die Verantwortlichen müssen zustimmen. Schließlich wird der Bericht veröffentlicht. Alle diese Aufgaben zusammen bilden einen Arbeitsablauf.
Natürlich können Sie einen Workflow für mehrere Dokumente erstellen. Dies gilt für alle Dokumente, die den Geschäftsbetrieb betreffen und/oder sensible Informationen enthalten. Sie können auch Workflows für weniger sensible, aber dennoch wichtige Dokumente anwenden, z. B. für Dokumente, die Teil eines Einstellungs- und Auswahlverfahrens sind, oder für Anweisungen im Zusammenhang mit der Einführung eines neuen Produkts. Sie können auch einen Workflow für die Bearbeitung einer Anfrage, einer Beschwerde oder einer Bestellung erstellen. Es gibt viele Möglichkeiten!
Workflow-Management ist die Art und Weise, wie ein Workflow eingerichtet wird. Es sorgt dafür, dass die Geschäftsprozesse optimiert werden. Möchten Sie, dass ein Arbeitsablauf immer auf die gleiche Weise abläuft? Software kann Ihnen helfen, den Prozess zu erfassen und zu sichern.
Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass eine Aufgabe wie vorgesehen durch die Organisation fließt. Die Software legt fest, wer die Aufgabe an welchem Punkt des Prozesses übernehmen soll, und sendet eine Nachricht, wenn die Aufgabe zum Beispiel Ihnen oder Ihrer Abteilung zugewiesen wird.
Dadurch wird der Informationsaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Personen effizienter. So kann den Kunden schneller geholfen werden und die Mitarbeiter verbringen keine Zeit mit sinnlosen Schritten.
Stellen Sie fest, dass nicht alle Arbeitsabläufe gleich effizient ablaufen? Dann verschaffen Sie sich mit dem Workflow-Management einen Einblick in die Prozesse innerhalb Ihrer Organisation. Auf diese Weise können Sie diese Prozesse optimieren. Im Folgenden nennen wir Ihnen vier Gründe, warum Workflow-Management-Software wichtig für den Erfolg Ihrer Organisation ist und wie Zenya dabei hilft.
Das Workflow-Management bietet einen Überblick über die Prozesse innerhalb Ihrer Organisation. Sie können beispielsweise sehen, wie weit Ihr Team mit einer bestimmten Aufgabe ist, wie weit die Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist und wer für welchen Teil des Workflows verantwortlich ist.
Als Mitarbeiter hat man sofort einen guten Überblick über seine Aufgabenliste und weiß, welche Aufgaben Priorität haben. Dadurch wird auch verhindert, dass Aufgaben doppelt erledigt werden.
Sind alle Aufgaben im Workflow erforderlich? Gibt es Aufgaben, die keinen zusätzlichen Nutzen bringen oder mit anderen Aufgaben zusammengelegt werden können? Indem Sie dies kritisch betrachten, stellen Sie sicher, dass es nur wesentliche Aufgaben im Workflow gibt, die sinnvoll sind. Auf diese Weise werden die Prozesse innerhalb Ihrer Organisation schneller und effizienter ablaufen.
Die Kommunikation innerhalb einer Organisation ist manchmal chaotisch. Möchten Sie die Kommunikation innerhalb Ihres Teams verbessern? Mit dem Workflow-Management erhalten die Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung, wenn eine Aufgabe erledigt werden muss oder ein Status-Update ansteht. Damit entfällt die Notwendigkeit, nach dem Status eines Projekts zu fragen, was eine Menge Nachrichten und E-Mails erspart.
Auch die Gruppe Agapè hat diesen Vorteil erkannt. Die Gruppe Agapè ist der gemeinsame Name von drei Pflegeheimen in Belgien. Gibt es eine technische Störung in einem der Pflegeheime? Die Mitarbeiter melden es einfach über Zenya. Sobald die Meldung erfolgt ist, werden die zuständigen Mitarbeiter der technischen Abteilung benachrichtigt. Diese wissen dann sofort, was zu tun ist. Auf diese Weise gibt es eine klare Kommunikation innerhalb der Organisation, wenn eine Meldung gemacht wird.
In jeder Organisation werden Fehler gemacht. Möchten Sie die Anzahl der Fehler so weit wie möglich reduzieren? Dann ist das Workflow-Management ideal!
