Was ist Wissensmanagement und wie kann man es einführen?

Die Niederlande sind eine wissensbasierte Wirtschaft. Das hören wir regelmäßig. Als solche stehen wir in Sachen Wissen weltweit ziemlich weit oben auf der Leiter. Aber Wissen, das ist ein abstrakter Begriff. Denn Wissen ist etwas, das sich hauptsächlich in den Köpfen der Menschen befindet. Mit Wissensmanagement kann man als Organisation versuchen, dieses Wissen zu erfassen und zu sichern. Aber wie können Sie diesem Prozess einen Platz in Ihrer Organisation geben?

Was ist Wissen?

Wissen ist ein sehr abstrakter Begriff, den wir übrigens sehr oft verwenden. Diese Frage wird seit der Antike diskutiert, vor allem im philosophischen Bereich. Inzwischen haben wir eine Standardantwort:

"Wissen ist bekannt und wird von einem Individuum, einer Gruppe von Individuen oder einem (anderen) Teil der Gesellschaft angewendet. Wissen umfasst Informationen, Beschreibungen davon oder durch Erfahrung oder Ausbildung erworbene Fähigkeiten. Die Wissenstheorie oder Erkenntnistheorie untersucht, was Wissen ist und ob Ansprüche auf Wissen gerechtfertigt sind. Dementsprechend haben sich im Laufe der Zeit verschiedene Vorstellungen darüber entwickelt, was Wissen ist und inwieweit es angezweifelt werden sollte.

Es kann zwischen theoretischem und praktischem Wissen unterschieden werden. Es gibt viele Arten von Wissen, zum Beispiel Selbsterkenntnis, Fachwissen und wissenschaftliches Wissen.

Quelle: Wikipedia

Oder, kurz gesagt, Wissen ist das, was man weiß und anwenden kann. Professor Mathieu Weggeman beschreibt es wie folgt: Wissen = Information x (Erfahrung x Fähigkeiten x Einstellung). Wissen kann aus Informationen bestehen, aber auch aus der Art und Weise, wie man etwas tut. So kann man über mathematische Kenntnisse verfügen (Summen lösen), aber auch wissen, wie man einen Lastwagen fährt, ist Wissen. Wissen ist hauptsächlich in den Köpfen der Menschen. Und genau darin liegt die Herausforderung für Unternehmen: Wie stellt man sicher, dass dieses Wissen aus diesen Köpfen herauskommt und dass andere davon lernen können, um es sich zu eigen zu machen? Die Antwort findet sich im Wissensmanagement.

Was ist Wissensmanagement?

Das Wissensmanagement konzentriert sich auf die Erfassung, Weitergabe, Nutzung und Verwaltung von Wissen. Dabei geht es, wie bereits erwähnt, um greifbares, explizites Wissen. Aber es geht auch um das nicht greifbare, implizite Wissen. Dabei handelt es sich um das Wissen darüber, wie Dinge funktionieren, wie sie interpretiert werden können, wie sie erlebt werden usw. Die Herausforderung beim Wissensmanagement besteht oft nicht darin, wie man mit greifbarem Wissen umgeht. Das liegt daran, dass dieses Wissen auch dann noch vorhanden ist, wenn ein Mitarbeiter abends nach Hause geht oder beschließt, das Unternehmen zu verlassen. Diese Informationen sind recht einfach zu erfassen und somit zu übertragen.

Die Herausforderung besteht vor allem darin, wie man mit dem impliziten Wissen umgeht. Dabei handelt es sich um das Wissen, das in den Köpfen der Mitarbeiter vorhanden ist und daher in dem Moment verschwindet, in dem der Mitarbeiter aus irgendeinem Grund nicht anwesend ist. Dieses Wissen ist unglaublich wertvoll, und deshalb versucht man, es so gut es geht zu erfassen.

Warum Wissensmanagement?

