Compliance Management" ist ein Konzept, das längst nicht mehr nur im Finanzsektor von Bedeutung ist. Jeder Sektor ist mit verschärften Gesetzen und Vorschriften konfrontiert und muss bestimmte Standards einhalten. Andere Branchen können jedoch viel vom Finanzsektor lernen, der beim Compliance-Management eine Vorreiterrolle einnimmt. Zum Beispiel durch die Anwendung des Drei-Linien-Konzepts, das es Ihnen ermöglicht, Geschäftsrisiken durch drei Verteidigungslinien zu mindern. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über dieses Modell und wie Sie Ihre Compliance-Politik anhand eines konkreten Fahrplans gestalten können.
Wenn Sie "Compliance" nachschlagen, bedeutet das "Fügsamkeit" und "konform". Beim Compliance-Management geht es also um die Einhaltung von internen und externen Gesetzen und Vorschriften innerhalb einer Organisation. Compliance bedeutet jedoch mehr als die Befolgung von Gesetzen und Vorschriften. Es geht darum, zu sagen, was man als Organisation tut, und zu tun, was man sagt. Schließlich wollen Sie nicht nur deshalb compliant sein, weil Sie vielleicht geprüft werden, oder? Wenn alles gut geht, wollen Sie als Organisation sozial handeln und das Richtige tun. Sie wollen integer und vertrauenswürdig sein.
Sie können sich für die Einstellung eines Compliance-Managers entscheiden. In einigen Unternehmen ist dies notwendig und sie haben ein ganzes Team von Compliance-Beauftragten. Sie sind für den Schutz von Ruf und Integrität zuständig. In kleineren Organisationen wird ein Compliance-Manager nicht immer eigens eingestellt, sondern ist u. a. Aufgabe der Rechtsabteilung. In jedem Fall handelt es sich um ein Thema, das die gesamte Organisation betrifft und mit dem sich alle befassen sollten - von der Geschäftsleitung bis zu den Praktikanten, von den Mitarbeitern der Einrichtungen bis zur Personalabteilung.
Nein, wir werden Ihnen keine Geschichtsstunde erteilen! Es ist interessant zu verstehen, woher das Compliance-Management kommt, denn die Bedeutung, die ihm beigemessen wird, ist wirklich erst in den letzten Jahren entstanden. Im September 2008 brach die größte Finanzkrise der Nachkriegsgeschichte aus. Weil Amerika zu eifrig und exzessiv Kredite vergeben hatte, wurde der gesamte Bankensektor angesteckt. Die großen Banken trauten sich gegenseitig nicht mehr - und schufen damit Misstrauen im Finanzsektor auf der ganzen Welt. Politiker sowie geschädigte Organisationen und Einzelpersonen forderten Veränderungen.
Dieser Wandel kam. Infolgedessen sah sich der Finanzsektor mit strengeren Vorschriften und neuen, strengeren Gesetzen konfrontiert. Der Sektor nutzte die Gelegenheit, sich auf die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu spezialisieren. Andere Sektoren haben daraus gelernt und haben begonnen, sich selbst mit dem Compliance-Management zu beschäftigen. Ob Krankenhäuser, Behörden oder große Unternehmen - alle verlangen von ihren Mitarbeitern, dass sie sich an bestimmte Verhaltensregeln und Gesetze halten.
Da sie keine andere Wahl hatten, wurden die Praktiken des Compliance-Managements im Finanzsektor zu einem guten Beispiel für andere Sektoren und Organisationen. Der Rahmen, den sie haben, basiert oft auf dem Drei-Linien-Modell. Dieses Modell geht von drei Verteidigungslinien aus, um Geschäftsrisiken zu mindern. Das Geschäft ist die erste Linie, gefolgt von Systemen, die den Risikomanagementprozess unterstützen. Die dritte Linie bietet dank interner Audits zusätzliche Kontrollinstrumente.
Diese Methode ermöglicht es Organisationen, Schlüsselrisiken zu managen. Das Drei-Linien-Modell ist auch als die drei "Verteidigungslinien" bekannt:
Das oben genannte Modell bietet viele Vorteile. Sie erhalten ein besseres Verständnis von Risiken und Lösungen, einen organisationsweiten Überblick über Risiken, einen strukturellen Ansatz aus verschiedenen Blickwinkeln sowie eine unabhängige Kontrolle der Risikomanagementprozesse dank Audits aus dritter Hand.
Neben dem Drei-Linien-Modell gibt es weitere gute Beispiele aus dem Finanzsektor, die andere Sektoren für das Compliance-Management nutzen können. Denken Sie an klare und effiziente Richtlinien für das Management von Vorfällen und die regelmäßige Berichterstattung. Tun, was Sie sagen, und sagen, was Sie tun" wird in vielen Branchen durchgesetzt - im Finanzsektor gilt dies auch für die Europäische Bankenaufsichtsbehörde (EBA). Sie müssen also nicht nur interne Audits durchführen, sondern auch Ihre Kunden und Lieferanten kennen. Heutzutage sollte man sich genau überlegen, mit wem man Geschäfte macht.