Ein Workflow-Management für Ihr DMS kann in der Tat Fehler erheblich reduzieren. Wenn ein Dokument geprüft werden muss, möchten Sie natürlich nicht, dass ein Mitarbeiter das Dokument an die falsche Person schickt. Bei bestimmten Dokumenten, wie z. B. Jahresberichten, ist es auch wichtig, dass der Bericht nicht in die falschen Hände gerät oder zu früh veröffentlicht wird.
Mit dem Workflow-Management werden alle Dokumente an die richtigen Personen weitergeleitet, und die Dokumente werden erst veröffentlicht, wenn alle Schritte abgeschlossen sind. Dank klarer Arbeitsabläufe gibt es also weniger Raum für Fehler.
Alle Ihre wichtigen Dokumente werden am besten in einem soliden DMS erfasst. Möchten Sie diese Dokumente einfach auf dem neuesten Stand halten und sicherstellen, dass Sie sie an die richtigen Personen weitergeben? Dann nutzen Sie diese beiden Arbeitsabläufe, die für ein DMS wichtig sind: Versionskontrolle und Zugriffsmanagement.
Alle Dokumente durchlaufen einen bestimmten Weg, bevor sie schließlich veröffentlicht werden. Dieser Weg kann für jedes Dokument unterschiedlich sein, aber es gibt immer Autoren, die das Dokument erstellen, und Personen, die das Dokument bearbeiten oder genehmigen.
Es ist auch hilfreich, wenn die Nutzer Kommentare zu den Inhalten an den Autor zurücksenden, der sie dann anpassen kann.
Alle diese Änderungen erzeugen eine neue Version eines Dokuments. Die Verfolgung dieser Änderungen wird als Versionskontrolle bezeichnet. Dank der Versionskontrolle sind die Versionen immer auffindbar, und Sie können sogar eine alte Version wiederherstellen.
In einem DMS ist es wichtig, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Dokumente erhalten. Vorbei sind die Zeiten, in denen jeder auf alles zugreifen konnte. Je weniger Personen Zugang zu Informationen haben, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese Informationen absichtlich oder unabsichtlich missbraucht werden.
Um dies zu organisieren, ist ein Zugriffsmanagement erforderlich. Damit legen Sie fest, wer auf welche Dokumente Zugriff hat, aber auch, ob jemand beispielsweise etwas bearbeiten darf oder nicht. Sie können auch Zugriffsrechte entziehen, wenn jemand die Abteilung wechselt oder das Arbeitsverhältnis beendet.
Für das Versions- und Zugriffsmanagement können Sie eine separate Workflow-Management-Software verwenden, aber auch Zenya, wo dies bereits integriert ist. Zenya DOC ist ein intelligentes Softwaremanagementsystem, mit dem Sie die gesamte Dokumentenmanagementpolitik und den gesamten Prozess in Ihrer Organisation sichern können. Zenya FLOW ist ideal für das Workflow-Management geeignet. Diese Kombination bietet flexible Möglichkeiten, eigene Formulare und Workflows einzurichten, die zu Ihrer Organisation und Ihren Prozessen passen.
Der Vorteil der Gesamtlösung von Zenya besteht darin, dass Sie sowohl Dokumente als auch Arbeitsabläufe in einem System verwalten können, was die Übersicht erleichtert. Auf diese Weise haben Sie alles an einem Ort organisiert. Das ist für jeden in der Organisation klar.
Dank Zenya kann jeder in unserer Organisation ganz einfach einen Bericht erstellen. Wir haben Workflows für IKT-Berichte, Datenverletzungen, Vorfälle, Reparaturen und Verbesserungsvorschläge erstellt. Die Kollegen können sogar schnell ein Foto mit ihrem Handy machen, es weiterleiten - und fertig! Dann erreichen die Berichte automatisch die richtigen Personen."
Workflows sind also ein wichtiger Bestandteil Ihres Dokumentenmanagementsystems und sind heute oft schon Teil der Lösung. Aber auch für andere Anwendungen können Workflows wünschenswert oder notwendig sein. Sei es, um bestimmte Regeln einzuhalten, oder um Prozesse abzubilden und zu automatisieren.
Gibt es bei Ihnen Prozesse, die effizienter gestaltet werden könnten? Oder sind Sie neugierig, wie Workflows in einem DMS funktionieren? Mit Zenya können Sie ganz einfach Workflows in Ihrem DMS erstellen. Es ist die ideale Software für die effiziente Verwaltung und Verteilung von Dokumenten von einem Ort aus. Erfahren Sie mehr über Zenya DOC und Zenya FLOW und wie diese Software die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen beschleunigen kann.
Fordern Sie die Broschüre an, um alle Informationen bequem zur Hand zu haben.
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