Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
Dichterbij ist für Menschen mit geistiger Behinderung und ihr Umfeld da. An einem Dichterbij-Wohn- oder Arbeitsort, zu Hause oder in der Schule bietet Dichterbij Unterstützung, Pflege und Behandlung. Seit Dezember setzt die Betreuungsorganisation Zenya für ein nachhaltiges Dokumentenmanagement ein. Die wichtigste Prämisse zu Beginn des Projekts war die Auffindbarkeit von Richtlinien: Die Mitarbeiter mussten in der Lage sein, schnell aktuelle Dokumente zu finden, um eine klientenzentrierte und sichere Pflege zu gewährleisten.
Lianne Soer - van Baal (Kommunikationsberaterin) und Henri Pijnappels (Projektleiter) erläutern, warum Zenya für sie bei der Suche nach einem benutzerfreundlichen Dokumentenmanagementsystem besonders interessant war. Dichterbij war auch einer der ersten Kunden, der eine Kampagne in Zenya BOOST einrichtete, um die Dokumentenmanager in der Organisation gezielt über das neue System zu informieren.
Das Dokumentenmanagementsystem unseres Kunden Dichterbij war stark veraltet. Was stimmte also nicht? Lianne: "Das System war technisch unzureichend und stellte ein Sicherheitsrisiko dar. Die Suchmaschine des alten Systems war unbrauchbar. Infolgedessen war es für die Mitarbeiter schwierig oder unmöglich, Informationen zu finden. Außerdem waren die Grundsatzdokumente im System nicht auf dem neuesten Stand und oft doppelt vorhanden.
"Das alte System war nicht mehr handhabbar - es handelte sich um eine On-Premise-Anwendung, die mit mehreren Updates im Rückstand war. Auch die interne Verwaltung war nicht gut geregelt", fügt Henri hinzu.
Dichterbij begann mit der Suche nach einem neuen System. Im Vorfeld des Projekts fand eine umfangreiche Umfrage statt, um die Anforderungen für das Auswahlverfahren zu ermitteln. Eine große Gruppe von Pflegekräften, Qualitätsbeauftragten und Content-Managern wurde zu ihren Wünschen und Ärgernissen beim Auffinden, Erstellen und Verwalten von Grundsatzdokumenten befragt.
Zenya wurde bei dieser Recherche schnell entdeckt. Henri: "Wir haben eine Demo für Zenya DOC angefordert. Zenya als SaaS-Anwendung war für uns eine logische Wahl. Es ist eine benutzerfreundliche Umgebung und lässt sich gut in unser derzeitiges soziales Intranet integrieren." Diese Integration in das Iris-Intranet war eine der Hauptanforderungen von Dichterbij. Es musste sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter alle benötigten Informationen in einer einzigen Umgebung abrufen können.
"Die Kollegen müssen davon ausgehen können, dass Informationen schnell gefunden werden können UND dass die Informationen aktuell sind, unabhängig davon, aus welchem System die Informationen stammen. Sie wollen nicht, dass drei verschiedene Versionen eines Dokuments im Umlauf sind", sagt Henri. Zenya hat dies erreicht, obwohl sich Lianne und Henri bewusst sind, dass es auch guter Vereinbarungen und Rahmenbedingungen bedarf. Lianne: "Wir haben diese Vereinbarungen jetzt getroffen. Denken Sie an die organisationsweite Vision des Informationsmanagements. Wie werden wir mit dem neuen System arbeiten? Wir haben die Prozessbeschreibung, die Aufgaben, die Rollen und die Verantwortlichkeiten in die neue Politik aufgenommen."
Unser altes Dokumentenmanagementsystem war nicht mehr handhabbar - es handelte sich um eine On-Premise-Anwendung, die mit mehreren Updates im Rückstand war. Auch die interne Verwaltung war nicht gut geregelt."
Das oberste Ziel von Zenya und den etablierten Frameworks ist es, dass die Mitarbeiter eine kundenorientierte und sichere Pflege leisten. Und obwohl die Dichterbij ihr neues Dokumentenmanagementsystem erst seit einigen Wochen im Einsatz hat, sind die internen Reaktionen bereits positiv. "Die Mitarbeiter finden die Software optisch ansprechend und sagen, sie sei einfach zu bedienen. Man kommt sofort ans Ziel", sagt Lianne.
