Kontinuierliche Verbesserung und Problemlösung auf der Grundlage einer klaren, festen Struktur: Welche Organisation wünscht sich das nicht? Der PDCA-Zyklus macht dies möglich. Der Zyklus besteht aus vier Schritten, die Ihrer Organisation helfen, sich zu verbessern. Da diese Schritte jedes Mal wiederholt werden, verbessern Sie die Prozesse innerhalb Ihrer Organisation kontinuierlich.
Verbesserung und Qualitätsmanagement in den Griff zu bekommen, kann eine große Aufgabe sein. Die PDCA-Methode hilft dabei enorm, und mit Zenya, unserer Qualitätsmanagement-Software, machen wir es Ihnen darüber hinaus noch ein wenig leichter. Was ist der PDCA-Zyklus? Und wie funktioniert er? In diesem Artikel erklären wir, wie der Zyklus funktioniert, und geben Ihnen einige Tipps & Tricks, wie Sie Ihr Qualitätsmanagement in den Griff bekommen.
Der PDCA-Politikzyklus wurde von William Edwards Deming entwickelt und ist auch als Demings Qualitätszyklus bekannt. Deming ließ sich bei der Entwicklung des Zyklus von Walter Shewhart inspirieren, weshalb der Zyklus auch als Shewhart-Zyklus bekannt ist. Darüber hinaus ist der Zyklus auch als Deming-Kreis/Zyklus, Kontrollkreis/Zyklus und Plan-Do-Study-Act (PDSA) bekannt.
Der Zyklus ist in der Qualitätsecke weit verbreitet und ist ein wichtiges Instrument bei der Ausarbeitung von Richtlinien und Vorschriften. Der Zyklus wird auch häufig bei ISO-Zertifizierungen verwendet.
PDCA steht für: Plan, Do, Check, Act. Mit diesen vier Schritten durchlaufen Sie jedes Mal eine Phase, die für Verbesserungen in Ihrer Organisation sorgt.
In dieser Phase beginnen Sie mit der Erstellung eines Jahresplans. Das Management prüft, wo die Organisation jetzt steht und wohin sie sich entwickeln will. Dabei werden interne Faktoren (was ist möglich?), aber auch externe Faktoren (welche Gesetze und Vorschriften müssen wir einhalten?) berücksichtigt. Sie achten auch auf den richtigen Einsatz der finanziellen Mittel. Letztlich ist ein Jahresplan der rote Faden dafür.
Aus einem Jahresplan ergeben sich die zu treffenden Maßnahmen. Diese werden in der Do-Phase in Angriff genommen.
Sobald die Do-Phase abgeschlossen ist, ist es Zeit für die Check-Phase. Wurden alle Maßnahmen umgesetzt oder gibt es noch offene Punkte? Werden die Ziele erreicht werden? Analysieren Sie, wie die Dinge laufen, und sammeln Sie genügend Daten.
Anhand der Analysen und Daten aus der Check-Phase ziehen Sie Schlussfolgerungen und legen endgültige Maßnahmen fest. Am Ende der Act-Phase sollte alles abgeschlossen sein - und damit sollten auch die Ziele aus der Plan-Phase erreicht werden.
Wenn Sie damit beginnen, den PDCA-Zyklus auf Ihre Abläufe anzuwenden, formulieren Sie zunächst den Auftrag und die Vision Ihrer Organisation. Dann bringen Sie einige erfolgsbestimmende Faktoren zu Papier, die sich aus diesem Auftrag und dieser Vision ergeben. Diese Schwerpunkte bilden die DNA Ihres Unternehmens. Auf der Grundlage dieser DNA suchen Sie nach Jahreszielen, an die Sie Ergebnisvereinbarungen und Maßnahmen knüpfen. Dies ist die Planungsphase.
Dann geht es in die Do-and-Check-Phase. Während der Umsetzung der Maßnahmen überprüfen Sie zwischendurch immer wieder, ob die Umsetzung mit den Ergebnisvereinbarungen übereinstimmt.
Gibt es noch Ergebnisse zu erzielen? Dafür ist die Act-Phase gedacht. In dieser Phase nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor, die auf den Ergebnissen der Check-Phase basieren.
Mit der richtigen Software können Sie die Phasen eines PDCA-Zyklus noch effizienter durchführen.
Wir verwenden den PDCA-Zyklus schon seit einiger Zeit zur Verbesserung und Sicherung der Qualität. Dank der Umstellung auf Zenya können wir dies nun verstärkt nachweisen und unterstützen. Wir können jetzt viel mehr Informationen aus einem System extrahieren und sichern. So können wir den Zyklus besser umsetzen und nachweisen."
Die folgende Abbildung zeigt, wie der PDCA-Zyklus zur kontinuierlichen Verbesserung immer und immer wieder wiederholt wird. Die grauen Dreiecke fungieren als Keil, der die Verbesserungen des vergangenen Zyklus beim Eintritt in einen neuen Zyklus sichert.
Es ist gar nicht so einfach, Richtung, Ergebnisse und Maßnahmen in einem Plan zusammenzubringen. Fällt Ihnen das auch schwer? Dann empfehlen wir Ihnen, den Zyklus nach der A3-Methode anzuwenden. Diese Methode zielt darauf ab, Jahrespläne auf einem Papier darzustellen. Das verschafft Übersicht und sorgt dafür, dass Sie Ihre Ziele besser ansteuern können.
Die A3-Methode ist einfach zu handhaben und leicht zu verstehen und sorgt für mehr Unterstützung in Ihrer Organisation.
Mit dieser Methodik bringen Sie also Ihre Ziele, Ergebnisse und damit verbundenen Maßnahmen zusammen. Wie erstellen Sie nun einen solchen Jahresplan? Sie können die praktische Vorlage unten verwenden:
Diese Vorlage kann in drei Teile unterteilt werden, die Sie wie folgt ausfüllen können:
Durch die Anwendung der A3-Methodik wissen Sie sofort, was Sie erreichen wollen und welche Änderungen in welchem Teil der Organisation vorgenommen werden müssen.
Möchten Sie den PDCA-Zyklus auf die effizienteste Weise anwenden? Dann ist unsere Qualitätsmanagement-Software ideal für Sie. Mit Zenya erhalten Sie alle Informationen über z. B. Beschwerden und Vorfälle in einem System. So lassen sich Schwachstellen in Ihrer Organisation leicht erkennen und Verbesserungsmaßnahmen verknüpfen.
Sie können Zenya auf jeden Schritt innerhalb des PDCA-Zyklus anwenden:
Wenn Sie Ihren PDCA-Zyklus mit einem Qualitätsmanagementsystem durchführen, können Sie sicher sein, dass Sie über die nötigen Instrumente verfügen, um effizient an Ihren Zielen zu arbeiten - und sie zu erreichen.
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