Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
Die Agapè-Gruppe ist der Dachname für drei Pflegeeinrichtungen in Belgien: WZC Veilige Have (Aalter), WZC Zilverbos (Zelzate) und GAW De Lieve (Gent).
Um ihr Dokumentenmanagement effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten, suchte die Gruppe nach einem neuen System. Über das Team von RS health, einem Partner von Infoland, landeten sie bei Zenya und das Projekt wurde bei WZC Veilige Have gestartet.
Inzwischen nutzen sie die Software standortübergreifend und auch für andere Anwendungen. Hanne Van de Steene (Mitarbeiterin für Dokumentenmanagement) und Barbara Mouton (Mitarbeiterin und Qualitätskoordinatorin) sprechen über die Zusammenarbeit zwischen Agapè, Infoland und RS health während dieses erfolgreichen Projekts.
"Früher haben wir alle unsere Dokumente auf einem Server gespeichert, in Ordnern unterteilt", erklärt Barbara. "Einer unserer Kollegen war Qualitätskoordinator und verwaltete diese verschiedenen Ordner. Wir hatten eine Art ABC für die Mitarbeiter erstellt, um Dateien in dieser Ordnerstruktur zu finden, aber das funktionierte nicht reibungslos. Außerdem stellten wir fest, dass das System kaum genutzt wurde."
Die Dokumente waren nicht nur schwer zu finden, sondern es rotierten auch verschiedene (veraltete) Versionen der Dokumente auf dem Server, und wichtige Dateien waren oft lokal bei einer Person gespeichert. Das Team von Agapè war der Meinung, dass es das besser machen könnte und nahm die Hilfe von RS health in Anspruch.
Derzeit nutzt das Pflegeheim zusätzlich zu Zenya FLOW Zenya DOC auch Zenya FLOW und Zenya CHECK .
Wir sind Fans von Zenya , weil es wirklich eine integrierte Geschichte bietet. Wenn Organisationen auf der Suche nach einem Softwaresystem sind, das sie in Sachen Qualität unterstützt, schauen wir immer, ob Zenya hier eine Möglichkeit sein könnte."
RS health ist ein Partner, mit dem Infoland zusammenarbeitet. Das Unternehmen bietet Organisationen des Gesundheitswesens Beratung, Anleitung und Unterstützung in den Bereichen Qualität, Strategie und Wandel. Sie stellen oft fest, dass Organisationen nach einem integrierten System suchen, um ihre Qualitätsstrategie zu unterstützen. Über RS health lernten Barbara und Hanne die Software kennen.
Ursprünglich war Zenya DOC für das Pflegezentrum von besonderem Interesse, aber dank der Beratung durch RS Health entdeckte man auch die anderen Module und Möglichkeiten von Zenya. Barbara: "Ich glaube, dass wir bei der Gründung selbst noch nicht wussten, was Zenya alles zu bieten hat. Wir wollten zum Beispiel auch ein System finden, um interne Audits durchzuführen. Dazu haben wir eine Schulung bei RS health besucht und herausgefunden, dass Zenya uns auch dabei helfen kann."
RS health ist ein junges und dynamisches Team von Beratern, das Organisationen des Gesundheitswesens in den Bereichen Akkreditierung und Zertifizierung, Qualität und Veränderungsprozesse berät, anleitet und unterstützt. RS health ist ein regelmäßiger Partner von Infoland.
Zenya DOC ist das neue Dokumentenmanagementsystem des WZC. Es sammelt alle Verfahren, Arbeitsanweisungen, Berichte, Handbücher und so weiter. Aber das ist noch nicht alles.
Das Gleiche gilt für die Neufassung von Verfahren. Zenya DOC ermöglicht es, Mitarbeiter aus dem Arbeitsbereich als Autoren einzuladen, so dass die Mitarbeiter wirklich bei der Erstellung der Verfahren helfen können. Indem wir diese umgeschriebenen oder neuen Verfahren individuell von den beteiligten Team-Coaches oder Mitarbeitern überprüfen lassen, stellen wir außerdem sicher, dass alle informiert sind, dass dies an das Team zurückgegeben werden kann und dass die neuen Verfahren befolgt werden.
Der erste vom WZC eingerichtete Fluss war für technische Berichte. Dies ist auch heute noch der größte Fluss im System. "Wenn irgendwo im Pflegezentrum ein technischer Defekt auftritt, können die Mitarbeiter ihn einfach über Zenya melden. Die Meldungen erreichen die technische Abteilung und diese weiß sofort, was zu tun ist. So wird auch verhindert, dass Dinge doppelt gemeldet werden", sagt Hanne.
