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Protokolle und Verfahren

Sicherstellung wichtiger Informationen für optimale Qualität

Als Qualitätsmanager wissen Sie, wie schnell ein scheinbar einfaches Verfahren in Unsicherheit umschlagen kann. Die Mitarbeiter wissen zwar, dass es das Protokoll "irgendwo" gibt, können es aber nicht finden, verwenden möglicherweise veraltete Versionen oder umgehen das System ganz und gar. Diese Verwirrung und Entscheidungsmüdigkeit wirkt sich nicht nur auf die Mitarbeiter aus, sondern auch auf die Sicherheit, die Qualität und die Einhaltung der Vorschriften in Ihrer Pflegeeinrichtung. Um die Kontrolle über Protokolle und Arbeitsvereinbarungen zu behalten, ist ein klares und strukturiertes System unerlässlich.

Zenya Image Transparent

Die Lösung auf einen Blick

Bringen Sie Protokolle und Verfahren auf die nächste Stufe mit der Zenya Suite

Halten Sie Protokolle und Arbeitsvereinbarungen zentral organisiert, um die GDPR einzuhalten

Halten Sie Ihre Richtlinien auf dem neuesten Stand mit Einblicken in Dokumente, die auslaufen oder überarbeitet werden müssen

Genaue Kenntnis des Eigentümers jedes Dokuments und einfache Nachverfolgung aller Änderungen

Schaffen Sie Vertrauen, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter immer mit den korrekten, genehmigten Informationen arbeiten.

Diese Lösung nutzt das Modul Zenya DOC

Aber was ist der Unterschied zwischen einer "Lösung" und den Zenya ? Wir erklären es Ihnen gerne.

Was können Sie mit dieser Lösung erreichen?

Wie die Zenya Suite Protokolle und Verfahren unterstützt

In vielen Pflegeeinrichtungen ist es eine Herausforderung, den Überblick über alle Protokolle und Arbeitsvereinbarungen zu behalten. Die Dokumente sind über verschiedene Systeme verstreut, die Versionen geraten durcheinander, und oft ist unklar, wer für Aktualisierungen zuständig ist. Dies birgt das Risiko veralteter Informationen, Unsicherheiten bei Prüfungen und eine geringere Compliance in der täglichen Praxis. Mit Zenya schaffen Sie Struktur und Klarheit. Alle Protokolle und Arbeitsvereinbarungen werden zentral verwaltet, mit klarer Versionskontrolle, definierten Rollen und Genehmigungsworkflows. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter immer mit den richtigen, aktuellen Informationen arbeiten und Sie nachweislich interne und externe Anforderungen erfüllen.

Verwalten und sichern Sie alle Dokumente zentral in einer übersichtlichen Umgebung für Protokolle, Arbeitsvereinbarungen und Anhänge.

Finden Sie schnell Informationen mit Zenya AI Search.

Greifen Sie mit der Funktion Interaktive Dokumente auf die richtigen Informationen in Protokollen oder Verfahren zu. Suchen Sie einfach über Tablet, Smartphone oder PC und nutzen Sie Entscheidungsbäume, Videos und Hotspots.

Greifen Sie über Ihr Tablet, Smartphone und Ihren PC auf Dokumente zu.

Schlagen Sie wichtige Dokumente offline nach mit dem Zenya Search app.

Behalten Sie die Kontrolle über die Einhaltung der Vorschriften mit einer soliden Dokumentenmanagementpolitik.

Sichern Sie Qualität und Genauigkeit, indem Sie Revisionsfristen festlegen und automatisch die richtigen Kollegen in die Überprüfungen einbeziehen.

Behalten Sie mit Rollen und Berechtigungen die Kontrolle: Legen Sie pro Abteilung oder Dokumententyp fest, wer Dokumente bearbeiten, genehmigen oder freigeben darf.

Klare Definition der Verantwortlichkeiten: Verfolgen Sie Änderungen und Genehmigungen mit Leichtigkeit, unterstützt durch eine vollständige Versionskontrolle.

Gewinnen Sie Einblicke durch anpassbare Berichte.

Verwenden Sie Lesebestätigungen, um zu überprüfen, ob die Endbenutzer neue (Versionen von) Dokumenten gelesen haben.

Interaktive Dokumente werden automatisch mit KI übersetzt, so dass die Mitarbeiter das interaktive Dokument sofort in ihrer eigenen Sprache sehen (wie in Zenya eingestellt).

Bearbeiten Sie Dokumente direkt in Word, Excel oder PowerPoint über Microsoft 365 for the web und arbeiten Sie effizient zusammen.

Bieten Sie externen Partnern oder Prüfern über Webshare einen sicheren Zugang für den Austausch von Dokumenten.

Verknüpfen Sie Informationen direkt mit Objekten mit der Funktion Zenya Cards für den mobilen Zugriff an Ort und Stelle.

Integrieren Sie Zenya in Ihre bestehenden Systeme, z. B. in Ihr Intranet.

