Audits: Viele Organisationen empfinden sie als lästige Pflicht. Sie denken oft: "Da kommt schon wieder jemand, der Ihnen sagt, was nicht gut läuft". Audits sind jedoch wichtig für Ihre Organisation, um die Qualität und Sicherheit Ihrer Produkte und Dienstleistungen zu verbessern und um eine einheitliche und zuverlässige Arbeitsweise zu schaffen. Welche Arten von Audits gibt es? Zu welchem Zweck werden sie durchgeführt? Und wie bringen sie Ihr Unternehmen voran? Darüber lesen Sie in diesem Artikel.
Ein Audit ist eine regelmäßige oder einmalige Prüfung eines bestimmten Aspekts einer Organisation, die sich in der Regel auf bestimmte Referenznormen wie NEN oder ISO stützt. Diese Untersuchungen werden von einer Person oder Partei durchgeführt, die auf die Durchführung von Audits spezialisiert ist: dem Auditor.
Anhand von Checklisten oder Fragebögen prüft der Auditor, ob die Realität in einer Organisation mit der in der Norm beschriebenen Arbeitsweise übereinstimmt. Falls es Abweichungen gibt, stellt der Auditor fest, wie schwerwiegend diese sind. Am Ende der Untersuchung übergibt der Auditor dem Auftraggeber einen Auditbericht mit allen Untersuchungsergebnissen.
Lassen Sie uns zunächst die Vorstellung widerlegen, dass Auditoren wie Polizisten durch Ihre Organisation gehen und nur aufzeigen, was nicht gut läuft. Audits sind dazu da, Ihre Organisation auf positive Weise zu verbessern. Was läuft gut? Und wie können Sie sicherstellen, dass bestimmte Prozesse noch besser laufen? Ein Audit verschafft Ihnen einen Einblick in die Funktionsweise Ihres Unternehmens, Ihrer Verfahren, Produkte oder Systeme im Hinblick auf die Chancen und Gefahren des Marktes und die Rechtsvorschriften, die Sie einhalten müssen. Dies bringt Ihrer Organisation unter anderem die folgenden Vorteile:
Ein internes Audit wird von einem Auditor durchgeführt, der in Ihrer Organisation angestellt ist. Hier liegt der Schwerpunkt häufig auf der Verbesserung von Prozessen oder dem Risikomanagement. Die Initiative liegt bei der Organisation selbst. Audits sind ein hervorragendes Mittel zur kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Geschäftsaktivitäten. Sie decken Risiken und Chancen auf und liefern Ansatzpunkte für Verbesserungen. Beispiele für interne Audits sind Betriebs-, IT- und Qualitätsaudits.
Ein externes Audit wird von einer externen, unabhängigen Partei durchgeführt. Möchten Sie beispielsweise Ihre Organisation nach einer ISO-Norm zertifizieren lassen oder sind Sie verpflichtet, bestimmte Rechtsvorschriften einzuhalten? Dann gehören periodische externe Audits dazu. Diese werden von externen Organisationen in Auftrag gegeben, z. B. von Aufsichtsbehörden. Beispiele für externe Audits sind Finanzaudits, AVG/GDPR-Audits, Gesundheits- und Sicherheitsaudits.
Sowohl interne als auch externe Audits können auf drei Ebenen durchgeführt werden:
Bei einem Systemaudit untersucht der Auditor, inwieweit ein bestehendes System den Bedürfnissen der Benutzer entspricht. Der Auditor prüft, ob die Systemanforderungen vom Qualitätsmanagement erfüllt werden und ob das System effektiv und ordnungsgemäß funktioniert.
Bei einem Prozessaudit untersucht der Auditor, wie ein bestimmter Prozess funktioniert, indem er ihn Schritt für Schritt durchläuft. Bei jedem Schritt prüft der Auditor, inwieweit die Realität in den Betrieben mit der Prozessbeschreibung übereinstimmt.
Bei einem Produktaudit wird das Ergebnis der Prozesse bewertet: die Produkte oder Dienstleistungen. Dabei achtet der Auditor vor allem auf die von den Kunden als wichtig erachteten Merkmale und Eigenschaften, wie Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Qualität und Nachhaltigkeit.
Wir wissen, dass der Auditprozess nicht immer reibungslos abläuft und dass es schwierig sein kann, das Beste aus ihm herauszuholen. Deshalb finden Sie hier fünf Tipps, die Ihnen helfen werden, den Auditprozess in Ihrer Organisation reibungslos ablaufen zu lassen und dafür zu sorgen, dass er den Mitarbeitern Spaß macht:
Indem Sie andere Mitarbeiter in den Auditprozess einbeziehen, schaffen Sie neue Energie. Diese Mitarbeiter betrachten das Audit mit neuen Augen. So schaffen Sie neue Begeisterung.
Audits sollten sorgfältig durchgeführt werden, daher sollten Sie sich ausreichend Zeit dafür nehmen. Auf diese Weise motivieren Sie auch den Auditor, alles genau zu prüfen.
Dadurch, dass sich der Auditor nicht in einem kleinen Büro versteckt, sondern mitten unter den Mitarbeitern sitzt, hat er die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Auf diese Weise kann der Auditor seine Arbeit besser erledigen und die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Erfahrungen auszutauschen.
Auditing mit unzureichendem Wissen macht weder Spaß noch ist es effektiv. Sorgen Sie dafür, dass die Auditoren über das richtige Wissen verfügen und gefordert werden.
Prozessbasierte Audits sind wertvoller als zufällige Audits. Planen Sie daher regelmäßig Audits ein, damit Sie immer auf dem neuesten Stand sind.
Unter Auditmanagement verstehen wir die Art und Weise, wie die Durchführung von Audits organisiert wird. In der Praxis müssen viele Auditoren ihre Informationen aus losen Dokumenten und Systemen zusammenstellen. Auch Stichproben werden oft mit Excel-Dateien oder einfachen Fragebögen durchgeführt. Ein gutes Auditmanagement kann jedoch dafür sorgen, dass auch Ihr Auditverfahren selbst effektiver und effizienter wird.
Auditmanagement-Software wie Zenya CHECK hilft Ihnen, die Vorbereitung, Einrichtung, Planung und Durchführung von Audits zu digitalisieren und zu rationalisieren. Ganz gleich, ob Sie Richtlinien, Gesetze oder Vorschriften besser einhalten oder beispielsweise Umfragen zur Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheit durchführen wollen, wichtig ist, dass die Auditsoftware zur Arbeitsweise Ihrer Organisation passt.
Mit unserem niedrigschwelligen Auditmanagementsystem Zenya CHECK können Sie auf einfache Weise Checklisten und Fragebögen erstellen und periodisch ausfüllen. Dadurch werden nicht nur die Audits selbst schneller und effizienter, sondern auch die Berichterstattung und die Zuweisung und Überwachung von Folgemaßnahmen auf der Grundlage der Ergebnisse wird erheblich erleichtert.
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