Es ist wichtig, Wissen zu erfassen, damit es nicht verloren geht und das Rad nicht immer wieder neu erfunden werden muss. Dank des Wissensmanagements können Sie Wissen wiederverwenden und Wissensverluste minimieren, aber auch Wissen optimal nutzen und innerhalb Ihrer Organisation nutzbar machen, vorausgesetzt, es wird richtig umgesetzt. Man sagt auch, dass das Wissensmanagement darauf abzielt, das Wissen des Einzelnen zum Wissen der Organisation zu machen. Mit anderen Worten: kollektives Wissen wird gesammelt und aufgezeichnet.

Mit einem gut konzipierten Wissensmanagementsystem können Sie auch die folgenden Teilziele innerhalb Ihrer Organisation erreichen:

• Höhere Geschwindigkeit und Flexibilität, was in der VUCA-Welt nicht unwichtig ist
• Effizienz- und Produktivitätssteigerungen, die zu Kostensenkungen führen können
• Qualität sichern und verbessern
• Förderung von Innovation, Kreativität, Kontinuität und Mitarbeiterbindung

Wissensmanagement ist eine Disziplin, die Schnittstellen zu vielen anderen Disziplinen und Abteilungen innerhalb einer Organisation aufweist. Dazu gehören Organisationswissenschaften, Wirtschaftswissenschaften, Kommunikationswissenschaften, IT und IKT, Betriebswirtschaft, Informationswissenschaften, aber auch HRM sowie Psychologie und Soziologie.

Wie setzen Sie Wissensmanagement in Ihrer Organisation ein?

Jetzt, da wir wissen, warum Wissensmanagement wichtig ist, aber auch, dass es eine komplexe Sache ist, ist es an der Zeit, ihm einen Platz in Ihrer Organisation zu geben. Wollen Sie das auch, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen?

Hier sind unsere 5 Tipps:

Tipp 1. Wenn Sie sie noch nicht haben: Führen Sie Kollaborationswerkzeuge ein

Denken Sie an Tools wie Teams für die schnelle und einfache gegenseitige Kommunikation oder SharePoint für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Wenn Sie bereits über diese Tools verfügen, überprüfen Sie, ob sie wie vorgesehen genutzt werden, und passen Sie sie gegebenenfalls an. Durch die Zusammenarbeit lernen die Mitarbeiter leichter voneinander, und wenn Sie dies mit Hilfe von Tools tun, lässt sich das Wissen leichter speichern.

Tipp 2. Sehen Sie, wie Sie informellen Wissensaustausch sicher und effizient aufzeichnen können

Viel Wissen wird unter vier Augen ausgetauscht, zum Beispiel an der Kaffeemaschine oder auf den Fluren. Das ist großartig, aber dieses Wissen wird nicht einfach irgendwo von selbst aufgezeichnet. Es ist daher wichtig, diese Momente des Wissensaustauschs zu erkennen und die Menschen zu motivieren, dieses Wissen irgendwo festzuhalten, zum Beispiel als Anweisungen in einem Dokumentenmanagementsystem.

Tipp 3. Nutzen Sie die sozialen Werkzeuge

Denken Sie an ein Intranet, in dem die Mitarbeiter Ideen austauschen können, aber auch Wissen untereinander austauschen können. Durch die Verknüpfung mit einem DMS für Arbeitsanweisungen und Protokolle wird ein Intranet noch leistungsfähiger und hoffentlich zu einer zentralen Anlaufstelle für das Sammeln und Teilen von Wissen.

Tipp 4. Lernen Sie weiter

Eine Möglichkeit, Wissen zu erwerben, ist zu lernen. Bieten Sie daher Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich weiterzubilden, sei es durch die Teilnahme an internen oder externen Schulungen oder durch E-Learning.