Wie bei den Banken gibt es in jedem Sektor bestimmte Gesetze und Normen, die erfüllt werden müssen, um konform zu sein. Infoland ist ein Unternehmen aus dem IT-Sektor. Zu den wichtigen Gesetzen und Standards, die wir als Organisation einhalten müssen, gehört die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR).
Das Compliance- und Risikomanagement bezieht sich auf verschiedene Prozesse in Ihrer Organisation: z. B. Governance- und Rechtsprozesse. Es ist - wie bereits erwähnt - etwas, das in der gesamten Organisation gelebt werden muss, und es muss vollständig in das Geschäftsmodell, die Verhaltensregeln und die Kultur integriert sein. Darüber hinaus ist das Compliance-Management ein fortlaufender Prozess.
Aber wie macht man das? Wie entwirft man eine wirksame Compliance-Politik? Wenn es Ihnen ernst damit ist, gibt es eine Reihe von Punkten zu beachten.
Im Folgenden erläutern wir die verschiedenen Schritte zur Erstellung einer guten Compliance-Politik.
Im Folgenden erläutern wir die verschiedenen Schritte zur Erstellung einer guten Compliance-Politik.
Beginnen Sie ganz am Anfang. Es ist wichtig, die Aktivitäten Ihrer Organisation zu erfassen. Dazu gehören auch die relevanten Interessengruppen (sowohl intern als auch extern).
Nachdem Sie nun den Markt identifiziert haben, müssen Sie ermitteln, welche Gesetze und Vorschriften für Ihre Organisation gelten. Dies ist der "rechtliche Rahmen" Ihrer Organisation. Ein Tool für das Compliance-Management kann eine Lösung bieten, die einen Einblick in die für Ihre Organisation geltenden Normen gibt.
Sie können nun auf der Grundlage der Gesetze und Vorschriften verschiedene Compliance-Themen identifizieren. Bilden Sie für jedes Risiko die Themen ab und erfassen Sie die dazugehörigen Maßnahmen.
Sie haben die Risiken identifiziert und festgelegt, wie Sie sie verwalten wollen? Prima. Dann ist es jetzt an der Zeit, dies in eine Compliance-Politik zu übersetzen. Auf diese Weise wird die Einhaltung der Vorschriften in Ihrer Organisation mit einem einzigen Ansatz integriert.
Sobald die Richtlinie definiert ist, werden den Mitarbeitern konkrete Managementaufgaben zugewiesen. Bieten Sie auch Handbücher und Schulungen an, damit alle den gleichen Ansatz verwenden. Sie können Ihre Richtlinie, neue Schulungen oder andere Informationen zum Beispiel mit "Mini-Kampagnen" über Zenya BOOST hervorheben.
Das Compliance-Management hört nicht nach einem Audit oder nach der Formulierung einer Richtlinie auf. Es ist ein fortlaufender Prozess, bei dem Sie kontinuierlich überwachen, Kontrollmaßnahmen umsetzen und den Aufsichtsbehörden nachweisen müssen, ob Sie die für Ihre Organisation geltenden Standards einhalten.
Die Software Zenya soll das Compliance-Management in Ihrer Organisation erleichtern. Mit Zenya DOC können Sie zum Beispiel wichtige Dateien und Dokumente speichern, die Sie während eines Audits benötigen könnten. Sie können Beweise speichern, damit sie ordnungsgemäß abgelegt, aufbewahrt und bei Bedarf wiedergefunden werden können. Sie können in Zenya DOC DOC auch Arbeitsanweisungen speichern oder interaktive Dokumente erstellen, um zu zeigen, dass Sie auf eine bestimmte Art und Weise an Themen innerhalb einer wichtigen Norm arbeiten. Mit Zenya FLOW können Sie einen Workflow damit verknüpfen, so dass Sie innerhalb einer bestimmten Zeit benachrichtigt werden, z. B. wenn die Genehmigung abläuft.
Fragebögen und Kontrollen sind unverzichtbar, um die immer strengeren Gesetze und Normen einzuhalten. Mit Zenya CHECK, unserem intelligenten Auditmanagement-System, sichern Sie diesen gesamten Prozess ab. Klare Zeitpläne, automatische Aufgabenpläne inklusive Benachrichtigungen und übersichtliche Berichte unterstützen Sie dabei. Mit Zenya BOOST kommunizieren Sie Ihre Compliance-Politik auf verständliche Art und Weise an den Rest der Organisation.
Tonino, T. (2023, 3. Februar). Finanzsektor: Inspiration speziell für andere Sektoren. Nachzulesen in: https: //intermediate.pro/en/blog/audit-risk-and-compliance/what-can-other-industries-learn-from-the-financial-sector/
Weiss, S. (2022, Juli 7). Was ist IT-Compliance? Referenziert von: https: //www.gdatasoftware.com/
Ruler (2021, 14. Juni). Compliance Management. Referenziert von: https: //ruler.nl/en/
Fordern Sie die Broschüre an, um alle Informationen bequem zur Hand zu haben.
Möchten Sie sehen, was Zenya für Ihre Organisation tun kann? Fordern Sie eine kostenlose Demo an.
Kontaktieren Sie unsere Experten unverbindlich! Wir freuen uns auf ein Brainstorming mit Ihnen.
