Digitalisieren Sie Dokumente mit weniger Fragmentierung. So geht's!

Ist die Digitalisierung von Dokumenten ein wichtiges Thema für Ihre Organisation? Oder ist Ihre Organisation mit der Fragmentierung oder Verunreinigung von Dokumenten konfrontiert, weil ständig mehrere Versionen von Dokumenten im Umlauf sind? Dies ist eine erkennbare und häufige Situation.

Die gute Nachricht ist, dass die Lösung in der Regel gar nicht so kompliziert ist. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf Begriffe wie Dokumentenmanagement sowie Dokumenten- und Versionsmanagement und untersuchen die Vorteile von Dokumentenmanagement-Software.

Was verstehen wir unter Dokumentenmanagement?

Wenn Organisationen mit der Digitalisierung von Dokumenten beginnen, haben sie es oft mit einem Brei von Informationen zu tun. Besonders in wissensintensiven Organisationen kann es im Laufe der Zeit zu einer Fragmentierung oder Verunreinigung kommen. So können beispielsweise mehrere Versionen von Dokumenten entstehen, was zu Unklarheiten führt. Es kann ein Wirrwarr von Protokollen, Verfahren, Arbeitsanweisungen oder Prozessbeschreibungen entstehen. Man kann den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen.

Mit dem Dokumentenmanagement können Sie Ihre Dokumente besser organisieren und kategorisieren. Außerdem können Sie sie leichter auffinden. So werden unnötige Suchvorgänge und Fehler vermieden.

Was bedeuten die Wo, wenn man von einem Dokument spricht?

Ein Dokument ist eine Sammlung von Daten, die auch als Informationsquelle bezeichnet wird. Dokumente können sowohl in Papier- als auch in digitaler Form vorliegen. Beispiele für Dokumente sind Verfahren, Anweisungen, Protokolle, Berichte, Logbücher usw.

Dokumente lassen sich oft leicht digitalisieren und in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwalten. Ein solches DMS sorgt für mehr Struktur und damit für mehr Überblick und Einsicht.

Was ist Dokumentenmanagement?

Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Ihre Organisation bei der Verwaltung von Dokumenten. Alle Dokumente können darin strukturiert abgelegt werden, so dass Informationen schneller gefunden werden können. So hat jeder schnell Zugriff auf die richtigen Informationen. Zur Dokumentenverwaltung gehört zum Beispiel auch die Verknüpfung von Administratorrechten mit Dokumenten. So wissen Sie, dass die Verwaltung gut organisiert ist und dass, wenn etwas aktualisiert werden muss, dies auch getan wird. Auf diese Weise wird die Qualität der Dokumente gewährleistet.

Was ist Versionskontrolle?

Bei der Versionskontrolle wird verfolgt, welche Änderungen an einem bestimmten Dokument vorgenommen wurden, in der Regel über einen längeren Zeitraum hinweg. Dafür kann es verschiedene Gründe geben:

Manchmal kann es nützlich sein, eine bestimmte, ältere Version zu einem späteren Zeitpunkt abzurufen. Dies ist möglich, wenn Sie ein intelligentes Versionskontrollsystem oder ein DMS verwenden.

1. Mit der Versionskontrolle können Sie sehen, was sich zwischen den Versionen geändert hat und wer es angepasst hat. So können Sie Änderungen oder Fehler leicht nachvollziehen und korrigieren;
2. Ein weiterer Vorteil ist, dass man Änderungen leicht rückgängig machen kann. So können Fehler rückgängig gemacht und verlorene Dokumente leicht wiederhergestellt werden. All dies macht die Versionsverwaltung innerhalb eines DMS unverzichtbar.

Wie trägt das Dokumentenmanagement zu einer effizienteren Arbeitsweise bei?

Wenn Sie Informationen und die richtigen Dokumente schnell finden können, arbeiten Sie schneller und machen weniger Fehler. Arbeitsanweisungen, Handbücher, Videos, Pdfs oder Excel-Dateien - all das kann in einem DMS gespeichert werden.

