Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.Hybrides Arbeiten ist heute in vielen Organisationen eher die Regel als die Ausnahme, was teilweise auf die Corona-Pandemie zurückzuführen ist. Dies ist einer der Gründe, warum die sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten in jedem Unternehmen unerlässlich geworden ist. Stellen Sie fest, dass Dokumente in Ihrem Unternehmen immer noch häufig über Handouts oder per E-Mail ausgetauscht werden? Und suchen Sie nach einer Möglichkeit, dies nicht nur einfacher, sondern auch sicherer zu machen? Und sind Sie auch an der Qualitätssicherung von gemeinsam genutzten Dokumenten interessiert? Wir werden Sie über die Möglichkeiten informieren.
E-Mail wird häufig für den Austausch von Dateien verwendet. Was viele jedoch nicht wissen, ist, dass der Austausch von Dokumenten per E-Mail nicht so sicher ist, wie es scheint. Wenn man zum Beispiel mit Standard-E-Mail-Programmen über Wi-Fi-Hotspots arbeitet, kann eine solche Verbindung ungesichert sein. Vor allem für den Austausch sensibler Daten ist die E-Mail in der Regel nicht das beste Medium. Manchmal lässt es sich aber einfach nicht vermeiden, und man muss eine solche Datei per E-Mail weitergeben. Nur Sie, der Endnutzer, können dafür sorgen, dass dies auf sichere Weise geschieht.
Diese Tipps werden Ihnen helfen, Ihre E-Mails sicherer zu machen:
Möchten Sie Dokumente mit Personen innerhalb Ihrer Organisation teilen? Wenn ja, muss dies in der Regel nicht per E-Mail geschehen. Es gibt verschiedene Softwarelösungen für die gemeinsame Nutzung von Dateien, z. B. über die Cloud.
Sicheres Arbeiten ist auch bei Cloud-Lösungen wichtig. Denn einige Cloud-Dienste sind nicht auf den Schutz streng vertraulicher Informationen ausgelegt. Arbeitet Ihre Organisation mit vertraulichen Informationen? Dann sollten Sie ein Dokumentenmanagementsystem in Betracht ziehen, das darauf spezialisiert ist.
Wenn Sie Cloud-Dienste nutzen, sollten Sie die Sicherheit des Dienstes selbst besonders sorgfältig prüfen. Denn viele Dienste speichern Dateien einfach als unverschlüsselten Text, was es Cyberkriminellen erleichtert, sich Zugang zu verschaffen. In diesem Fall kann alles von Personen gelesen werden, denen die Informationen niemals hätten zugänglich sein dürfen. In diesem Fall kommt es zu einer Datenpanne.
Nicht jede Software verfügt über die Sicherheits- und Compliance-Kontrollen, die Organisationen benötigen und mit denen Datenverletzungen verhindert werden können. Zu den Sicherheits- und Compliance-Kontrollen könnten gehören:
Datenschutzverletzungen werden häufig durch menschliches Versagen verursacht. Und menschliches Versagen ist schnell und einfach. Indem Sie alle Mitarbeiter Ihrer Organisation in der sicheren gemeinsamen Nutzung von Dokumenten und Dateien schulen und sie in die Lage versetzen, mit einem speziellen Dokumentenmanagementsystem zu arbeiten, verringern Sie das Risiko von Datenschutzverletzungen, die durch menschliches Handeln verursacht werden.
Alte und neue Versionen von Dokumenten können durcheinander geraten, was schließlich zu einer veralteten Dokumentation führt. Wenn die gemeinsame Nutzung von Dateien innerhalb einer Organisation nicht reibungslos funktioniert, kann eine korrekte Dokumentenverwaltung mit spezialisierter Software Doppelarbeit verhindern.
Ein weiterer Vorteil der Arbeit mit Echtzeitdateien ist die effiziente Online-Arbeit. Die Fachleute können gleichzeitig in einer solchen Online-Akte arbeiten, so dass keine Informationen verloren gehen und die Menschen schneller und effizienter zusammenarbeiten können. Auch ergänzen sich die Teams auf diese Weise besser. Und dank der korrekten Versionskontrolle arbeiten die Mitarbeiter immer mit der neuesten, korrekten Version der Echtzeitdatei.
Dokumente werden oft an verschiedenen Orten gespeichert, vor allem, wenn man mit mehreren Personen zusammenarbeitet. Man denke an die Speicherung auf USB-Sticks, die Verwendung von Mailboxen oder die Speicherung auf Festplatten und/oder Desktops. Dies führt häufig dazu, dass der Überblick über die verschiedenen Versionen eines Dokuments verloren geht. Dies macht die gemeinsame Nutzung von Dateien manchmal unnötig kompliziert.
Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert den organisierten Austausch von Dateien mit anderen. Wenn es richtig eingerichtet ist, müssen die Dateien nicht mehr ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden. Zenya DOC ist ein niederschwelliges Dokumentenmanagementsystem, das sich für mittlere bis große Organisationen eignet.
Innerhalb von Zenya können Dateien in Echtzeit ausgetauscht werden und sind durch Verschlüsselung gesichert. Eine gute Ergänzung dazu ist, dass Zenya DOC auf die Komponente der automatischen Versionskontrolle spezialisiert ist. Mit diesem DMS können Fachleute alle Dokumente an einem zentralen Ort speichern und sie sowohl intern als auch extern gemeinsam nutzen. Darüber hinaus arbeitet niemand mehr mit älteren Versionen von Dokumenten. Das macht die Zusammenarbeit viel einfacher.
Eine weitere wichtige Funktion von Zenya DOC ist die Informationssuche mit intelligenten Suchalgorithmen. Auf diese Weise können Fachleute schnell finden, was sie brauchen, ohne sich durch endlose Dokumente wühlen zu müssen.
Zenya DOC ist sowohl als Webanwendung als auch als mobile App verfügbar. Das Schöne daran ist, dass man Dokumente und Dateien überall am Arbeitsplatz finden oder teilen kann, ohne von der Verfügbarkeit eines Computers abhängig zu sein.
Müssen Sie Dokumente mit externen Organisationen austauschen? Auch das ist mit Zenya DOC möglich. Da Sie für jedes Dokument Berechtigungsstufen festlegen können, können Sie sicher sein, dass nur Personen mit den entsprechenden Rechten Zugriff auf die Dokumentation haben. Sie können entscheiden, wer welche Rechte erhält, so dass Sie die volle Kontrolle über die Verteilung von Informationen behalten.
Fordern Sie die Broschüre an, um alle Informationen schnell zur Hand zu haben.
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