Tipp 5. Evaluieren und verbessern

Die Welt steht nicht still, Ihre Organisation verändert sich und die Menschen verändern sich mit ihr. Bewerten Sie daher regelmäßig, ob der Wissensaustausch innerhalb der Organisation noch der aktuellen Situation entspricht. Und passen Sie die Komponenten an, wenn die Situation es erfordert. Nur so können Sie den Wissensaustausch weiterhin sicherstellen und Wissensmanagement wird zu einem festen Bestandteil Ihrer Organisation.

So wird Wissensmanagement zum Erfolg

Das Aufschreiben, Strukturieren und Pflegen von Wissen ist per Definition etwas, das zu"blauen" Menschen passt. Sie fühlen sich wohl in der Struktur. Aber viele Mitarbeiter innerhalb der Organisation sind oft nicht von Natur aus "blau" und haben vielleicht sogar eine Abneigung gegen Strukturen. Daher ist es wichtig, dass der Wissensaustausch auf eine Art und Weise erfolgt, die so vielen Menschen wie möglich gerecht wird. Sie könnten sogar in Erwägung ziehen, dasselbe Wissen auf unterschiedliche Weise zu teilen (oder teilen zu lassen). Schließlich lernt jeder auf eine andere Art und Weise; der eine lernt am meisten, wenn er etwas liest, während ein anderer am besten lernt, wenn er es in der Praxis tut. Und dazwischen gibt es noch viele weitere Möglichkeiten. Indem Sie so viele Lernmethoden wie möglich ansprechen, stellen Sie sicher, dass die Aufnahme und Weitergabe von Wissen für jeden Spaß macht und lehrreich ist.

Dinge, die helfen können, sind:

• Crowd Sourcing: Jeder kann Wissen in das System eingeben und ändern. Wenn Sie nach einem bestimmten Begriff suchen, finden Sie nicht nur Erklärungen, sondern auch die Namen von Experten zu diesem Thema. Aber der vielleicht wichtigste Teil des Crowd Sourcing ist die Möglichkeit, Wissen zu bewerten. Indem Sie einen bestimmten Beitrag bewerten, sehen andere, dass Sie ihn für wertvoll halten, und so schaffen Sie auf natürliche Weise eine Datenbank mit gemeinsamem Wissen. Das beste Beispiel für Crowd Sourcing ist die weithin bekannte Wikipedia, die Enzyklopädie des Volkes. Sie können diesen Prozess durch Gamification erweitern, indem Sie die Mitarbeiter auffordern, sich aktiv am Spiel des Wissensaustauschs zu beteiligen. Dies kann z. B. durch die Vergabe von Losen geschehen, die sich nach der Menge der Eingaben und der Interaktion richten.
• Selbstlernfunktion: Wenn Sie das Niveau oder die Funktion des Benutzers kennen, können Sie die Informationen auf seine Bedürfnisse zuschneiden. Auch die Suchhistorie kann hier von Nutzen sein. Sie können auch einige Fragen verwenden, um festzustellen, welcher Abschnitt eines Dokuments in diesem Moment relevant ist, ohne dass der Benutzer das gesamte Dokument durchgehen muss. Das beste Beispiel für ein selbstlernendes Wissenssystem ist Google: Ihre Suchergebnisse können ganz anders ausfallen als die Ihres Kollegen, der nach demselben Begriff sucht.

Wissensmanagement ist etwas, das man gemeinsam tun kann!

Ob dies erfolgreich ist oder nicht, hängt in hohem Maße von der Zusammenarbeit ab. Wissen kann man nicht allein weitergeben. Bei der Kommunikation kommt es darauf an, wie der Empfänger der Nachricht etwas versteht. Und das gilt auch für den Wissenstransfer. Der Absender kann es noch so gut meinen, wenn der Empfänger es nicht versteht, findet kein Transfer statt. Deshalb ist es gut, das Wissensmanagement an verschiedene Persönlichkeiten anzupassen, an verschiedene Arten des Austauschs und des Lernens, und vor allem, es so angenehm und einladend wie möglich zu gestalten.