Wenn das DMS auch mit einer mobilen App genutzt werden kann, ist der Zugriff auf Unternehmensdokumente an jedem Ort möglich - auch unterwegs.

Wenn Menschen an der Pflege einer lebenswichtigen Informationsinfrastruktur beteiligt sind, weiß jeder, was von ihm erwartet wird. Ein solcher Beitrag kann aufgezeichnet werden und der Prozess der Erstellung und Bewertung ist ebenfalls gesichert. Dank der automatischen Aktualisierungsbenachrichtigung und der Möglichkeit, Kollegen Aufgaben zuzuweisen, können Sie Dokumente effizient und kontrolliert aktualisieren. Dank intelligenter Workflows wird der Fortschritt bei der Erstellung und Überprüfung überwacht.

All dies sorgt für effizientere Geschäftsprozesse, sichert die Qualität und spart Zeit.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (auch DMS oder Dokumentenmanagementsoftware genannt) hilft Fachleuten, aktuelle und genehmigte Dokumente schnell und effizient zu finden. Sie können Workflows, Versionskontrolle und die Einrichtung von Berechtigungen nutzen.

Die Dokumentation kann in verschiedenen Dateitypen gespeichert werden. Zum Beispiel in Form einer PDF-, PowerPoint-, Word-, Excel- oder CAD-Datei oder sogar als Video.

Ein DMS ist ein Werkzeug, das einer Organisation hilft, alle Prozesse rund um Dokumente einfach und effizient zu verwalten.

Modernes Dokumentenmanagement macht die Suche nach relevanten Informationen schnell und intuitiv. Ein Beispiel dafür ist die Verwendung interaktiver Dokumente. Durch die Beantwortung einiger weniger intelligenter Fragen erhalten Sie schnell Informationen. Rauschen" wird nicht angezeigt. Diese Informationen können neben Text auch anderes Material in einem einzigen Dokument enthalten. Sie können diese Art von Dokumenten auch in einem Dokumentenmanagementsystem ablegen.

8 Vorteile eines DMS auf einen Blick:

1. Immer Zugang zu aktueller Dokumentation;
2. Keine Zeitverschwendung durch intelligente Suchfunktionen;
3. Die Verwaltung von Arbeitsabläufen ist einfach;
4. Prozesse wie Überprüfungsrunden und Genehmigungen sind gesichert;
5. Die Zahl der gemachten Fehler kann sinken, weil man immer mit aktuellen Informationen arbeitet;
6. Man ist immer über anstehende oder bereits durchgeführte Änderungen informiert. Man kann sogar um eine Lesebestätigung bitten;
7. Es wird automatisch nachverfolgt, welche Änderungen wo und von wem vorgenommen worden sind. So können Sie die Prozesse optimieren;
8. Und dank der Festlegung von Administratorrechten kann die Qualität der Dokumente garantiert werden.

Der Einsatz eines DMS spart nicht nur Zeit. Es ermöglicht Ihnen auch, das Beste aus Ihrer Organisation herauszuholen.

Kann ein DMS auch das Prozessmanagement unterstützen?

Ein DMS bietet also die Möglichkeit, Dokumente schnell aufzufinden und die Qualität zu sichern. Aber die richtige Dokumentenmanagement-Software hat noch mehr zu bieten.

• Sichern Sie das Eigentum an Dokumenten und weisen Sie Ihren Kollegen Aufgaben zu;
• Verknüpfen Sie Dokumente mit Prozesselementen und lassen Sie intelligente Workflows für sich arbeiten;
• Überwachen Sie den Fortschritt und den Status von Prozessen und nutzen Sie automatische Warnungen.

Auf diese Weise nutzen Sie die Dokumentenmanagement-Software auch für das Prozessmanagement. Das macht die Prozesse für Kunden, Lieferanten und Kollegen agiler und verschafft Ihnen einen Vorsprung.