Als Unternehmen der Lebensmittelbranche weiß CIRFOOD nur zu gut, wie wichtig es ist, kontinuierlich Qualität zu liefern. Mit 144 Standorten in Bildungseinrichtungen, Unternehmen wie KPN usw. ist der Überblick für Qualitätsmanager Jeroen Disseldorp besonders wichtig. Er erzählt uns gerne, wie Zenya dazu beiträgt.
"Als ich vor eineinhalb Jahren bei CIRFOOD anfing, hatte mein Vorgänger schon einiges an Vorarbeit geleistet. Er hatte bereits eine Auswahlliste von Softwarepaketen erstellt, die den Bedürfnissen und Anforderungen unserer Organisation entsprechen könnten", erklärt Jeroen.
"Ich war damals völlig frei in meiner Entscheidung. Das Wichtigste für mich war, dass das System mir einen einfachen Überblick verschaffen sollte. Bevor wir Zenya einsetzten, konnten wir zum Beispiel keine Berichte auf einfache Weise erstellen. Das musste sich meiner Meinung nach unbedingt ändern, denn nur so kann ich die Qualität in einer Organisation wie der unsrigen steuern", fuhr er fort.
Letztendlich fiel die Entscheidung auf die Software Zenya von Infoland. "Zenya deckt etwa 90-95% unserer Anforderungen ab und das ist wirklich gut. Wenn ich einen Punkt erwähnen muss, der mir nicht gefällt, dann ist es, dass es eigentlich zu viel kann für das, was wir im Moment brauchen. Aber wer weiß, vielleicht sage ich in der Zukunft: Wie schön, dass es das auch kann, also ist das sicher nicht negativ gemeint."
Von jeder Meldung erhalte ich ein Signal, damit ich feststellen kann, ob hier ein Follow-up erforderlich ist. Wir haben das in Zenya FLOW eingerichtet, und es funktioniert sehr gut."
"Derzeit nutzt CIRFOOD Zenya DOC , um Arbeitsabläufe und Standards wie ISO9001 und ISO14001 zu erfassen. Dies wird hauptsächlich in der Zentrale eingesetzt. Dabei war eine Anforderung, dass das Dokumentenmanagement gesichert ist, aber auch, dass niemand willkürlich Änderungen vornehmen kann. Zenya DOC ist die perfekte Lösung", so Jeroen.
Zenya FLOW wird für die Planung von Aufgaben und die Meldung von Vorfällen und Abweichungen eingesetzt. Die Mitarbeiter an den Standorten nutzen es zum Beispiel für regelmäßige Temperaturmessungen mit einem Workflow, aber auch für die Buchung von Lieferungen und die Meldung von Vorfällen im Rahmen der Lebensmittelsicherheit. All dies hilft bei der Einhaltung des HACCP-Konzepts.
Für die Meldung von Vorfällen wollte ich einen Workflow damit verknüpfen können, so dass eine Meldung nicht immer sofort bearbeitet werden muss. Ich erhalte zu jeder Meldung eine Benachrichtigung, so dass ich feststellen kann, ob hier ein Follow-up erforderlich ist. Das haben wir in Zenya FLOW eingerichtet, und es funktioniert sehr gut", so Jeroen weiter.
Ein Ordnerlayout in Zenya DOC nach Abteilung mit ISO-Zertifizierungen und Berichten.
Wenn es nicht rechtzeitig erledigt wird, erhalten sie automatisch eine Erinnerung. So muss ich mich nicht mehr selbst darum kümmern, es sei denn, die Aufgaben bleiben zu lange offen."
"Für mich und die Mitarbeiter vor Ort ist es schön, dass alle wichtigen, wiederkehrenden Aufgaben in Aufgabenplänen festgelegt wurden. Sie erhalten nun eine Benachrichtigung, dass sie etwas zu tun haben, z. B. die Temperatur messen, so dass sie es sofort tun können und danach sofort weiterarbeiten können. Wenn sie nicht rechtzeitig fertig werden, erhalten sie automatisch eine Erinnerung", erklärt Jeroen.
"So muss ich mich nicht mehr selbst darum kümmern, es sei denn, die Aufgaben bleiben zu lange offen. Die Berichte sind noch nicht alle so aufgebaut, wie ich es mir vorgestellt habe, aber die Tendenzen sind schon erkennbar. Es gibt zum Beispiel Standorte, an denen die Dinge oft erst am Freitagnachmittag erledigt werden, was bedeutet, dass es zu Abweichungen kommt, die erst später behoben werden können. Das ist etwas, was ich dann managen kann."
