Wie Berichte Ihr Unternehmen voranbringen

Für den Vorstand ist es wichtig zu wissen, was im Unternehmen vor sich geht. Berichte werden oft als Instrument eingesetzt, um einen klaren Überblick zu schaffen. Nicht nur der Vorstand, sondern auch Teamleiter und Projektmanager nutzen häufig Berichte. Der Grund dafür ist, dass sie ein klares Bild davon vermitteln, was die Ziele sind und ob man auf dem richtigen Weg ist, sie zu erreichen. Sie erhalten einen Einblick in alle verschiedenen Geschäftsprozesse. Die Berichte können auch an die Stakeholder weitergegeben werden, so dass auch sie einen schnellen Einblick in die Leistung des Unternehmens erhalten.

Was ist ein Bericht?

Kurz gesagt, ein Bericht ist eine Aufzeichnung einer Aktivität, eines Ereignisses oder eines Zustands innerhalb einer Organisation. Welche Aktivität, welches Ereignis oder welchen Zustand Sie aufzeichnen, bleibt Ihnen überlassen. Eine Gesundheitsbehörde könnte zum Beispiel einen Bericht für alle Ereignisse im Zusammenhang mit der Patientensicherheit verwenden. Ein Wasserversorger könnte einen Bericht zur Überwachung der Wasserqualität verwenden, damit das gelieferte Trinkwasser für die Verbraucher stets schmackhaft und gesund bleibt.

Wie Sie sehen können, haben beide Unternehmen sehr unterschiedliche Ziele. Das Ergebnis eines Berichts ist jedoch bei beiden Unternehmen fast gleich: Erhaltung oder Verbesserung der Qualität durch die gewonnenen Erkenntnisse.

Berichte innerhalb Ihres Unternehmens

Jede Organisation ist anders. Daher hat auch jeder Bericht andere Anforderungen und Bedürfnisse. Ein Bericht ist dann nützlich, wenn aktuelle Informationen deutlich sichtbar werden, damit Engpässe richtig angegangen werden können. Gleichzeitig wird er zu einem wichtigen Kommunikationsinstrument zwischen den Kollegen, so dass jeder zu jeder Tages-/Wochen-/Monatszeit sehen kann, was passiert ist. Auf diese Weise arbeitet die gesamte Organisation auf dieselben Ziele hin.

Um ein klareres Bild von den Berichten zu erhalten, haben wir im Folgenden einige Beispiele aufgeführt:

1. Fortschrittsberichte

Fortschrittsberichte zeigen direkt den Status eines Projekts. Sie enthalten auch Ziele und Zeitpläne für das Projekt.

2. Marketing-Berichte

Ein Marketingbericht gibt Ihnen Einblicke in wichtige Daten und Entwicklungen, die Sie zur Festlegung von Marketingzielen für den nächsten Zeitraum nutzen können. Sehen Sie in dem Bericht zum Beispiel, dass Sie mit der Zahl der neuen Interessenten, die Sie eigentlich erreichen möchten, im Rückstand sind? Dann können Sie diesen Bericht nutzen, um zu entscheiden, was Sie dagegen tun wollen.

3. Finanzberichte

In einem Finanzbericht werden die erwarteten Geldströme aufgezeichnet. Sowohl wohin das Geld geht als auch woher es kommt. Der Zweck dessen, worüber Sie in dem Bericht Aufschluss erhalten wollen, wird durch die entsprechenden Kennzahlen bestimmt.

Wenn Sie in einem Bericht lesen, dass bestimmte Aufgaben optimiert werden können, kann dies zum Beispiel durch einen wiederkehrenden PDCA-Zyklus geschehen. PDCA ist ein 4-Schritte-Modell für das Veränderungsmanagement, das sich gut für die kontinuierliche Verbesserung in Organisationen eignet.