Dass Zenya FLOW für viele Anwendungsbereiche genutzt werden kann, zeigt sich auch bei Agapè. So wurde beispielsweise auch für den Start neuer Mitarbeiter ein Flow eingerichtet. "Früher kam es vor, dass am ersten Arbeitstag eines neuen Kollegen noch Log-ins oder Badges erstellt werden mussten. Das gehört nun der Vergangenheit an. Sobald ein neuer Kollege eingestellt wird, werden automatisch Aufgaben an die Abteilungen verschickt, in denen Handlungsbedarf besteht. Auf diese Weise können wir sicher sein, dass alles Notwendige erledigt ist, wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt."
Darüber hinaus hat das Team unter anderem Abläufe für die Abrechnung von Fachberichten, Krankmeldungen, Hinweisgebern und Aktionsplänen von Arbeitsgruppen erstellt. In Zukunft wollen sie auch ihr Beschwerde- und Störungsmanagement in Zenya FLOW gestalten.
Das Pflegezentrum wandte sich ursprünglich an Zenya CHECK , um seine internen Audits zu verwalten. Dies geschah jedoch noch mit Fragebögen auf Papier, die das Team dann manuell in Excel eintrug. Jetzt erstellen sie die Fragebögen in Zenya CHECK.
"Wenn wir Audits durchführen, können wir die Ergebnisse jetzt nebeneinander stellen und vergleichen", sagt Barbara. "Vorher mussten wir alle Excel-Dateien nebeneinander legen und rätseln. Das müssen wir jetzt nicht mehr, dank der automatischen Berichte in Zenya! Übrigens kann man in den Berichten von Zenyaauch sehr übersichtlich nach Abteilungen filtern. Das spart uns allen eine Menge Zeit."
Das WZC nutzt auch Zenya CHECK auf dem Weg zum Menso-Gütesiegel. "Der Menso-Pfad besteht aus verschiedenen Leistungen, nach denen unsere Organisation bewertet wird. Wir haben alle diese Leistungen über Rahmenwerke in CHECK hinzugefügt. Zu Beginn dieses Prozesses haben wir die beteiligten Arbeitsgruppen die Leistungen bewerten lassen, um zu sehen, wo wir bereits stark sind und wo wir uns noch verbessern können. Außerdem können wir jetzt genau sehen, wie der Status pro Leistung ist. Diesen Status können wir dann im Lenkungsausschuss und in den Arbeitsgruppen diskutieren."
Was ist das Wertvollste an Zenya? Barbara meint, das sei der integrierte Aspekt. Die drei Module funktionieren nicht nur einzeln sehr benutzerfreundlich, sondern bilden auch zusammen ein klares Ganzes. Und das ist auch ein großer Vorteil für die Menschen in der Praxis. "Ob man nun ein Arbeitsdokument sucht, einen Bericht einsehen möchte oder einen technischen Defekt melden will: Man muss nur zu Zenya gehen. Das ist auch unseren Mitarbeitern sehr klar; sie wissen, dass sie sich für alles an Zenya wenden können."
Die Verbindung zwischen den Modulen sorgt außerdem für mehr Sicherheit und spart Zeit. Barbara: "Früher musste ich mir selbst Gedanken über das Versenden von Erinnerungen machen, aber das geschieht jetzt automatisch. Wir können dies sogar für jede Person individuell anpassen, was die Nachverfolgung viel einfacher macht."
Hanne fügt hinzu: "Für unser Qualitätssystem und die Arbeitsgruppen ist Zenya in der Tat ein großer Schritt nach vorn, was das Follow-up betrifft. Früher wurden die Maßnahmen in den Arbeitsgruppen festgelegt und dann aus den Augen verloren. Jetzt haben wir Aktionspläne für jede Arbeitsgruppe, und für jede Aktion gibt es eine verantwortliche Person. Die Idee ist, dass diese Person jeden Monat über den Stand der Maßnahme berichtet. Auf diese Weise haben wir einen viel besseren Einblick in die Arbeitspunkte.
Ob Sie einen Bericht einsehen oder einen technischen Defekt melden wollen: Sie müssen sich nur an Zenya wenden. Das ist auch für unsere Mitarbeiter sehr klar.
Hanne und Barbara haben noch viele Pläne für Zenya, wie z.B. den Ausbau des Beschwerde- und Vorfallsmanagements und die Nutzung der Kartei für ihr Gerätemanagement. Sie nehmen sich die Zeit, diese Maßnahmen selbst einzurichten. Und ist etwas nicht klar? Dann suchen sie in der Infoland nach einer Antwort.
"Wir können uns immer auf die Community verlassen", sagt Barbara. "Es ist sogar zu einem Automatismus geworden. Stoßen wir auf etwas? Dann schaue ich mich erst einmal in der Community um. Schließlich gibt es viele ähnliche Organisationen, die die gleichen Fragen haben wie wir. Es werden jeden Tag neue Dinge gepostet, das ist sehr hilfreich!"
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