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Haben Sie sich schon einmal bei der Suche nach einem bestimmten Dokument verheddert? Oder gibt es mehrere Versionen eines Dokuments, und es ist nicht klar, welche Version die richtige ist? In jeder Organisation sind oft unheimlich viele Dokumente im Umlauf. Da kann man schnell den Überblick verlieren. Auch ist nicht immer klar, wer auf bestimmte Dokumente zugreifen und sie bearbeiten darf.
Wie lösen Sie dieses Problem? Mit digitalem Dokumentenmanagement! Wir erklären Ihnen gerne, wie Sie mit Zenya die maximale Kontrolle über die Informationsflüsse in Ihrer Organisation erlangen können.
Dokumentenmanagement bedeutet, digitale Dokumente so effizient wie möglich einzurichten und zu verwalten. Das Ziel ist, dass jeder in Ihrer Organisation und jeder, mit dem Sie zusammenarbeiten, Dokumente schnell finden, bearbeiten und gemeinsam nutzen kann. Stehen Sie vor dem Einstieg in die Dokumentenverwaltung? Dann stellen Sie sich die folgenden Fragen:
Dokumente, die in Postfächern und auf USB-Sticks gespeichert sind, Unklarheit über die aktuellste Version und Unsicherheit darüber, wer bestimmte Dokumente sehen darf: Das sind häufige Probleme in Organisationen. Mit der Dokumentenverwaltung lösen Sie diese Probleme. Fragen Sie sich, ob digitales Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen von Nutzen ist? Eine ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung bietet viele Vorteile, die wir im Folgenden für Sie auflisten.
Die Dokumentenverwaltung ermöglicht Ihnen eine angemessene Versionskontrolle. Mit der Versionsverwaltung stellen Sie sicher, dass Sie nur eine Version eines Dokuments haben und dass die korrekte Version immer für alle verfügbar ist. Auf diese Weise gibt es keine Verwirrung darüber, welche Version eines Dokuments die neueste ist. Das schafft Klarheit.
Dokumentenmanagement erleichtert die Gewährleistung der Informationssicherheit. Mit der Dokumentenmanagement-Software von Zenyalegen Sie fest, wer Zugriff auf welche Dokumente hat. Auf diese Weise können nur autorisierte Personen auf vertrauliche Informationen zugreifen. Dadurch wird auch das Risiko einer Datenpanne verringert.
Eine Studie von Harris Interactive zeigt, dass 83 % der Büroangestellten täglich Zeit mit ineffizienter Dokumentenzusammenarbeit verlieren. Wahrscheinlich kennen Sie das selbst: Sie verbringen Zeit mit der Suche nach den richtigen Dokumenten oder arbeiten in einem veralteten Dokument, weil Sie nicht wussten, dass es eine neue Version gibt.
Mit Dokumentenmanagement-Software sparen Sie Zeit. Anstelle von verstreuten Papieren und losen Ordnern haben Sie einen digitalen Ort für alle Dokumente. So können Sie sich schnell und mit aktuellen Informationen an die Arbeit machen.
Dokumentenmanagement erleichtert die Einhaltung der GDPR. GDPR steht für General Data Protection Regulation. Diese Datenschutzverordnung schreibt vor, dass Organisationen personenbezogene Daten sorgfältig verarbeiten. Das heißt, Sie regeln den Zugang für jeden Mitarbeiter pro Dokument. Auf diese Weise gelangen sensible Informationen wie personenbezogene Daten nicht in die Hände von Unbefugten.
Möchte ein Kollege ein Dokument einsehen oder bearbeiten, weil Sie gerade gemeinsam an etwas arbeiten oder weil Sie vielleicht eine Weile nicht da sind? Auch das ist kein Problem, vorausgesetzt, dieser Kollege hat die richtige Berechtigung.
Sie werden nie wieder mit dem Problem konfrontiert sein, dass Sie nicht in einem Dokument arbeiten können, weil es irgendwo auf der Festplatte oder dem Desktop liegt und Sie es einfach nicht erreichen können. Das kann eine Menge Frustration ersparen. Die digitale Dokumentenverwaltung kann auch die Arbeitsabläufe beschleunigen. Es kann sogar dazu beitragen, die Unterbrechung von Arbeitsabläufen in Zeiten der Abwesenheit zu verhindern.
Inzwischen wissen Sie, warum ein Dokumentenmanagementsystem für Ihre Organisation nützlich ist, aber wie führen Sie es ein? Diese Schritte werden Sie zu einer erfolgreichen Einführung führen!
Die Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem bringt viele Vorteile mit sich, aber es verändert auch die Arbeitsweise der Mitarbeiter. Nehmen Sie sie mit ins Boot und hören Sie auf ihre Bedürfnisse und Ideen. Wussten Sie, dass es dafür eine spezielle Software gibt? Mit Zenya BOOST beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in Ihr neues Dokumentenmanagementsystem ein. Auf diese Weise erhöhen Sie auf niederschwellige Weise die Unterstützung in Ihrer Organisation.
Um ein gutes Dokumentenmanagement zu erreichen, müssen Sie zunächst verstehen, wie die Prozesse in Ihrer Organisation derzeit ablaufen. Beantworten Sie dazu die folgenden Fragen:
Passen Sie auf der Grundlage der Ergebnisse von Schritt zwei Ihre Ziele an. Was wollen Sie mit dem neuen Dokumentenmanagementsystem erreichen? Entscheiden Sie, wie Sie die Informationsflüsse digitalisieren wollen und wer auf welche Dokumente Zugriff hat.
Sie verfügen nicht über das Wissen oder die Kapazität, um ein Dokumentenmanagementsystem einzurichten? Wir helfen Ihnen gerne mit unserer Dokumentenmanagement-Software Zenya DOC. Wir begleiten Sie von A bis Z bei der Einführung der DMS-Software. Auch nach dem Going-Live sind wir für Sie da und unterstützen Sie.
Stellen Sie vor der Inbetriebnahme sicher, dass die Mitarbeiter mit der Software vertraut sind. Wir unterstützen Sie dabei gerne mit Zenya BOOST: Damit können Sie die Nutzung Ihres neuen DMS bei den Mitarbeitern landen. Befragen Sie sie, wie sie das neue Dokumentenmanagement-System erleben und ob sie Verbesserungsvorschläge haben - auch das ist in BOOST möglich. Auf diese Weise erhalten Sie eine Lösung, die für alle funktioniert.
Endlich ist es soweit: Die Einführung des Dokumentenmanagementsystems. Starten Sie mit der Software. Haben Sie Fragen? Dann lassen Sie sich von uns unterstützen, damit die Software für Sie arbeitet!
Ist Ihre Organisation bereit für die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem? Lesen Sie mehr über den Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung oder kontaktieren Sie uns.
Fordern Sie die Broschüre an, um alle Informationen schnell zur Hand zu haben.
Möchten Sie mit eigenen Augen sehen, was Zenya DOC für Ihre Organisation tun kann?
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Kontaktieren Sie unsere Experten unverbindlich! Wir freuen uns auf ein Brainstorming mit Ihnen.
