Warum Asset-Management-Software Ihr Unternehmen im Gesundheitswesen voranbringen wird

Pflegekräfte verbringen oft viel Zeit mit der Suche nach Ressourcen. Eine solche Suche kann sogar bis zu einer halben Stunde dauern! Eine Zeitverschwendung, oder? Wir stimmen zu. Organisationen des Gesundheitswesens verfügen über eine große Anzahl von Ressourcen, auch Assets genannt. Daher ist es nicht verwunderlich, dass man irgendwann den Überblick verliert und die Ressourcen verloren gehen. Aber wir glauben, dass es auch anders geht. Wie verwalten Sie alle Ihre Ressourcen, um Zeit und Geld zu sparen? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihr Asset Management zum Erfolg führen können.

Warum Ihr Unternehmen im Gesundheitswesen den Überblick über das Asset Management behalten sollte

Das Ziel des Asset Managements ist die optimale Verwaltung aller Vermögenswerte, die für eine Organisation von Wert sind. Wussten Sie, dass die Anzahl der Vermögenswerte in Krankenhäusern bis zu tausend verschiedene betragen kann? Denken Sie an Betten, medizinische Geräte und Ausrüstungen. Diese große Zahl macht die Verwaltung der Anlagen noch schwieriger. Hinzu kommt, dass all diese Anlagen regelmäßig gewartet werden müssen, um den Betrieb zu gewährleisten.

Aufgrund dieser Faktoren gehen Vermögenswerte schnell verloren und werden in einigen Fällen nicht einmal wiedergefunden. Das Pflegepersonal verbringt jeden Tag viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Geräten, was zu Frustration führen kann. Ganz zu schweigen von den Funktionsstörungen, die auftreten, wenn die Geräte nicht ordnungsgemäß gewartet werden... Verfügt Ihr Unternehmen im Gesundheitswesen über ein Asset Management? Dann werden Sie von den folgenden Vorteilen profitieren:

• Sie haben Einblick in den Zustand Ihrer Anlagen;
• Sie wissen genau, welche Anlagen vorhanden sind und wo sie sich befinden;
• Mitarbeiter können effizienter arbeiten;
• Sie können die Instandhaltung von Anlagen einfach planen;
• Sie reduzieren das Risiko von Störungen;
• Sie verhindern den Verlust oder Diebstahl von wertvollen Geräten.

3 Hindernisse beim Einstieg in das Asset Management im Gesundheitswesen

Obwohl das Anlagenmanagement der ideale Weg ist, um den Überblick über alle Anlagen in Ihrer Gesundheitseinrichtung zu behalten, beherrschen nicht alle Organisationen diese Technik. Wo geht es schief? Es gibt mehrere Stolpersteine, die verhindern, dass die Vermögensverwaltung in Gang kommt. Dazu gehören:

- Mangel an Unterstützung;
- Kein geeignetes System oder Software;
- Keine klare Strategie.

Den Überblick über die Vermögenswerte zu behalten, wird oft als schwierige Aufgabe angesehen , die viel Zeit und Geld kostet. Das ist bedauerlich, denn die Verwaltung von Vermögenswerten kann sowohl Zeit als auch Geld sparen und gleichzeitig die Qualität der Pflege verbessern. Ohne ein gutes System oder eine gut durchdachte Strategie wird die Vermögensverwaltung zu einer schwierigen Aufgabe. Doch wie lässt sich die Vermögensverwaltung richtig einrichten?

6 Schritte für ein erfolgreiches Asset Management

Haben Sie Angst, dass Asset Management eine anstrengende Aufgabe ist, die viel Geld kostet? Wir möchten es Ihnen leicht machen! Die Zenya Software Suite verfügt über eine Funktion, die das Asset Management erleichtert: die Zenya Kartei. Wenn Sie bereits mit Zenya arbeiten oder unsere Software als Qualitätsmanagement-Lösung in Betracht ziehen, können Sie damit Ihre Anlagen direkt verwalten. Wie praktisch ist das denn!

Sie geben einfach alle Daten von Geräten oder anderen Objekten in unsere Software ein und verknüpfen sie mit den entsprechenden Dokumenten. Sie können auch eine Verknüpfung z.B. mit einer ERP-Software herstellen. Mit dem Card file Synchronisation Tool erfassen Sie die Daten dann ganz einfach in der Zenya Card file. Danach ist es viel einfacher, den Überblick über alle Assets zu behalten! Wie Sie das genau machen, erfahren Sie in der folgenden Roadmap.

Schritt 1. Erstellen Sie eine Karte

Erstellen Sie mithilfe einer Vorlage eine Karte für ein Objekt. Das kann alles Mögliche sein, z. B. (Labor-)Geräte, Maschinen, Krankenhausbetten, Lieferanten oder Kunden, Gebäude oder IT-Ausstattung. Sie können ihm alle möglichen Attribute zuweisen, wie z. B. einen Standort, was die Verwaltung erheblich erleichtert.