"Zenya war für uns als SaaS-Anwendung eine logische Wahl. Es ist eine benutzerfreundliche Umgebung und lässt sich gut in unser bestehendes soziales Intranet integrieren. Alle Dokumente sind jetzt an einem zentralen Ort zu finden."

Henri Pijnappels
Projektleiter bei Dichterbij

"Alle Dokumente werden in Zenya gespeichert, und Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn Ihr Dokument geprüft werden muss. Das System sendet auch Erinnerungen. Das bringt Ruhe, Klarheit und Struktur in die gesamte Organisation."

Inge Ronchetti
Leiter der Funktionsforschung im Wirbelsäulenzentrum

Unterstützung von A bis Z

So arbeiten wir

Möchten Sie Protokolle und Arbeitsvereinbarungen zugänglich machen, um intelligenter und effizienter arbeiten zu können? Das erfordert einen strukturierten Ansatz. In wenigen Schritten helfen wir Ihnen dabei, wichtige Dokumente zentral zu verwalten, zu aktualisieren und gemeinsam zu nutzen.

Kickstart

In einem ersten Gespräch finden wir gemeinsam heraus, wo Sie stehen, was gut läuft und was verbessert werden kann. So wissen wir, wie wir Sie am besten weiterbringen können.

Live gehen

Auf der Grundlage Ihres Gesprächs mit unserem Berater wird die Lösung für Sie fein abgestimmt. In kürzester Zeit ist die Lösung einsatzbereit, so dass Sie schnell loslegen können.

Anweisung

Unsere Lösung ist einfach zu bedienen, aber wir verstehen, dass es schön ist, zusätzliche Erklärungen zu haben. Mit praktischen Anleitungen können die Benutzer schnell loslegen.

Unterstützung

Auch wenn die Lösung einmal eingeführt und in Betrieb ist, bleiben wir in Kontakt. Sie haben einen eigenen Customer Success Manager, dem Sie jederzeit Fragen stellen können.

Zentrale Sicherung von Protokollen und Verfahren?

Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Sie mit den richtigen Informationen effizient arbeiten können. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen.

Häufig gestellte Fragen

Haben Sie noch Fragen? Wir helfen Ihnen gerne weiter

Zenya Software-Suite

Was ist der Unterschied zwischen dieser Lösung und den Zenya (wie DOC, FLOW oder AUDIT)?

Diese Lösung zeigt, wie Sie Zenya einsetzen können, um ein bestimmtes Thema, eine Frage oder eine Herausforderung zu lösen. Sie setzt sich aus Funktionen eines oder mehrerer unserer Module zusammen. Die Module selbst sind die eigentlichen Softwareprodukte, die Sie bei uns erwerben.

Zenya Software-Suite

Welche Zenya benötigen Sie, um mit dieser Lösung zu arbeiten?

Mit unserem Modul Zenya DOC können Sie Ihr gesamtes Dokumentenmanagement in einem System sichern. Alle Informationen werden zentral an einem Ort gesammelt, so dass die richtigen und aktuellen Informationen für alle Ihre Benutzer zugänglich sind.

Protokolle und Verfahren

Wie unterstützt Zenya die zentrale Verwaltung von Protokollen und Arbeitsvereinbarungen?

Zenya ermöglicht es Ihnen, alle Protokolle und Arbeitsvereinbarungen von einer zentralen Umgebung aus zu verwalten. Sie verhindern eine Fragmentierung über Netzlaufwerke, Intranetseiten und Papierordner. Alles ist organisiert, auf dem neuesten Stand und leicht zu finden.

Protokolle und Verfahren

Können wir Versionen innerhalb des Systems verwalten und genehmigen?

Ja. Zenya unterstützt die Versionskontrolle mit einer klaren Übersicht über die Revisionen, einschließlich der Genehmigungsschritte und der Freigabe. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter immer mit der richtigen und neuesten Version arbeiten.

 

Protokolle und Verfahren

Sind die Informationen für das Pflegepersonal leicht zu finden?

Unbedingt. Pflegekräfte können über Zenya AI Search eine Frage stellen und erhalten eine Antwort in natürlicher Sprache. Sie können auch ganz einfach über Schlüsselwörter suchen. Mit intelligenten Filtern, Suchfunktionen und persönlichen Dashboards finden Nutzer schnell die für sie relevanten Informationen - zugeschnitten auf ihre Rolle, Abteilung oder ihren Standort.

Protokolle und Verfahren

Können wir Protokolle und Arbeitsvereinbarungen problemlos aktualisieren?

Gewiss. Zenya macht es einfach, Änderungen zu implementieren, Revisionen zu verwalten und verantwortliche Mitarbeiter für Aktualisierungen zu benennen. So behalten Sie die Kontrolle über den Inhalt und halten alles auf dem neuesten Stand.

 

Protokolle und Verfahren

Kann ich meine bestehenden Dokumente problemlos importieren, wenn ich mit Zenya beginne?

Ja. Sie können große Mengen an Dokumenten aus einem anderen DMS in einem Rutsch und ohne zusätzliche Schritte in Zenya importieren.

