Verhindern Sie Datenschutzverletzungen mit dem richtigen DMS

Persönliche Kundendaten, die auf der Straße landen: Das will keine Organisation. Abgesehen von der Rufschädigung können die Folgen sowohl für Ihr Unternehmen als auch für die Opfer schwerwiegend sein. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, einer Datenschutzverletzung zuvorzukommen. Wie können Sie eine Datenschutzverletzung verhindern? Und was sollten Sie tun, wenn es doch schiefgeht?

Wir erklären Ihnen, wie Sie mit einem guten Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine Datenpanne verhindern können. Mit der richtigen Software schützen Sie Ihre Organisation, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden.

Wann sprechen wir von einer Datenschutzverletzung?

Bei einer Datenpanne geraten personenbezogene Daten in die Hände von Personen, die keinen Zugang zu ihnen haben sollten. Dazu gehören Daten wie Telefonnummern, Namen oder Adressen. Haben Sie vertrauliche persönliche Daten unerlaubt verloren oder vernichtet? Auch dann sprechen wir von einer Datenpanne.

Es gibt drei Arten von Datenschutzverletzungen:

Eine Datenschutzverletzung kann dadurch entstehen, dass Mitarbeiter nicht sorgfältig genug mit Informationen umgehen oder dass Geschäftspartner oder Lieferanten personenbezogene Daten nicht ordnungsgemäß verwalten. Die Gesetze und Vorschriften zur Datensicherheit und -verwaltung wurden in den letzten Jahren verschärft und werden immer strenger. Der Grund dafür ist, dass eine Datenpanne dem Ruf eines Unternehmens enormen Schaden zufügen kann. Organisationen wollen daher alles tun, um einen Verstoß gegen sensible Daten zu verhindern.

Was sind die Risiken einer Datenschutzverletzung?

Die Gefahren einer Datenschutzverletzung können groß sein, und leider werden sie immer häufiger. Laut dem Bericht der Behörde für personenbezogene Daten über Datenschutzverletzungen gab es im Jahr 2022 21 151 Meldungen über Datenschutzverletzungen. Bei mehr als 6 500 Meldungen handelte es sich um Cyberangriffe, die Menschen und Organisationen schadeten. Datenschutzverletzungen bergen verschiedene Gefahren. Im Folgenden listen wir sie für Sie auf.

Finanzieller Schaden

Sowohl die Opfer als auch die Organisationen können durch eine Datenpanne finanzielle Schäden erleiden.

Wenn beispielsweise Kreditkartendaten bei einer Datenpanne bekannt werden, besteht die Möglichkeit, dass Kriminelle Online-Bestellungen auf Kosten des Opfers aufgeben. Infolgedessen können die Opfer Rechnungen für Verträge erhalten, die sie nie abgeschlossen haben.

Wurde Ihre Organisation Opfer einer Datenschutzverletzung? Wenn ja, gibt es finanzielle Risiken. Ein Hacker kann zum Beispiel hohe Geldbeträge verlangen, um Informationen wieder freizugeben. Wenn die Arbeit zum Stillstand kommt, entstehen ebenfalls Kosten. Verfügt Ihr Unternehmen über sensible Daten, in die eingebrochen wurde? Dann könnte die Offenlegung dieser Daten zu Schadensersatzansprüchen führen.

Physischer Schaden

Direkte physische Schäden treten bei einer Datenpanne nicht oft auf. Einige Szenarien sind jedoch denkbar. Wurden medizinische Daten gelöscht oder verändert, so dass jemand eine Fehldiagnose erhalten hat? Oder länger auf die richtige Behandlung warten muss? Dann sprechen wir von einem physischen Schaden.

Immaterieller Schaden

Neben finanziellen und physischen Schäden können auch immaterielle Schäden entstehen. Denken Sie nur an den Schaden für den Ruf der Organisation, in der die Datenschutzverletzung stattgefunden hat. Wenn Kundendaten auf der Straße landen, schadet dies dem Vertrauen in das Unternehmen.

Es kann auch zu einer Verletzung der Privatsphäre einer Person kommen. Kriminelle können vertrauliche persönliche Daten auf verschiedene Weise missbrauchen. Wenn sensible Daten in die falschen Hände geraten, können z. B. Details über Schulden oder Abhängigkeiten öffentlich gemacht werden.

6 Tipps zur Vermeidung einer Datenpanne

Die Folgen einer Datenpanne können also ziemlich ernst sein. Zum Glück gibt es einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Datenschutzverletzungen zu verhindern.

Tipp 1. Sammeln Sie sensible Informationen nur, wenn Sie sie wirklich brauchen

Betrachten Sie die Informationen, die Sie über Personen sammeln, kritisch. Brauchen Sie wirklich alle diese Daten? Sammeln Sie nur die notwendigen Daten über eine Person.

Tipp 2. Schaffen Sie bei den Mitarbeitern ein Bewusstsein für die Informationssicherheit

Stellen Sie sicher, dass sich die Mitarbeiter ihrer Rolle in Bezug auf die Informationssicherheit bewusst sind. Stellen Sie beispielsweise klar, welche Informationen sie weitergeben dürfen und was sie tun sollen, wenn es dennoch zu einem Informationsverstoß kommt. Hat eine externe Partei die Kontrolle über die Verarbeitung personenbezogener Daten? Wenn ja, schließen Sie mit ihnen eine Verarbeitungsvereinbarung ab.

