Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
Das digitale Zeitalter hat viele Vorteile. So lassen sich beispielsweise Informationen leichter austauschen und Prozesse beschleunigen. Aber was passiert, wenn die Informationsflüsse innerhalb Ihrer Organisation zu umfangreich werden?
Um den Überblick zu behalten, Geschäftsprozesse zu optimieren und Entscheidungen auf der Grundlage der richtigen Daten zu treffen, führt kein Weg daran vorbei: Die Informationsflüsse müssen digitalisiert werden. Wie macht man das richtig? Wir zeigen Ihnen anhand eines praktischen Schritt-für-Schritt-Plans und Zenya DOC, wie Sie digitale Informationsflüsse realisieren können.
Wenn wir von Informationsflüssen sprechen, meinen wir alle relevanten Daten, die Fachleute bei ihrer täglichen Arbeit benötigen. Das können Dokumente sein, aber auch zum Beispiel Arbeitsanweisungen, Auditnachweise oder Protokolle.
Die Digitalisierung der Informationsflüsse geht über die bloße Bereitstellung eines Online-Arbeitsplatzes für die Mitarbeiter hinaus. Sie gewährleistet auch die Sicherheit von datenschutzsensiblen Dokumenten, wie z. B. wichtige Qualitätsdokumente oder Nachweise für Aufsichtsbehörden.
Gerade bei Dokumenten mit geschäftskritischen Informationen ist es gut, wenn sie digital oder in einer Cloud-Umgebung gespeichert werden. Ein lokaler Computer kann kaputt gehen und ein Laptop kann verloren gehen. Wenn Informationen digital gespeichert werden, sind Sie vor diesen Risiken geschützt.
Zwei weitere Vorteile der Digitalisierung von Informationsflüssen sind zum Beispiel die korrekte Archivierung, so dass Informationen immer leicht abgerufen werden können, und die Registrierung verschiedener ein- und ausgehender Flüsse.
Digitalisieren Sie die Informationsflüsse? Dann wenden Sie gleichzeitig Wissensmanagement an. Sie zeichnen Wissen auf, damit es nicht mehr verloren geht. So verfügen Sie immer über das richtige Wissen und können es mit allen Beteiligten teilen.
Es liegt auf der Hand, dass es viele Vorteile gibt. Aber wie organisieren Sie den Informationsfluss in Ihrer Organisation? Und welche Art von Software ist dafür am besten geeignet?
Informationsflüsse sind untrennbar mit Prozessen verbunden. Jede Organisation hat ihre eigenen Prozesse. Dabei handelt es sich um alle Aktivitäten, bei denen Menschen und Ressourcen beteiligt sind. Denken Sie an den Verkauf eines Produkts oder den Einkauf von Rohstoffen für ein Produkt.
Jeder Prozess hat einen digitalen Aspekt. Die Mitarbeiter arbeiten zum Beispiel mit digitalen Handbüchern, versenden E-Mails oder erstellen Angebote. Um ihre Arbeit gut zu machen, brauchen die Mitarbeiter die richtigen Informationen.
Möchten Sie die Informationsflüsse innerhalb Ihrer Organisation strukturieren? Dann beginnen Sie mit den Prozessen!
Skizzieren Sie jeden Prozess innerhalb Ihrer Organisation, um ein klares Bild zu erhalten. Dies gilt sowohl für primäre als auch für unterstützende Prozesse. Dabei können Sie sich die folgenden Fragen stellen: Welche Prozesse finden täglich statt? Wie laufen diese Prozesse ab?
Haben Sie ein klares Bild von allen Prozessen in Ihrer Organisation? Prima! Dann können Sie sich jetzt mit den bestehenden Informationsflüssen befassen, die mit diesen Prozessen verbunden sind. Wie können Sie diese richtig abbilden? Durch die Beantwortung der folgenden Fragen für jeden Prozess:
Sie haben noch kein klares Bild davon? Dann zeichnen Sie jeden Informationsfluss pro Prozess. Auf diese Weise können Sie sich selbst ein Bild davon machen.