Eine Aufgabenübersicht in Zenya FLOW, die pro Standort bearbeitet werden kann.
"Jeroen sieht, dass die Mitarbeiter bereits mit der mobilen Version von Zenya zurechtkommen. Wenn sie die Temperatur messen müssen, nutzen sie einfach Zenya auf ihrem eigenen Smartphone, um dies sofort und an Ort und Stelle mitzuteilen", erklärt Jeroen. "Auch unsere FOODIES, externe Anbieter, die ihre Produkte an unseren Standorten anbieten, arbeiten mit Zenya und berichten von positiven Rückmeldungen."
Deshalb ist er jetzt dabei, ein Tablet pro Standort mit dem Zenya Capture App installiert. Er sieht den Vorteil für seine Niederlassung, mit der App Berichte zu erstellen und Aufgabenpläne zu verfolgen: "Eigentlich war das erst für Ende 2022 geplant, aber da wir in den letzten anderthalb Jahren die meiste Zeit geschlossen waren, konnten wir jetzt damit beginnen. Ein Vorteil einer besonderen Zeit."
Übermittlung von Temperaturbenachrichtigungen über die mobile App.
Die Berichterstattung erfolgt über die mobile App.
Wenn ich dank der Berichte bald den kompletten Überblick habe, wird das meine Arbeit sehr erleichtern."
Mit der Einführung der Zenya Capture App befindet sich Jeroen natürlich noch in der Implementierungsphase, aber die Standorte, die sie bereits nutzen, sind begeistert: "Sie finden sie sehr benutzerfreundlich und bemerken vor allem die Zeitersparnis durch diese Arbeitsweise."
Darüber hinaus arbeitet Jeroen noch an der Erstellung verschiedener Berichte: "Ein System wie Zenya sollte für Sie arbeiten, es sollte nicht zu einer administrativen Belastung werden. Wenn ich dank der Berichte bald den kompletten Überblick habe, wird das meine Arbeit sehr erleichtern. Und dann kann ich mich auf den Inhalt meiner Arbeit konzentrieren, anstatt auf die (administrativen) Randthemen."
Mit anderen Worten: Er optimiert weiter. Und dafür nimmt Jeroen dankbar die Unterstützung des Functional Management Desk von Infolandin Anspruch: "Ich hatte einen Assistenten, aber leider konnte er angesichts der Situation nicht bleiben. Und ich habe nicht die Zeit und das Wissen, um das alles selbst zu machen. Wie schön ist es also, dass ich euch anrufen kann, um mir dabei zu helfen?"
Für die Zukunft sieht Jeroen auch Möglichkeiten für iQualify zur Sicherung von Fachwissen. Er ist auch an Zenya CHECK interessiert. "Im Moment verwenden wir noch eine andere Software für das Auditmanagement, aber mein Ziel ist es, diese mit Zenya DOC und FLOW zu verschmelzen. Es ist natürlich sehr praktisch, wenn alles in einem einzigen System organisiert ist. Es macht es auch viel einfacher, die Einhaltung der Normen nachzuweisen."
Man kann mit Fug und Recht behaupten, dass Jeroen mit Zenya zufrieden ist und dass es ihm hilft, die Qualität bei CIRFOOD zu sichern und zu steigern. Qualität darf in der gesamten Organisation einfach nicht vergessen werden und steht jetzt immer an erster Stelle. Er würde es allerdings begrüßen, wenn mehr Organisationen in der Lebensmittelbranche damit arbeiten würden, da er sich in der Infoland Community manchmal etwas isoliert fühlt. Aber im Ernst, er sieht vor allem, dass es jeder Organisation helfen kann, die Qualität zu steigern und zu erhalten.
Die Broschüre über Zenya FLOW zeigt Ihnen, wie dieses leistungsstarke Vorfallsmanagementsystem eingesetzt werden kann, damit Ihre Organisation aus den Berichten lernen und Verbesserungsmaßnahmen umsetzen kann.
Kontaktieren Sie unsere Experten unverbindlich! Wir freuen uns auf ein Brainstorming mit Ihnen.