Schritt 2. Verknüpfen Sie relevante Dokumente mit der Akte

Dabei kann es sich um Verträge, Garantiebedingungen, Lieferanteninformationen oder ein Handbuch handeln. Sie können diese Dokumente in Zenya DOC, dem DMS, verwalten. Besteht ein Handbuch aus vielen Seiten und möchten Sie es benutzerfreundlicher gestalten? Ein interaktives Dokument verwendet intelligente Fragen, um nur die Informationen anzuzeigen, die in diesem Moment relevant sind. Auf diese Weise muss ein Benutzer nicht erst ein langes Dokument durchgehen, um zu erfahren, was eine bestimmte Fehlermeldung bedeutet.

Schritt 3. Regelmäßige Wartung einplanen

Regelmäßige Wartung senkt die Zahl der Probleme und Ausfälle. Und in manchen Fällen ist eine regelmäßige Überprüfung oder Kalibrierung notwendig. In der Zenya können Sie dies planen. Die Aufgaben werden dann automatisch Personen oder Teams zugewiesen, wenn eine Kontrolle durchgeführt werden muss. Wenn Sie in Zenya CHECK Checklisten und Fragebögen erstellen, können Sie diese direkt mit einer solchen Aufgabe verknüpfen. Das macht die Umsetzung so einfach wie nie.

Schritt 4. Beheben Sie Fehlfunktionen so schnell wie möglich

Wenn eine Störung, eine Anomalie oder zum Beispiel ein Schaden an einem Objekt auftritt, ist das sehr unangenehm. Es ist wichtig, dass dies so schnell wie möglich behoben wird, damit die Arbeit so schnell wie möglich fortgesetzt werden kann. Genau hier setzt das Störungsmanagement mit Zenya FLOW an. Durch die Erstellung eines Meldeformulars und dessen Verknüpfung mit dem Objekt in der Kartei kann jeder einfach melden, was mit dem Objekt nicht in Ordnung ist.

Dies kann auch einfach mobil mit dem Zenya Capture App. Diese App macht die Erstellung eines Berichts für den Endbenutzer noch einfacher. Zum Beispiel kann das Objekt bereits anhand des GPS-Standorts bestimmt werden. Das Hinzufügen eines Fotos mit Notizen macht den Bericht noch vollständiger. Da die Meldung automatisch mit dem Objekt verknüpft ist, muss die Person, die die Meldung weiterverfolgen soll, nicht nach dem genauen Inhalt der Meldung suchen. Sie kann einfach im System gefunden werden.

Schritt 5. Platzieren eines QR-Codes oder NFC-Beacons

Sie erleichtern den Nutzern die Suche nach Dokumenten oder die Erstellung eines Berichts, wenn sie mit der Search App oder Capture App einen Code scannen oder NFC nutzen können, um die Daten direkt abzurufen. Dadurch wird die Schwelle für die Suche nach Informationen oder die Erstellung eines Berichts erheblich gesenkt, was die Effizienz, Qualität und Sicherheit wirklich verbessert. Ein solcher Code kann leicht mit einer Asset-Management-Software erstellt werden.

Schritt 6. Objekte verknüpfen

Objekte sind nicht nur physische Dinge. So kann beispielsweise auch ein Vertrag oder ein Lieferant ein Objekt und damit eine Karte sein. Das macht die Verknüpfung von Maps sehr nützlich: Sie können zum Beispiel Garantie- und Vertragsbedingungen mit einem Lieferanten verknüpfen, die dann für alle oder einige der Objekte dieses Lieferanten gelten. Wenn sich diese Bedingungen ändern, brauchen Sie sie nur für dieses Objekt zu ändern. Alle verknüpften Karten, für die diese Bedingungen gelten, erhalten dann automatisch die Änderung.

Machen Sie das Asset Management in Ihrer Gesundheitseinrichtung mit Zenya zum Erfolg

Sie fragen sich, was Asset-Management-Software für Ihr Unternehmen im Gesundheitswesen leisten kann? Es gibt zahllose Beispiele dafür, wofür Sie unsere Software einsetzen können. Zum Beispiel:

• Die Registrierung von Betten und Geräten in einem Krankenhaus oder Pflegeheim. Auf diese Weise wissen Sie genau, welche Anlagen vorhanden sind und wo sie sich befinden;
• Verwaltung der Laborausrüstung. Diese Geräte sollten regelmäßig kalibriert und überprüft werden, und Sie sollten in der Lage sein, Abweichungen sofort zu melden;
• Instandhaltung von Geräten und Maschinen durch eine technische Abteilung. Die Aufgaben werden automatisch geplant, so dass sie nie eine Kontrolle verpassen;
• Behalten Sie den Überblick über IT-Geräte wie Drucker, Monitore oder Laptops. Sie können z. B. die Gewährleistungsfristen verfolgen, Störungen melden und Aktualisierungen planen.

Sie sehen also, dass Asset-Management-Software eine große Verbesserung der Effizienz und Qualität bedeuten kann. Und wenn man keine spezielle, teure Software für die Anlagenverwaltung braucht, sondern ein intelligentes Tool verwenden kann, kann jeder Anlagenverwaltung betreiben.