Sie kennen das sicher: Es ist ein Wust von E-Mails, Excel-Listen und Papieren entstanden, aus denen die Mitarbeiter Informationen entnehmen. Stellen Sie für jeden Informationsfluss fest, was die Informationsquelle ist. Wenn Sie damit arbeiten, werden Sie sehen, wo Verbesserungen möglich sind.
Verschwinden bestimmte Informationen, weil Papiere verloren gehen? Oder sind die gleichen Informationen in drei verschiedenen Systemen gespeichert? Dies kann auf organisierte Weise geschehen!
Nehmen Sie die Zeichnungen der Prozesse und Informationsflüsse wieder auf. Fügen Sie die Informationsquellen hinzu. Um eine optimale Übersicht zu schaffen, können Sie für jeden Informationsfluss angeben, welche Informationsquelle Sie verwenden möchten.
Oftmals überschneiden sich die Prozesse innerhalb einer Organisation stark. Es ist daher wahrscheinlich, dass wertvolle Daten von verschiedenen Mitarbeitern in verschiedene Systeme eingegeben wurden. Auf diese Weise werden oft Fehler gemacht und eine Informationsquelle kann schnell unzuverlässig werden.
Überblick ist Einsicht. Sorgen Sie deshalb für ein gründliches Wissensmanagement. Dies erreichen Sie, indem Sie alle Daten an einem praktischen Ort aufbewahren, der innerhalb Ihrer Organisation als Single Point of Truth dient. Zenya DOC fasst alle Informationen an einem Ort zusammen.
Um immer die richtigen Informationen zur Hand zu haben, ist es wichtig, die Informationsflüsse zu optimieren. Dies erreichen Sie mit praktischen Workflows innerhalb Ihres Dokumentenmanagementsystems. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Informationen immer aktuell sind, regelmäßig überprüft werden und nur berechtigten Personen zur Verfügung stehen.
Ein DMS ist ein leistungsfähiges Instrument zur Verwaltung von Daten und Dokumenten. Denn ein gutes DMS ermöglicht es, Informationen schnell zu finden und weiterzugeben, und stellt sicher, dass Fachleute nur mit den wichtigsten und korrekten Versionen von Dokumenten arbeiten.
Sie können Ordnerstrukturen einrichten, z.B. nach Projekt, Kunde oder Team. Dies hilft, Informationsflüsse richtig und übersichtlich zu organisieren und abzubilden.
Ein weiterer Vorteil eines DMS ist, dass Sie selbst bestimmen können, wer auf welche Dateien Zugriff hat. Richten Sie die Berechtigungen richtig ein, damit Sie sicher sein können, dass die Informationen nur die Personen erreichen, für die sie bestimmt sind. So verhindern Sie beispielsweise, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten.
Eine der wichtigsten Funktionen in einem DMS ist eine gut organisierte Versionskontrolle. Mit einer gut organisierten Versionskontrolle ist es möglich, Änderungen an einem Dokument einzusehen und herauszufinden, wann diese Änderungen vorgenommen wurden und von wem sie stammen.
Es ist möglich, frühere Versionen eines Dokuments abzurufen, und darüber hinaus können Sie oft auf einfache Weise Korrekturen anzeigen und vornehmen. Wenn der Dokumenteneigentümer automatisch über Korrekturen oder Vorschläge benachrichtigt wird, ist es auch möglich, Dokumente auf einfache Weise auf dem neuesten Stand zu halten.
Wir haben bereits darüber gesprochen, wie wichtig es ist, alle Dokumente und Daten an einem Ort aufzubewahren. Auf diese Weise behält man den Überblick und die Wahrscheinlichkeit von Informationsfehlern ist geringer.
Zenya DOC ist ein Dokumentenmanagementsystem, das dafür sorgt, dass Organisationen jederzeit und überall Einblick und Kontrolle über ihre digitalen Informationsflüsse haben. Warum Zenya DOC wählen?
Fordern Sie die Broschüre an, um alle Informationen schnell zur Hand zu haben.
Möchten Sie mit eigenen Augen sehen, was Zenya DOC für Ihre Organisation tun kann?
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