 

 

Protokolle und Verfahren

Können in Zenya gespeicherte Protokolle auch über unser Intranet gefunden werden?

Zenya lässt sich in alle gängigen Intranet-Lösungen integrieren. Weitere Informationen finden Sie unter unseren Integrationen.

 

 

Protokolle und Verfahren

Welche Dokumentenformate können in Zenya verwendet werden?

Mit Zenya können Sie auf einfache Weise ansprechende webbasierte Inhalte mit unseren interaktiven Dokumenten erstellen.
Natürlich können Sie auch alle Ihre bestehenden Dokumente speichern und verwalten, einschließlich Microsoft Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien sowie PDFs.

 

 

Protokolle und Verfahren

Arbeitet Zenya mit Microsoft 365 zusammen?

Ja. Sie können Informationen aus Zenya direkt in SharePoint, Microsoft Search und Microsoft Copilot auffindbar machen. Word- und Excel-Dokumente können mit einem einzigen Klick direkt aus Zenya heraus bearbeitet werden, sowohl in der Web- als auch in der Desktop-Anwendung. Sie können auch E-Mail-Konversationen aus Outlook zu der Datei eines Berichts in Zenya hinzufügen.

 

 

 

Protokolle und Verfahren

Können Kollegen Feedback zu Protokollen geben - und was passiert damit?

Das Pflegepersonal kann Protokolle einsehen und Rückmeldungen geben. Dieses Feedback wird bei der Überprüfung und Weiterentwicklung des Dokuments berücksichtigt.

 

 

 

 

Protokolle und Verfahren

Wie kann ich als Administrator den Überblick über die Protokolle meiner Organisation behalten?

Zenya bietet Ihnen übersichtliche Dashboards, um die Kontrolle über die Protokolle zu behalten. Sie können den Status aller Dokumente einsehen, welche Dokumente überprüft werden müssen und wo Handlungsbedarf besteht. Auch die Zuständigkeiten sind klar ersichtlich - so behalten Sie jederzeit die Kontrolle.

 

 

 

 

Protokolle und Verfahren

Kann ich ein Dokument einfach mit meinen Kollegen teilen?

Ja. Für Kollegen können Sie einfach die Option "Teilen" auf einem Dokument wählen. Sie können dann entweder einen kurzen Link oder einen QR-Code weitergeben, der direkt zum Dokument führt.

 

 

 

 

Protokolle und Verfahren

Kann ich Dokumente auch mit Personen außerhalb meiner Organisation teilen?

Mit Webshare können Sie ein einzelnes Dokument oder ein ganzes Set ganz einfach mit externen Parteien teilen. Sie entscheiden, ob die Informationen passwortgeschützt oder öffentlich zugänglich sein dürfen. Der Link zu den freigegebenen Dokumenten kann dann auf Ihrer Website veröffentlicht oder per E-Mail an die gewünschten Empfänger weitergeleitet werden.

 

 

 

 

Protokolle und Verfahren

Kann ich Zenya in meine Systeme integrieren?

Ja. Wir bieten Standardintegrationen mit Lösungen wie Incision Assist, BeterDichtbij und MedEye. Sie können Zenya auch mit verschiedenen Intranet- und Digital-Workspace-Systemen verbinden. Sehen Sie sich alle unsere Integrationen an.

 

 

 

 

Protokolle und Verfahren

Können wir mit My Vilans Protocols in Zenya arbeiten?

Ja. Viele Pflegeeinrichtungen verwenden das Standardprotokollset von Vilans als Grundlage und ergänzen es durch eigene Arbeitsanweisungen und Dokumente. In Zenya brauchen Sie die Mijn Vilans Protocollen nicht zu kopieren oder neu zu erstellen. Dank unserer Integration mit Vilans können Ihre Kollegen sowohl interne Dokumente als auch das komplette Mijn Vilans-Protokollset von einem zentralen Ort aus durchsuchen.

 

 

 

 

Alles in Einem

Entdecken Sie weitere Lösungen innerhalb der Zenya Suite

Vorfälle und Beschwerden

Verwandeln Sie Berichte in Gelegenheiten zum Lernen. Sammeln, analysieren und verbessern Sie auf der Grundlage von Signalen aus der realen Welt.

Maßnahmen und Verbesserungen

Identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten, weisen Sie Maßnahmen zu und behalten Sie den Überblick über den Fortschritt - alles mit einem klaren Überblick.

Regionale Zusammenarbeit

Erfassen Sie Abläufe zentral und lernen Sie gemeinsam aus transmuralen Ereignisberichten.

Risikomanagement

Identifizieren Sie Risiken, binden Sie die richtigen Leute ein und arbeiten Sie zielgerichtet, um das zu kontrollieren, was wirklich wichtig ist.

Sind Sie neugierig, was Zenya für Ihr Unternehmen tun kann?

Kontaktieren Sie uns für ein Sondierungsgespräch oder fordern Sie eine praktische Demo an.
Wir würden uns freuen, Ihnen zu helfen.