Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
In einem klinischen Labor werden viele Tests durchgeführt. Es versteht sich von selbst, dass das Qualitätsmanagement hier von entscheidender Bedeutung ist - so auch im klinischen Labor der az Vesalius in Tongeren. Der klinische Biologe Bram Ngô und der Forschungsassistent Joris Comhair sind beide für die Qualität verantwortlich und erzählen mehr über das Innenleben des Labors.
Joris arbeitet seit Oktober letzten Jahres im Labor; Bram ist seit etwa sechs Jahren hier tätig. Als er anfing, wurde ihm als Qualitätsmanager die Aufgabe übertragen, alle Prozesse zu überprüfen. Da er das damalige Qualitätsmanagementsystem für relativ starr und altmodisch hielt, beschloss Bram, komplett Tabula rasa zu machen und auf ein neues System umzusteigen.
"An meinem vorherigen Arbeitsplatz haben wir bereits mit Iprova (jetzt Zenya) gearbeitet. Da ich damit sehr zufrieden war, habe ich mich erneut an Infoland gewandt. Ich war erstaunt zu erfahren, dass az Vesalius bereits im gesamten Krankenhaus mit der Software arbeitet. Somit hatten wir alle notwendigen Berechtigungen und Module, um unser eigenes Portal im Labor aufzubauen".
Mit den Modulen DOC und FLOW wollte Bram Zenya zunächst für das Dokumentenmanagement und die Meldung von Zwischenfällen innerhalb des Labors nutzen. Dann wurde Zenya CHECK hinzugefügt.
"Zenya DOC funktioniert sehr einfach", sagt Bram. "Die Suche nach Dokumenten ist viel bequemer als in unserem vorherigen System. Oben befindet sich eine Suchleiste, in die man Schlüsselwörter eingibt und relevante Suchergebnisse erhält. Das ist eine moderne Art der Suche, vergleichbar mit Google, und keine komplexe Ordnerstruktur, in der man herumwühlen muss".
Aber nicht nur die Suche ist in DOC einfacher. Auch die Eingabe von Dokumenten, insbesondere die Einstellungen für die gemeinsame Nutzung, ist viel praktischer. "Innerhalb eines Dokuments kann man angeben, wer welche Kapitel lesen darf. Früher mussten wir für jeden Zugang ein anderes Dokument erstellen, zum Beispiel eines für Krankenschwestern und eines für Wartungspersonal. Wenn sich etwas änderte, mussten wir daran denken, alle Versionen zu ändern. Jetzt können wir dank Zenya DOC nur noch an einer Version arbeiten.
Die Suche in Zenya DOC ist sehr einfach; es funktioniert ein bisschen wie Google. Also keine veraltete Ordnerstruktur mehr."
Zusätzlich zu Zenya DOC arbeitet das Labor mit Zenya FLOW als Berichtssystem. "FLOW bietet wirklich die größte und sichtbarste Verbesserung gegenüber unserem vorherigen System", sagt Bram. "Das Beste daran ist, dass man viele Dinge selbst erstellen kann, ohne eine Programmiersprache zu kennen. Keine Methode wird einem aufgezwungen. Wir können die Abläufe ganz so zusammenstellen, wie unser Labor damit arbeiten möchte.
Auf diese Weise konnten Bram und Joris ihr Meldesystem sehr zielgerichtet und praxisnah aufbauen, weshalb es jetzt so viel stärker genutzt wird. "Das vorherige System war für die Benutzer viel umständlicher. Sie mussten zum Beispiel wählen, ob es sich um einen Vorfallsbericht oder einen Vorschlag handelte, ein Schritt, der oft schief ging. Jetzt ist diese Unterteilung in das zugrunde liegende System integriert. Auf der Grundlage dynamischer Fragebögen geben die Benutzer automatisch einen Vorschlag oder eine Störungsmeldung ein".
Unser vorheriges System war sehr umständlich zu bedienen. Zenya FLOW ist viel einfacher. Dadurch erhalten wir jetzt viel mehr Berichte, und das ist schließlich das Ziel: Wir wollen wissen, was in den Betrieben vor sich geht."
Für die Durchführung von Audits und Lieferantenbewertungen nutzt das klinische Labor Zenya CHECK. "Für die Audits haben wir alle ISO-Normen von BELAC selbst in die Software aufgenommen. Bei jeder Norm kann man angeben, ob sie in Ordnung ist und geprüft wurde. Das Praktische daran ist, dass man daraus automatisch einen Bericht ziehen kann. So sieht man sofort, welche Normen z.B. für einen bestimmten Arbeitsplatz geprüft wurden und welche noch zu erledigen sind.
Jedes Jahr müssen auch die Laborlieferanten bewertet werden. Auch hier hilft Zenya CHECK , dies effizient zu tun. "Wir haben für jeden Lieferanten einen Fragebogen. Man kann jeder Frage eine Punktzahl zuweisen und die mit einer bestimmten Punktzahl verbundenen Maßnahmen festlegen. Weniger als drei Sterne bedeutet beispielsweise, dass eine Folgemaßnahme ergriffen werden muss, wie etwa die Kontaktaufnahme mit dem Lieferanten oder die Kündigung des Vertrags. Diese Nachricht wird automatisch an die richtige Person gesendet.