Henri fügt hinzu: "Unsere Stärke ist definitiv auch die Integration mit Iris Intranet. Für uns ist diese Verbindung unverzichtbar, denn das Intranet ist die Homepage der Kollegen. Wenn sie etwas nachschlagen wollen, tun sie das direkt über das Intranet. Die Mitarbeiter merken gar nicht, dass sie in Zenya sind, obwohl es auch möglich ist, direkt über DOC zu suchen." Dichterbij hat Arbeitsanweisungen für die Suche nach Informationen in einem interaktiven Dokument in Zenya erstellt. Für die Mitarbeiter von Dichterbij spielt es also keine Rolle, wo sich eine Akte befindet - alles ist leicht zu finden.
"Was die Kollegen jetzt auch als Vorteil sehen, ist, dass man dem Dokumentenmanager einen Kommentar hinzufügen kann, wenn man etwas inhaltlich nicht versteht", sagt Lianne. "Man kann schnell sehen, wer für eine bestimmte Akte zuständig ist. Früher standen in den Dokumenten noch die Namen von Mitarbeitern, die schon länger nicht mehr im Dienst waren." Außerdem kann das Front Office jetzt Mitarbeitern, die nicht so gut mit digitalen Medien umgehen können, schnell helfen, indem es einen Link zu einem Dokument weitergibt. "Der Link verweist immer auf die richtige Version einer Datei. Wenn also ein Link ins Intranet gestellt wird, bleibt er immer auf dem neuesten Stand. Das ist ein großer Unterschied zu der alten Arbeitsweise!"
Derzeit nutzt Dichterbij das Modul DOC. Die Website Zenya Search app wird demnächst ebenfalls eingeführt. Dies ist eine praktische Lösung für Mitarbeiter, die nicht immer am PC arbeiten, aber regelmäßig auf Dokumente zugreifen müssen. Mit der App haben die Kollegen bald jederzeit Zugriff auf Dokumente, auch ohne Internetverbindung und wenn sie zum Beispiel unterwegs sind oder einen Kunden besuchen.
Mit Zenya BOOST startete Dichterbij eine erfolgreiche Kampagne für Dokumentenmanager. "Unser Infoland hat uns auf das neue Modul aufmerksam gemacht, mit dem wir große Gruppen von Mitarbeitern mit minimalem Aufwand erreichen können", sagt Lianne. "Wir haben im Vorfeld der Einführung eine Kampagne für die Dokumentenmanager gestartet, um sie auf DOC und die anstehenden Schulungen vorzubereiten." Dafür verwendete Dichterbij eine von Infoland bereitgestellte Kampagnenvorlage. Sie füllten diese einfach mit ihren eigenen Inhalten. Durch BOOST erhalten die Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum kleine Informationseinheiten (Microlearnings) per E-Mail, auf die sie dann in einer übersichtlichen Zeitleiste zur gesamten Kampagne durchklicken können.
"In meiner Rolle als Kommunikationsbeauftragte war ich anfangs etwas 'zögerlich', eine Kampagne in BOOST einzurichten, weil wir intern vereinbart haben, dass wir E-Mail nicht als Kommunikationsmittel verwenden", sagt Lianne. "Aber da wir den Dokumentenmanagern gezielte Informationen über Zenya zukommen lassen wollten, bei denen sie sich zu DOC durchklicken konnten, haben wir trotzdem eine Kampagne eingerichtet. Ich war positiv überrascht! Das Einrichten einer Kampagne in BOOST ist sehr einfach und unkompliziert".
Um die Dokumentenmanager auf das vorzubereiten, was auf sie zukommt, haben wir eine Kampagne in Zenya BOOST gestartet. Ich war positiv überrascht! Das Einrichten einer Kampagne in BOOST ist sehr einfach und unkompliziert".
Lianne und Henri gehen davon aus, dass sie Zenya BOOST häufiger einsetzen werden, um Informationen mit Dokumentenmanagern oder anderen Gruppen auszutauschen, zum Beispiel wenn die Search app eingeführt wird. Henri: "Das ist der nächste Schritt, die Einführung der App. Wir setzen die Einführung des Managementplans und seine Weiterentwicklung nun mit großem Engagement fort. Dokumentenmanagement ist ein fortlaufender Prozess. Wir sind sicher, dass wir mit Zenya auf dem richtigen Weg zu einem nachhaltigen Dokumentenmanagement sind."
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