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DB Cargo Belgium ist im Auftrag der Muttergesellschaft DB Cargo AG (Teil des Deutsche Bahn-Konzerns) für den Transport von Gütern auf der Schiene zuständig. Als sich 2018 die Notwendigkeit ergab, die Aktivitäten in Belgien zu erweitern, musste schnell gehandelt werden, um die erforderliche Zertifizierung zu erhalten.
Seit 2018 leitet Dries de Craemer die QHSE-Abteilung von DB Cargo Belgien. Um die Lizenz so schnell wie möglich zu erhalten und mit der Arbeit beginnen zu können, suchte er nach einer geeigneten Lösung, die über die traditionellen Systeme hinausgeht.
"Um in Belgien als Eisenbahnunternehmen tätig zu sein, muss man ein staatliches Zertifikat erhalten. Um dieses Zertifikat zu erhalten, muss man unter anderem nachweisen können, dass man tatsächlich für alles Verfahren, Dokumente, Handbücher usw. unterhält", sagt Dries. Unter Zeitdruck musste er eine Lösung finden, um seine Dokumentation so schnell wie möglich zu verwalten.
"Ich hatte keine Lust, unsere Dokumente auf herkömmliche Weise zu verwalten, auf Papier oder über SharePoint. Deshalb habe ich angefangen, mich online nach Dokumentenmanagementsystemen umzusehen. So bin ich zufällig auf Zenya DOC gestoßen."
Vor allem die YouTube-Videos mit Fallstudien von Kunden erregten sofort Dries' Aufmerksamkeit. "In diesen Videos wurde mir klar, dass Zenya DOC mehr ist als das typische Dokumentenmanagementsystem. Die begleitende Search app förderte die Interaktivität mit den Mitarbeitern vor Ort, was andere Anbieter nicht bieten konnten."
"Für uns ist es unglaublich wichtig, dass jeder in diesem Bereich schnell und einfach Zugang zu den richtigen Dokumenten hat. Die verschiedenen Arten von Dokumenten können in Zenya DOC nach Position kategorisiert werden, wobei jedes Dokument auch einen eigenen Farbcode hat."
Software-Administratoren bekommen alle Dokumente zu sehen, Endanwender nur die für sie relevanten Dokumente. Diese Klassifizierung nach Position gewährleistet, dass die Dokumentation übersichtlich und für jeden leicht einsehbar ist.
Administratoren können die in Zenya DOC freigegebenen Dokumente leicht ändern. Dries: "Da wir die Kontrolle über die Art der Informationen haben, die in der App erscheinen, können wir immer sicher sein, dass unsere Mitarbeiter die korrekten und neuesten Versionen einsehen."
Relativ bald nach Zenya DOC hat sich DB Cargo Belgien auch für das Modul Zenya FLOW entschieden. Dieses wurde speziell zur Unterstützung des Vorfallsmanagements am Arbeitsplatz mit Hilfe der Capture app entwickelt.
"Der Erfolg der Search app machte schnell klar, dass eine benutzerfreundliche App der richtige Weg ist, um die Menschen am Arbeitsplatz an Bord zu holen. Und das sehen wir auch bei der Capture app." Mit dieser App können Mitarbeiter sehr einfach Beschwerden, Arbeitsunfälle, Verbesserungsvorschläge oder unsichere Situationen an das Management melden.
"Außerdem können wir dank der App auch selbst auf Meldungen reagieren, was die Mitarbeiter zu schätzen wissen. Es motiviert sie, sich stärker für das Unternehmen zu engagieren und auch Probleme leichter zu melden."
Zenya macht die Dinge einfach und übersichtlich für die Anwender. Das bedeutet auch, dass es eher genutzt wird. Bei anderen Softwareanbietern haben wir diese signifikante Interaktivität mit den Mitarbeitern im Außendienst nicht gefunden."
"Einer der größten Vorteile der Zenya ist, dass wir jetzt mehr darüber wissen, was vor sich geht", fügt Dries hinzu. "Man kann auf effizientere Weise mit den Leuten vor Ort in Kontakt bleiben, auch wenn man sich nicht so oft sieht. Durch die Apps sind wir sicher, dass unsere Mitarbeiter über die richtigen Informationen verfügen und Berichte schnell weitergeben können. Außerdem sind die Mitarbeiter auch unglaublich zufrieden, was natürlich noch wichtiger ist."
Ein weiterer Vorteil ist die Benutzerfreundlichkeit der Anwendungen. Dries: "Mit der Software von Zenyakönnen wir bei Inspektionen wirklich einen guten Eindruck hinterlassen. Denn bei den jährlichen Audits und Sicherheitsinspektionen zählt nicht nur das, was auf dem Papier steht. Ein weiteres Plus ist, dass man nachweisen kann, dass der Ansatz am Arbeitsplatz relevant ist und dass man in eine Software investiert hat, die den Mitarbeitern die Teilnahme ermöglicht. Zenya hilft uns also, die Verpflichtungen eines Eisenbahnunternehmens in mehreren Bereichen zu erfüllen."
"Wenn Sie in der Lage sind, auf die Anliegen Ihrer Mitarbeiter zeitnah zu reagieren, werden Sie feststellen, dass diese auch selbst aufmerksamer gegenüber den Herausforderungen in Ihrem Unternehmen sind."
Eine einzige App, in der die Mitarbeiter so schnell wie möglich die richtigen Dokumente finden, und eine weitere App, mit der sie Vorfälle einfach melden können: ein einzigartiges Gesamtpaket, in dem Dries enorme Vorteile und Möglichkeiten sieht.
"Ich denke, wir nutzen jetzt etwa 70 % der Möglichkeiten, die Zenya uns bietet. Wir sind jedoch entschlossen, noch viel mehr davon zu nutzen. Dazu gehört auch, dass wir gerade dabei sind, neue Mitarbeiter über Zenya zu rekrutieren."
An dieser Stelle weist Dries darauf hin, dass sie selbst nicht bei Null anfangen mussten. Er las in einem Infoland über ein Unternehmen, das auf die gleichen Probleme wie DB Cargo Belgium stieß. Deren Onboarding-Flow wurde in dem Fall skizziert, und Dries und sein Team konnten ihre Software selbst erweitern.
"Das ist das Schöne an Zenya. Man erhält sozusagen ein modulares Produkt, das man selbst entwickeln kann. Ab und zu trifft man sich mit anderen Zenya , es werden Fälle erläutert und man kann Erfahrungen austauschen. Außerdem gibt es eine Online-Community, in der Sie Fragen stellen oder sich Beispiele von anderen Organisationen ansehen können. Und nicht zuletzt können wir immer auf die Berater von Infoland selbst zählen, wenn wir Hilfe oder Rat brauchen.
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