Das Praktischste an Zenya CHECK ist, dass man automatisch Berichte erstellen kann. Dafür muss man selbst kaum etwas tun."
Zenya CHECK hilft den Mitarbeitern auch, die Lieferantenbewertungen nicht zu vergessen. Das Labor hat die Fragebögen mit Aufgabenplänen verknüpft, so dass jedes Mal eine Benachrichtigung verschickt wird.
Diese Aufgabenpläne werden für alle Arten von Aufgaben verwendet und stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter im Labor weiß, was von ihm erwartet wird. "Wir wissen nie im Voraus, wer an welchem Arbeitsplatz sein wird. Deshalb haben wir Teams gebildet, die sich nach den Arbeitsplätzen richten, die wir haben. Wir haben jedem Team bestimmte Aufgaben zugewiesen, z. B. die regelmäßige Wartung eines Geräts. Die Person, die sich zu diesem Zeitpunkt an der Maschine befindet, erhält dann eine Benachrichtigung.
Nach Erledigung der Aufgabe kann diese abgehakt werden. Gibt es unerledigte Aufgaben, die ihr Datum überschritten haben? Dann erhalten die Qualitätsmanager automatisch eine Benachrichtigung.
Wir verwalten die Geräte im Labor über eine digitale Kartenbox. Wir können die Karten auch mit anderen Zenya verbinden, was sehr praktisch ist!"
Die Geräteverwaltung im Labor erfolgt über eine digitale Kartei, die zentral über Zenya verfügbar ist. Die verschiedenen Zenya können dann mit diesem Karteikasten verknüpft werden. "Wir können in dem elektronischen Karteikasten Karten pro Gerät anlegen. Wir wählen aus, welche Daten eingegeben werden müssen, und können die Karten in allen Zenya verwenden", sagt Bram. Für ihn ist das ein großer Vorteil der Software. So kann beispielsweise die Karte für ein bestimmtes Gerät mit einem Aufgabenplan für dessen Wartung verknüpft werden, und eine solche Karte kann auch in ein Dokument (z. B. ein Verfahren) integriert werden. Wenn ein neues Gerät hinzugefügt wird, erhält es außerdem sofort einen Platz in der Kartei.
"Kürzlich haben wir etwas Neues entdeckt, von dem ich wirklich begeistert bin", lacht Bram. "Man kann in Zenya für jedes Dokument und jede Karte einen QR-Code erzeugen lassen. Man kann den QR-Code ausdrucken und auf ein Gerät kleben, und wenn man den Code mit einem Tablet oder Smartphone scannt, erhält man sofort die richtigen Informationen, zum Beispiel über die Art der Anwendung."
"Wir haben auf zwei Geräten einen QR-Code angebracht und werden dies zweifellos weiter ausbauen. Wir haben auch damit begonnen, Anleitungsvideos für komplizierte Geräte zu erstellen, deren Funktionsweise schwieriger zu beschreiben ist. Zum Beispiel, wie man ein Gerät wartet, ein- und ausschaltet und öffnet. Visuell ist das oft viel anschaulicher und unterhaltsamer, und wir können auch wählen, wer das Dokument hinter dem QR-Code öffnen darf. Wir hätten nie gedacht, dass wir Zenya auf diese Weise nutzen würden.
Ich bin ein Fan des webbasierten Aspekts von Zenya: Ich kann mich überall einloggen, und das System ist immer auf dem neuesten Stand.
Bram berichtet kurz und bündig über die Einführung von Zenya. "Alles verlief reibungslos, da ich das System bereits von meinem vorherigen Arbeitgeber kannte. Im Vergleich zu anderen Tools ist Zenya wirklich sehr leistungsfähig. Joris fügt hinzu: "Wenn wir eine Frage oder ein technisches Problem haben, bekommen wir schnell die notwendige Unterstützung von Infoland. Selbst wenn wir Verbesserungsvorschläge haben, haben sie immer ein offenes Ohr und sehen, was sie tun können.
"Unser Kerngeschäft, das, was wir wirklich gerne tun, ist die Durchführung von Untersuchungen, die Meldung von Ergebnissen und die Information von Ärzten. All diese anderen Dinge sind sozusagen Pflicht. Aber dank Zenya werden diese zusätzlichen Aufgaben reibungslos und effizient erledigt. Ich bin auch ein echter Fan des webbasierten Aspekts von Zenya", sagt Bram. "Alles läuft in der Cloud, niemand muss separate Programme herunterladen. Ich kann mich auch von zu Hause aus mühelos einloggen, und die Aktualisierungen gehen immer ganz reibungslos vonstatten. Das System wird nie veraltet und ist immer auf dem neuesten Stand. Was soll ich sagen... Wir sind große Fans!"
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