Erste Schritte im digitalen Dokumentenmanagement

Der Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung erfordert eine gründliche Vorbereitung. Um Doppelarbeit und unübersichtliche Dokumente zu vermeiden, müssen praktische Fragen geklärt werden wie: Wer schreibt wann welche Dokumente? Wer ist dafür zuständig? Und wie werden wir die Dokumente dem Endnutzer in zugänglicher Form anbieten? Auch der technische Aspekt muss berücksichtigt werden. In der heutigen Zeit, in der die Nutzer immer mehr mit mobilen Geräten wie einem iPad oder Smartphone arbeiten, steigt die Nachfrage, Dokumente über diese Geräte zugänglich zu machen.

Mit welchem Standard möchten Sie arbeiten?

In vielen Organisationen ist das Qualitätsmanagement ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit. Es gibt verschiedene Interessengruppen (Regierungen, Kunden, Auftraggeber), die dies von den Organisationen verlangen. Denken Sie zum Beispiel an ISO- oder INK-Zertifizierungsverfahren.

Bei solchen Prozessen fallen oft große Mengen an Dokumenten an. Um diese Dokumente zu sichern und eine Fragmentierung zu vermeiden, wird regelmäßig nach Softwareunterstützung gesucht, die die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten vereinfacht.

Wie kann man mit Dokumentenmanagement beginnen?

Bevor Sie mit der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems beginnen, müssen Sie zunächst feststellen, welche Wünsche und Anforderungen das System erfüllen muss. Überlegen Sie, wie Dokumente verwaltet und abgerufen werden, welche Arten von Dokumenten zulässig sind, wie die Versionskontrolle gehandhabt wird, wie schnell die Abfrage erfolgt und wie einfach die Bedienung ist. Beantworten Sie aber auch die Frage, warum Ihre Organisation ein digitales Dokumentenmanagementsystem benötigt.

Ein gutes System unterstützt den Weg der Dokumentenerstellung, -speicherung, -überprüfung/-autorisierung, -abruf und -archivierung. Diese Aktivitäten sind automatisch von Anfang bis Ende gesichert.

Der Zugang zu veröffentlichten Dokumenten sollte auf Dokumentenebene festgelegt werden. Und der Weg vom Konzept bis zur Veröffentlichung wird durch einen dynamischen Prüfablauf unterstützt.

Metadaten wie Prüfdatum, Versionsnummer, Verfasser und Autor, aber auch benutzerdefinierte Felder, können verwendet werden, um Ihre Dokumente schnell zu finden. Sie können Metadaten auch nutzen, um Übersichten zu erstellen, z. B. "Anzahl der Dokumente pro Abteilung, sortiert nach Status" oder "Dokumente, die Aufmerksamkeit erfordern".

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ist webbasiert und kann von jedem Arbeitsplatz oder mobilen Gerät innerhalb oder - falls gewünscht - außerhalb Ihrer Organisation aufgerufen werden. Dokumente können über die Cloud auf sichere und kontrollierte Weise mit Ihren Kettenpartnern ausgetauscht werden.

Und wie geht es dann weiter?

Sobald Sie alle Anforderungen aufgelistet und alle Voraussetzungen erfüllt haben, wie z. B. eine Projektgruppe, einen Projektplan, ein Budget und unterstützende Tools für das Dokumentenmanagement, können Sie mit der Implementierung beginnen. Achten Sie darauf, dass Sie mit den richtigen Leuten am Tisch sitzen und kümmern Sie sich auch um die Kommunikation mit den Benutzern. Beziehen Sie außerdem die IT-Abteilung in das Gesamtprojekt ein, damit sie auch die technischen Konsequenzen bedenken und vorhersehen kann.

Bei der Einführung von Dokumentenmanagement geht es nicht nur darum, ein System einzuführen und ein paar Vereinbarungen über Organisation und Metadaten zu treffen. Auch die Art und Weise, wie Dokumente gehandhabt werden, steht auf dem Prüfstand. Die Dokumente sollten einheitlich an einem Ort verwaltet werden und nicht auf einem eigenen Netzlaufwerk. Die Vereinbarungen zur Dokumentenverwaltung müssen den Nutzern bekannt sein und eingehalten werden. Dieser Prozess erfordert eine direkte Verbindung zur Arbeitsumgebung, um etwaige Unklarheiten zu ermitteln und zu besprechen. Schließlich ist ein gut funktionierendes Dokumentenmanagementsystem nur so gut, wie die gesamte Organisation es macht.

Fazit: Nehmen Sie sich Zeit und engagieren Sie Fachleute, die Ihnen in der Praxis helfen und organisatorische Fragen sicher beantworten können. Sie verfügen über jahrelange Erfahrung und können mit bewährten Verfahren aus Ihrer Branche einen Mehrwert schaffen.

6 Tipps für den Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung

1. Bilden Sie eine Projektgruppe mit Vertretern aus den entsprechenden Abteilungen, einschließlich der IT-Abteilung. Dies wird oft vergessen.
2. Entscheiden Sie, wie Ihre Dokumente präsentiert werden sollen (auf jedem Arbeitsplatz und auf welchen mobilen Geräten).
3. Ermitteln Sie in Absprache mit den Endnutzern, welche Metadaten wichtig sind, um Dokumente schnell zu finden.
4. Bilden Sie den Weg der Dokumentenerstellung, -prüfung und -genehmigung, des Abrufs und der Archivierung ab.
5. Benennen Sie geeignete Autoren, Administratoren und Prüfer von Dokumenten und sorgen Sie für eine angemessene Bildung.
6. Ziehen Sie rechtzeitig einen Fachmann hinzu, der Sie durch die praktische Seite führt, aber natürlich auch organisatorische Fragen beantwortet.