Zenya für die Behindertenpflege
Qualitätsmanagement-Software für die Behindertenpflege bedeutet eine zentrale Datenquelle, die es Ihren Teams ermöglicht, sicher zu arbeiten, sicherstellt, dass Vorfallberichte zu echten Verbesserungen führen, und Zeit für eine individuelle Betreuung freisetzt.
„Die Mitarbeiter müssen sich darauf verlassen können, dass Informationen schnell auffindbar und auf dem neuesten Stand sind.“
In der Altenpflege begleitet man Menschen manchmal ihr ganzes Leben lang. Das macht Ihre Arbeit persönlich und ihre Organisation komplex. Die Vereinbarungen, die Sie mit einem bestimmten Klienten getroffen haben, müssen eingehalten werden, auch wenn ein anderer Kollege für einen Tag die Betreuung übernehmen muss. Darüber hinaus müssen Sie sich an strenge Gesetze und Vorschriften halten, wobei Sie Entscheidungen und Überlegungen treffen, die Sie noch Jahre später erklären können müssen. Überraschenderweise ist das Verfassen von Qualitätsrichtlinien nicht einmal der komplexeste Teil Ihrer Arbeit. Der schwierige Teil kommt erst danach: Die Richtlinien müssen in jeder Pflegeeinrichtung und in den Köpfen und Herzen all Ihrer Kollegen, die Pflege leisten, verankert werden.
Erfahren Sie, wie andere Organisationen in der Behindertenpflege damit umgehen: Zenya.
Unter anderem von Dichterbij und ORO ausgewählt
Komplexität in der Behindertenpflege
Wir glauben keine Sekunde lang, dass dies auf mangelndes Engagement Ihrerseits und Ihrer Kollegen zurückzuführen ist. Die Komplexität ergibt sich meist aus einigen Hindernissen, auf die Organisationen in der Behindertenpflege häufig stoßen. Erkennen Sie diese auch?
Wechsel in der Teamzusammensetzung. Ihre Stammbelegschaft kennt die Abläufe in- und auswendig, aber eine Vertretungskraft muss diese schnell finden, lesen und verstehen.
Jeder Klient ist einzigartig. Was für einen Klienten beruhigend sein mag, könnte bei einem anderen zu einer Eskalation führen.
Die Berichterstellung kostet Zeit, die niemand hat. Und wenn die Auswirkungen der Berichterstattung nicht deutlich genug sichtbar sind, sinkt die Motivation, Berichte zu erstellen.
Informationen sind überall. Ein Teil davon befindet sich in Ihren digitalen Patientenakten, ein anderer in einem physischen Ordner in der Einrichtung, und ein weiterer Teil wird ausschließlich im Gespräch zwischen Kollegen besprochen.
Das sagt nichts über die Qualität Ihrer Richtlinien aus. Die hat fast jeder in Ordnung. Es geht darum, was in der Praxis davon übrig bleibt: Weiß Ihr Betreuer, was an einem Donnerstagabend gilt, ohne anrufen oder nachschlagen zu müssen? Hier gibt es Verbesserungspotenzial. Nicht alles auf einmal, sondern dort, wo es gerade am wichtigsten ist.
Fünf Tipps, damit Qualität Bestand hat
Eine neue Arbeitsweise lässt sich selten auf einen Schlag in der gesamten Organisation umsetzen. Bauen Sie auf dem auf, was die Teams bereits haben, anstatt es zu ersetzen. Wählen Sie beispielsweise einen Standort oder einen Prozess aus und optimieren Sie diesen zunächst.
Ein Ort, eine aktuelle Version und eine Sprache, die jeder versteht. Kann ein neuer Kollege oder eine Aushilfskraft sich nicht innerhalb von zwei Minuten zurechtfinden? Oder finden sie das richtige Verfahren nicht? Dann ist es noch nicht bereit.
Menschen, die erst bei der Einführung von einer Veränderung erfahren, werden diese nicht annehmen. Lassen Sie Pflegekräfte und Fachkräfte die Lösung ausprobieren, bevor die Entscheidung getroffen wird, und geben Sie ihnen ein Mitspracherecht bei der Umsetzung. Ein begeisterter Kollege vor Ort bewirkt mehr als drei E-Mails, in denen erklärt wird, warum es funktioniert.
Ein Bericht, der still und leise verschwindet, könnte durchaus der letzte sein, den Sie von dieser Person erhalten. Geben Sie also Feedback: Das haben wir geändert, das haben wir im Team besprochen, und hier ist es ins Stocken geraten, weil es nicht möglich war. Auch dieser letzte Teil ist hilfreich.
Wenn die Nachweispflicht ein separates Projekt ist, werden Sie drei Wochen damit verbringen, Nachweise zusammenzustellen, sobald der Auditor anruft. Wenn sie Teil Ihrer normalen Arbeitswoche ist, können Sie jederzeit zeigen, wo Sie stehen. Und vergessen Sie nicht, sie auf dem neuesten Stand zu halten. Rahmenbedingungen ändern sich, Kundengruppen ändern sich, Teams ändern sich. Daher sollten sich auch Ihre Verfahren ändern.
Qualitätsmanagement-Software in der Praxis
Die personenzentrierte Pflege wird uns erhalten bleiben, und das ist eine gute Nachricht. Was wegfallen kann: das Suchen, das doppelte Überprüfen und das nachträgliche Herumsuchen nach Belegen. Wenn ein Verfahren dort ist, wo man es erwartet, jeder Bericht nachverfolgt wird und jeder Standort vom gleichen Ausgangspunkt aus arbeitet, wird Ihre Arbeit viel vorhersehbarer. Und Ihre Pflegekraft weiß, was von ihr erwartet wird – selbst an einem Abend, der nicht nach Plan verläuft.
