Qualitätsmanagement steht und fällt mit der Umsetzung in der Praxis. Dennoch bleibt dieses Thema für die Mitarbeiter in der Praxis oft etwas abstrakt. Das kann, ja sollte anders sein! War früher oft eine Person oder eine Abteilung für die Qualität zuständig, so reicht das heute nicht mehr aus. Es geht nicht mehr nur um die Qualität der Produkte, die gesamte Organisation muss erstklassig sein! Und das erfordert eine stärkere Beteiligung am Qualitätsmanagement: sowohl von der Unternehmensleitung als auch von den Mitarbeitern an der Basis. Mit den folgenden fünf Tipps schaffen Sie die gewünschte Beteiligung in Ihrer Organisation.
Am Anfang steht eine inspirierende Vision, die das "Warum" des Qualitätsmanagements und das gewünschte Ergebnis klar beschreibt. Wenn die Mitarbeiter in die Erarbeitung der Vision einbezogen werden, können sie sich besser mit ihr identifizieren und fühlen sich ihr stärker verbunden.
Darüber hinaus sollte das Qualitätsmanagement Teil der Organisationskultur werden. Die Art der Kultur der Organisation hat einen großen Einfluss auf das Qualitätsmanagement. Stellen Sie sich zum Beispiel folgende Situation vor: Wenn die Mitarbeiter das Qualitätsmanagement als Verpflichtung erleben, haben sie Angst, dafür zur Rechenschaft gezogen zu werden. Dies hält die Mitarbeiter davon ab, Abweichungen zu melden. Eine auf Qualität ausgerichtete Kultur ist für den langfristigen Erfolg unerlässlich.
Organisationen arbeiten zunehmend mit selbstverwalteten Teams, und die Prozesse werden agiler. Für das Qualitätsmanagement ist nicht nur das "Management" sehr wichtig, sondern auch die "Führung". Während es beim Management hauptsächlich um Planung und Kontrolle geht, geht es bei der Führung um das große Ganze, um Motivation und Inspiration. Dabei gibt es eine wichtige Bedingung: Mitarbeiter zu motivieren und zu inspirieren funktioniert nur, wenn der Vorstand und das Management selbst voll und ganz an das Qualitätsmanagement glauben, mit gutem Beispiel vorangehen und tun, was sie versprechen. Praktiziere, was du predigst!
Führung kann auf mehreren Ebenen nützlich sein. Die Art und Weise, wie man dabei vorgeht, ist weitgehend dieselbe wie zum Beispiel bei der Schaffung informeller Risikoführer.
Um Unterstützung zu schaffen, ist die interne Kommunikation unerlässlich. Interne Kommunikation ist eines der wichtigsten Elemente, um Unterstützung zu schaffen. Wenn nicht oder nicht ausreichend kommuniziert wird, kann dies zu Misstrauen unter den Mitarbeitern führen. In einer qualitätsorientierten Organisation gibt es daher viel Kommunikation. Die Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, Feedback zu geben und kritische Fragen zu stellen. Dies trägt außerdem zur Sensibilisierung und zum Engagement bei und motiviert die Mitarbeiter, das Qualitätsmanagement von "unten" und nicht nur von oben herab umzusetzen. Teilen Sie zum Beispiel regelmäßig positive qualitätsbezogene Nachrichten mit, wie etwa einen Rückgang der Kosten für Qualitätsmängel oder Kundenrezensionen. Und kommunizieren Sie über verschiedene Mittel und Kanäle wie das Intranet, einen E-Mail-Newsletter oder Meetings.
Die Schaffung von Unterstützung beginnt mit dem Bewusstsein. Verstehen die Menschen die Konsequenzen ihres Handelns? Dass die Mitarbeiter die Qualitätspolitik kennen müssen, bedeutet nicht, dass sie sie blindlings aufsagen können müssen, sondern dass ihr Handeln mit dieser Politik im Einklang steht. Wenn die Mitarbeiter verstehen, warum etwas auf eine bestimmte Art und Weise geschehen soll, werden sie ihre Arbeit viel eher auf diese Art und Weise ausführen, als wenn man es ihnen nur sagt. Das Bewusstsein wird durch die richtige Unternehmenskultur und die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Festlegung der Arbeitsabläufe gefördert, so dass sie motiviert sind, das Richtige zu tun.
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Verfügen die Mitarbeiter über die richtigen Kenntnisse und Fähigkeiten, um ihre Aufgaben gut zu erfüllen? Kompetenzen können u. a. durch eine angemessene Ausbildung, Schulung und/oder Erfahrung erworben werden. In den letzten Monaten hat die Mehrheit der Welt von zu Hause aus gearbeitet. In naher Zukunft wird auch das Lernen und die Weiterbildung (weitgehend) aus der Ferne erfolgen müssen. Das ist über E-Learning durchaus möglich. Mit einer Prüfungssoftware wie iQualify können Sie ganz einfach digital lernen, wo und wann Sie wollen.
Wissen steckt in den Köpfen der Mitarbeiter, aber auch in den Systemen. Dieses Wissen muss fließen und geteilt werden. Im Qualitätsmanagement ist die Aufzeichnung wichtiger Informationen und Vereinbarungen unerlässlich. Handbücher, Verfahren, Arbeitsanweisungen und Formulare werden in Organisationen häufig verwendet. Indem Sie diese leicht zugänglich machen, zum Beispiel durch ein Dokumentenmanagementsystem, machen Sie das Qualitätsmanagement populärer. Auf diese Weise heben Sie das Dokumentenmanagement auf die nächste Stufe, vermeiden unnötiges Suchen und holen das Beste aus Ihrem Unternehmen heraus, ohne viel Zeit zu verlieren.
Unternehmen erkennen zunehmend die Vorteile der Telearbeit; durch die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen kann ein Großteil der manuellen Arbeit automatisiert werden und die Mitarbeiter können sich stärker auf die Inhalte konzentrieren. Die Verbesserung der Qualität wirkt sich positiv auf das Endergebnis des Unternehmens aus. Systeme unterstützen das Qualitätsmanagement, aber sie sind keine Garantie für den Erfolg. Das Qualitätsbewusstsein und das Engagement der Mitarbeiter sind entscheidend. Die Schaffung von Unterstützung hat alles damit zu tun, wie das Bewusstsein bei den Mitarbeitern geschaffen wird. Letztlich entscheiden die Mitarbeiter über den Erfolg des Qualitätsmanagements. Denn man kümmert sich mit allen um die Qualität.
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