Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
Heutzutage streben viele Organisationen eine Akkreditierung oder Zertifizierung an. Eine solche Akkreditierung oder Zertifizierung ist ein Gütesiegel, das zeigt, dass das interne Qualitätssystem Ihres Unternehmens gut organisiert ist.
Eine solche Akkreditierung oder Zertifizierung ist fast immer eine gute Idee, denn sie gibt Ihren Kunden und Lieferanten zusätzliches Vertrauen in Ihr Unternehmen.
Wenn es viel zu verbessern gibt, kann dies auch eine Menge Papierkram bedeuten. Für manche Unternehmen scheint ein solcher Berg von Papierkram sogar fast unüberschaubar zu werden. Das sehen wir vor allem dort, wo noch viel mit Excel oder Word gearbeitet wird oder wo Arbeitsmethoden und Prozesse noch nicht wirklich automatisiert sind.
Hinzu kommt, dass Normen, Richtlinien, Gesetze und Vorschriften nicht statisch sind. Sie werden regelmäßig aktualisiert, so dass sich die Frage, ob Sie als Unternehmen noch konform sind, immer wieder stellt. Zum Beispiel jährlich.
Wissen Sie genau, welche Standards Ihre Organisation einhält, wann neue Zertifizierungen stattfinden, und wissen Sie besser als jeder andere, an welchen Verbesserungsmöglichkeiten Ihr Unternehmen arbeiten kann? Mit der Compliance-Übersicht in der Zenya müssen Sie sich nicht mehr mit einem Übermaß an Papierkram herumschlagen und können einfach und kontinuierlich den Überblick über den aktuellen Stand der Dinge behalten.
Die Compliance-Übersicht in Zenya bietet Einblicke in jeden Teil Ihrer Organisation, indem sie Standards mit Prozessen, Verfahren und Checklisten verknüpft. Sie können auch ganz einfach Standard-Rahmenwerke importieren. Aus dieser Übersicht können Sie ersehen, wie ein Standard oder ein Standardabschnitt innerhalb einer bestimmten Abteilung, eines Clusters, eines Standorts oder der gesamten Organisation abgedeckt wird.
Darüber hinaus können Sie sich auf die zugehörigen Nachweise beziehen. Solche Nachweise können sowohl aus physischen als auch aus digitalen Quellen bestehen, z. B. aus einem PDF oder einem Link zu einem Zertifikat.
Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Compliance in dem Moment, in dem es darauf ankommt, schnell und digital mit nur einem Mausklick sichtbar ist.
Wenn Sie regelmäßig interne oder externe Audits durchführen, sammeln Sie kontinuierlich objektive Beweise, um zu zeigen, dass ein Prozess oder eine Organisation Standards, Richtlinien oder Gesetze und Vorschriften einhält. Es ist wichtig, dass diese Informationen korrekt gespeichert werden. Denn nur so können Sie den Beteiligten echte Gewissheit und Zuverlässigkeit bieten.
Bei einem Audit bewertet ein beauftragter Prüfer, wie effektiv und erfolgreich eine Organisation z. B. einen festgelegten Standard einhält. Dies kann ein interner oder ein externer Auditor sein. Die Erteilung von Genehmigungen innerhalb von Zenya ist einfach.
Der Auditor sammelt alle Eingaben, und wenn das Audit abgeschlossen ist, erhalten Sie den objektiven Nachweis. Das kann zum Beispiel ein Zertifikat sein, aber auch eine Reihe von Dokumenten, Registrierungen oder Informationen aus Gesprächen.
In der Regel geht aus einem solchen Audit auch eine Beratung hervor. Auf der Grundlage dieser Empfehlungen können Sie Verbesserungsmaßnahmen ausarbeiten und Aufgaben festlegen. Alle Informationen und Empfehlungen aus Audits können bequem in Zenya gespeichert werden, so dass Sie alles bei Bedarf leicht abrufen können.
Da es sich bei Audits um einen wiederkehrenden Prozess handelt, ist es sinnvoll, den gesamten Prozess der Auditierung, Beratung, Ausarbeitung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen zu verfolgen. Dies geschieht zum Beispiel durch periodische Selbstbewertungen im Rahmen eines PDCA-Zyklus.
In Zenya können Sie diese Art von Selbstbeurteilungen oder Prozessen ganz einfach automatisieren. Richten Sie zum Beispiel ein, dass Kollegen eine persönliche Benachrichtigung oder Erinnerung erhalten, wenn eine bestimmte Aufgabe erledigt werden kann. Sie müssen nicht selbst eine E-Mail oder Nachricht verschicken; Zenya erledigt das für Sie.
Steht das nächste Audit an? Dann sparen Sie wahrscheinlich Zeit bei der Vorbereitung, denn dank eines korrekten Arbeitsablaufs und einer vollständigen Compliance-Übersicht wissen Sie bereits, wo Sie stehen. So können Sie sich (und Ihren Kollegen!) manchmal viel Zeit und möglicherweise Stress ersparen.
Die Gestaltung Ihres Compliance-Managements sollte zur Organisationsstruktur passen. Zenya ist flexibel und kann auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten werden. Sie bestimmen zum Beispiel den Grad der Nachweiserfüllung. Pro Normelement können Sie wählen, ob Sie den internen und/oder externen Score angeben möchten.
Auch ein dezentrales Management ist möglich. Hier legen Sie pro Organisationseinheit fest, welche Standards relevant sind, welche Legenden verwendet werden und wer bestimmte Daten sehen darf.
Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass die Art und Weise, wie das Compliance-Management aufgebaut ist, wirklich zu Ihrer Organisation passt.
Eines der Merkmale der Zenya ist, dass die Module problemlos zusammenarbeiten. Das gilt auch für die Compliance-Ansicht, die sich nahtlos in diese einheitliche und effiziente Arbeitsweise einfügt.
So ist es zum Beispiel möglich, die oben erwähnten Nachweise aus Audits oder andere Informationen einfach mit Normen zu verknüpfen. Dazu legen Sie das Material in Zenya DOC ab. Auf diese Weise haben Sie alle relevanten Dokumente und Prozesse immer zur Hand.
Mit dem Modul FLOW können Sie außerdem Verbesserungsmaßnahmen aufzeichnen und überwachen, während das Modul CHECK die Durchführung regelmäßiger Kontrollen oder Selbstbeurteilungen ermöglicht. Verknüpfen Sie all dies mit den entsprechenden Standardparagraphen, so dass Sie sofort sehen können, wo bereits alles vorhanden ist. Könnte ein bestimmter Punkt noch etwas Aufmerksamkeit gebrauchen? Auch das können Sie in der Compliance-Übersicht nachlesen.
Es ist eine Tatsache, dass jede Organisation ihre (strategischen) Ziele erreichen kann, sofern sie in der Lage ist, sich kontinuierlich und nachweislich zu verbessern. Indem man schrittweise auf die gesetzten Ziele hinarbeitet und dann die Messlatte höher legt, wird jedes Ziel wahr.
Die professionellen Experten von Infolandberaten Organisationen gerne zu Zenya und dazu, wie dessen Einsatz Ihr Compliance-Management unterstützen kann. Wir helfen Ihnen auch gerne bei der Implementierung unserer Software.
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