Eine restriktive Maßnahme beginnt mit einem Klienten und einer Entscheidung. Ein Jahr später muss man immer noch nachweisen können, wer daran beteiligt war und warum sie länger als vorgesehen andauerte. Bis dahin sind diese Informationen in der Regel über einen Bericht, eine E-Mail und das Gedächtnis einer Person verstreut. Mit „ Zenya “ erfassen Sie alles an einem Ort und können bei Bedarf sofort Rechenschaft ablegen – ganz gleich, ob die Frage von der Aufsichtsbehörde oder einem Auditor kommt.
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Am Abend ist etwas passiert, und die Betreuerin, die allein im Haus ist, meldet den Vorfall zwischen anderen Aufgaben. Wenn sie nie eine Rückmeldung erhält, wird sie es beim nächsten Mal nicht mehr melden. Und dann entgeht Ihnen nicht nur eine Meldung, sondern das Muster, das über sieben Standorte hinweg sichtbar geworden wäre. In „ Zenya “ wird aus einer Vorfallmeldung nicht nur eine Aufzeichnung, sondern ein aktualisiertes Verfahren, und die Person, die den Vorfall gemeldet hat, erfährt, wie er ausgegangen ist.
Empfehlungen für Sie
Stellen Sie sich einen neuen Betreuer in einer Wohngemeinschaft vor, der den Bewohner noch nicht kennt. Für ihn ist es unerlässlich zu wissen, welche Medikamente benötigt werden, wie der Frühwarnplan aussieht und was mit der Familie vereinbart wurde. Protokolle und Arbeitsanweisungen können einige dieser wichtigen Informationen liefern – allerdings nur, wenn die in der Wohngemeinschaft vorliegende Version tatsächlich die aktuellste ist.
Sie finden es nicht? Dann ruft die Pflegekraft einen Kollegen an oder geht so vor, wie es beim letzten Mal gemacht wurde. Meistens läuft das gut, manchmal aber auch nicht, und davon erfährt man erst hinterher. In „ Zenya “ ist alles an einem Ort zusammengefasst, und man kann sehen, welches Verfahren wo gilt.
Bei Dichterbij ist „ Zenya “ mit dem Intranet verbunden. Die Mitarbeiter suchen von ihrer gewohnten Startseite aus und gelangen stets zur richtigen Version.
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Sind Sie bereit, sich mit einem dieser Themen zu befassen? Oder haben Sie noch andere Fragen? Wir denken gerne gemeinsam mit Ihnen darüber nach.
Zenya für das Gesundheitswesen
Wenn Sie Qualität und Sicherheit im Griff behalten wollen, ohne dass dies Ihre ganze Woche in Anspruch nimmt, ist es hilfreich, wenn Ihr System mit Ihnen zusammenarbeitet: ein Ort, an dem alles zusammenläuft und auf dem neuesten Stand bleibt, Berichte in einem einzigen Prozess mit Nachverfolgung, die Sie rückmelden können, sowie Dashboards, die die Rechenschaftspflicht vereinfachen. Aber Software ist nur die halbe Miete
Die andere Hälfte sind die Menschen dahinter. Jemand, der sich in der Behindertenpflege auskennt, der gemeinsam mit Ihnen überlegt, wie man das System einrichtet, und der ans Telefon geht, wenn Sie anrufen. Nachhaltige Qualität entsteht nicht einfach durch eine Installation. Man wächst gemeinsam hinein, und das fällt leichter, wenn jemand an Ihrer Seite ist, der das schon einmal gemacht hat.
„Wir sind zuversichtlich, dass wir mit Zenya auf dem richtigen Weg zu einem nachhaltigen Dokumentenmanagement sind.“
Wechsel
Die Entscheidung für ein neues Qualitätssystem ist kein kleiner Schritt, daher sagen wir Ihnen gleich zu Beginn, was von Ihnen erwartet wird. Ganz gleich, ob Sie ein bestehendes Qualitätssystem ersetzen oder zum ersten Mal ein solches einführen – Sie profitieren von demselben Ansatz und derselben Begleitung: einem festgelegten siebenstufigen Prozess, bei dem ein Berater Sie vom Start bis zur Inbetriebnahme begleitet.
1. Bestandsaufnahme & Recherche: Ermittlung des internen Bedarfs und Zusammenstellung des Projektteams
2. Technische Einrichtung & Infrastruktur: Aufbau der technischen Grundlage gemeinsam mit Ihrer IT-Abteilung
3. Kick-off & Vorbereitung: Kennenlernen des Projektteams und Festlegung des Projektumfangs
4. Sitzungen vor Ort oder über Teams: Nach einem Zeitplan und einem Maßnahmenplan mit Projektdokumentation
5. Konfiguration & Schulung: Konfiguration von „ Zenya “ im Rahmen einer Reihe von Arbeitssitzungen; das Projektteam setzt die Arbeit dazwischen fort
6. Schulung & Tests: Schulung der Administratoren, Testen der Konfiguration und Befüllen der Einrichtung mit Inhalten
7. Go-Live & Nachbetreuung: Übergabe an die Verwaltungsorganisation mit fortlaufendem Support über Service Desk, Community und Schulungen.