Tipp 3. Entfernen Sie sensible Informationen, wenn Sie sie nicht benötigen

Haben Sie festgestellt, dass Sie eine Menge Informationen haben, die Sie nicht unbedingt benötigen? Oder brauchen Sie bestimmte Daten nicht mehr? Dann löschen Sie sie.

Tipp 4. Geben Sie nur autorisierten Personen Zugang zu den Informationen

Haben Sie sensible persönliche Daten gespeichert? Dann sorgen Sie dafür, dass nur befugte Personen auf diese Informationen zugreifen können. Das regeln Sie zum Beispiel mit einem Dokumentenmanagementsystem.

Tipp 5. Speichern Sie sensible Informationen nicht an vielen verschiedenen Orten

Indem Sie alle sensiblen Informationen an einem zentralen Ort speichern, können Sie leicht kontrollieren, wer Zugriff darauf hat. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick, und die Informationen sind auch leicht abrufbar.

Tipp 6. Wählen Sie die richtige Software für die Prävention

Mit der richtigen Software sichern Sie gespeicherte persönliche Daten. Entscheiden Sie sich zum Beispiel für eine Dokumentenmanagement-Software? Dann speichern Sie personenbezogene Daten sicher an einem zentralen, geschützten Ort und kontrollieren problemlos, wer darauf zugreifen und sie bearbeiten kann.

Zenya DOC, eine SaaS-Lösung von Infoland, hilft Ihnen, das Risiko von Datenschutzverletzungen innerhalb Ihrer Organisation zu minimieren. Sie ermöglicht es Ihnen, den Informationsfluss jederzeit und überall zu kontrollieren. Außerdem können Sie Informationen sicher und einfach mit externen Parteien austauschen. Zenya DOC sorgt nicht nur dafür, dass die richtigen Informationen schnell verfügbar sind, sondern garantiert Ihnen auch eine umfassende Qualitätssicherung. Und da es sich um eine SaaS-Lösung handelt, können Sie sich darauf verlassen, dass die Qualität und Zuverlässigkeit der Software gewährleistet ist.

Lentis GGZ hat sich für Zenya entschieden, um sicherzustellen, dass Gesundheitsdienstleister Zugang zu den richtigen Patientendaten haben. Und dass diese Informationen ordnungsgemäß gesichert sind. Außerdem können wichtige Dokumente dank der in Zenya eingestellten Benachrichtigungen leicht auf dem neuesten Stand gehalten werden. Auf diese Weise arbeitet Lentis sicher mit aktuellen Daten.

Dank Zenya hat die Organisation auch ein größeres Bewusstsein für die Informationssicherheit geschaffen, und die Mitarbeiter wissen nun, wo sie beispielsweise Phishing-E-Mails melden können.

Was im Falle einer Datenschutzverletzung zu tun ist: ein klarer Fahrplan

In Ihrer Organisation ist etwas schief gelaufen und es kam zu einer Datenschutzverletzung? Dann können Sie die folgenden Schritte befolgen, um die Auswirkungen zu minimieren.

1. Prüfen Sie, ob personenbezogene Daten betroffen sind und ob es sich daher wirklich um eine Datenschutzverletzung handelt. Wenn es sich um personenbezogene Daten handelt, besteht möglicherweise eine Meldepflicht.
2. Gibt es eine Meldepflicht? Dann müssen Sie die Datenschutzverletzung innerhalb von 72 Stunden nach ihrer Entdeckung melden, es sei denn, es ist unwahrscheinlich, dass die Verletzung ein Risiko für die betroffenen Personen darstellt. Wenn die Datenschutzverletzung ein hohes Risiko birgt, muss die Organisation die Verletzung direkt an die betroffenen Personen melden. Mit dieser Checkliste können Sie schnell feststellen, ob Sie die Verletzung melden müssen.
3. Stoppen Sie die Datenpanne. Sie können dies tun, indem Sie die Daten von einem Datenträger aus der Ferne löschen. Ist es kompliziert, eine Datenpanne zu verhindern? Dann beauftragen Sie einen Experten.
4. Schätzen Sie das Risiko ab. Wie sensibel sind die personenbezogenen Daten, in die eingebrochen wurde? Handelt es sich zum Beispiel um Bankdaten?
5. Registrieren Sie die Datenverletzung in Ihrem Register für Datenverletzungen. Sie wissen nicht, wie Sie dieses Register einrichten sollen? Dann nutzen Sie diese 10 Tipps für eine professionelle Registrierung von Datenschutzverletzungen.
6. Implementieren Sie neue Maßnahmen, um zukünftige Datenschutzverletzungen zu verhindern.

Vorbeugung von Datenschutzverletzungen mit Zenya

Jetzt, da Sie die Folgen und Risiken einer Datenverletzung kennen, möchten Sie diese natürlich so weit wie möglich verhindern. Zenya hilft Ihnen genau dabei. Mit unserer Software haben Sie einen zentralen Ort, an dem Sie alle persönlichen Daten sicher aufbewahren können. Das ist bequem für Ihre Mitarbeiter und sicher für Ihr Unternehmen.