Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
Nirgendwo sind Sicherheit und Qualität so wichtig wie im Gesundheitswesen. Darüber hinaus hat die COVID-Pandemie gezeigt, wie wichtig Flexibilität ist. Diese Erfahrung hat auch Johan Engels, ICT-Manager im Heilig-Hart-Krankenhaus in Lier, Belgien, gemacht. Hier hat die Digitalisierung im vergangenen Jahr an Dynamik gewonnen.
Johan begann seine Karriere im Gesundheitswesen als Krankenpfleger, aber als 2016 der Bedarf an Digitalisierung im Krankenhaus dringlich wurde, wechselte er zur IKT. Zunächst als Teamleiter Anwendungsmanagement. Hier lernte er die Zenya kennen. Seit dem1. März dieses Jahres hat er die Rolle des IKT-Managers übernommen. Inzwischen kennt er sich mit Zenya aus wie kein anderer.
"Vor 2016 wurde im Krankenhaus noch alles weitgehend auf Papier geführt", erklärt Johan. "Ab 2017 begann das digitale Bewusstsein zu wachsen, und auch die IKT-Dienstleistungen des Krankenhauses nahmen exponentiell zu. Um unsere Akkreditierung zu erhalten, mussten wir daher unter anderem nachweisen können, dass wir für alles Verfahren aufgezeichnet hatten." Aus diesem Grund suchten Johan und seine Kollegen nach einer effizienten Methode zur Verwaltung von Dokumenten und Vorfällen und wandten sich an Zenya.
Sie entschieden sich für Zenya DOC für das Dokumentenmanagement und Zenya FLOW für das Incident Management. "Danach ging alles ganz schnell. Zunächst besuchte uns Olivier von Infoland , um eine Schulung zu geben. Dann habe ich zusammen mit dem Anwendungsmanagement-Team das Projekt intern übernommen und wir haben es nach unseren Bedürfnissen erweitert."
"Aufgrund von COVID mussten sich unsere Mitarbeiter schnell an die App gewöhnen. Mittlerweile können sie nicht mehr ohne sie auskommen."
Wegen COVID mussten sich unsere Mitarbeiter schnell an die Nutzung der App gewöhnen. Mittlerweile können sie nicht mehr ohne sie auskommen."
"In einem Krankenhaus gibt es für alles Verfahren. Von der Verabreichung einer Injektion bis zur Implantation eines Herzschrittmachers - alles wird irgendwo dokumentiert." All diese Verfahren müssen natürlich für die richtigen Personen zugänglich und immer auf dem neuesten Stand sein. Ein flexibles Dokumentenmanagementsystem war daher von entscheidender Bedeutung.
"In Zenya DOC können wir Dokumente einfach selbst erstellen und bearbeiten. Besonders mit der Einführung von COVID hat sich dieses Tool für uns bewährt. Wir mussten plötzlich sehr schnell schalten, um alle Abläufe und Informationen, die die Mitarbeiter benötigten, in das System zu bringen. Am Anfang war es ein bisschen schnell und schmutzig, weil alles so schnell gehen musste, aber es hat funktioniert."
Mit der dazugehörigen Search app können Mitarbeiter Informationen ganz einfach auf ihrem Gerät abrufen und von zu Hause aus darauf zugreifen. "Derzeit sehen wir, dass das 'Corona-Tool' immer noch unter den Top 3 der am häufigsten konsultierten Dokumente in unserem Zenya DOC ist. Innerhalb eines Jahres haben sich die Mitarbeiter bei der Arbeit mit der Anwendung sehr gut eingelebt.
Neben Zenya DOC nutzt das Krankenhaus auch Zenya FLOW für sein Incident Management. "Das Meldesystem für Zwischenfälle ist sehr umfangreich", sagt Johan. "Von tatsächlichen Vorfällen bis hin zu Berichten über Aggressionen - wir können alles selbst mit einem Flow verknüpfen, so dass die richtigen Personen informiert werden. Diese wiederum können entscheiden, ob eine weitere Analyse erforderlich ist und welche Maßnahmen ergriffen werden sollten. Es kommt zum Beispiel vor, dass ein Vorfall bereits abgeschlossen wurde, obwohl jemand mit der Lösung nicht einverstanden ist. In solchen Fällen kann ich den Bericht ganz einfach wieder öffnen, so dass er weiter bearbeitet werden kann.
Johan führt erneut die Pandemie an, um den Nutzen von Zenya zu verdeutlichen. "Wir brauchten einen klaren Überblick über alle Krankheitsmeldungen im gesamten Krankenhaus, um zu wissen, welche Erkrankungen mit COVID zusammenhängen.
In Zenya FLOW konnten wir den Nutzern einige Fragen stellen, die mit einem Klick sowohl an die Pflegedienstleiter als auch an die Personalabteilung gesendet wurden." Auf diese Weise wurde schnell klar, wenn es in einer bestimmten Abteilung zu einer Häufung von Krankmeldungen kam, und es konnten umgehend Maßnahmen ergriffen werden.
"Gerade in der Akutphase war das für uns sehr wichtig, denn wir brauchten Sicherheit über den Einsatz unserer Ressourcen. Dank Zenya FLOW und der dazugehörigen Capture app konnten wir schnell umschalten. Manchmal bekamen wir eine Meldung aus dem Arbeitsbereich, dass in unserem Zenya FLOW etwas fehlte oder etwas nicht stimmte. Innerhalb weniger Tage konnten wir das Problem lösen, die Lösung demonstrieren und sie in Betrieb nehmen."
Im Grunde ist jeder Prozess in Zenya möglich. Und wenn man die Lösung nicht selbst sieht, kann man sich einfach an Infoland oder die Infoland Community wenden."
"Einer der großen Vorteile von Zenya ist, dass es ein sehr flexibles System ist. Während der Einführungsschulung wurden uns einige Grundlagen vermittelt, und uns wurde erklärt, was wir mit der Software tun können. Danach war es sozusagen mein Spielplatz", scherzt Johan. "Das ist das Tolle an Zenya. Wir können alles selbst bauen, Abläufe entwickeln und ausbauen. Wir sind nicht von Infoland abhängig, wenn es darum geht, Dinge anzupassen, was gerade in unserer Branche extrem wichtig ist."
"Darüber hinaus sind die kurzen Kommunikationswege mit Infoland ein echtes Plus. Wenn wir in Zenya nicht weiterkommen, können wir uns immer an sie wenden und schnell eine Lösung finden. Außerdem gibt es eine ganze Infoland , in der Tipps und Arbeitsmethoden ausgetauscht werden. - Wir können uns immer an unsere Kollegen wenden und sind so schon zu interessanten Erkenntnissen gekommen."
Schließlich ist laut Johan auch die Schnittstelle der Zenya von Bedeutung: "Das Aussehen ist ebenfalls wichtig. Ein modernes, frisch aussehendes Tool, das ist es, was der Endbenutzer sehen will. Und Zenya erfüllt dieses Bedürfnis perfekt. Im Moment sind wir noch nicht auf der neuesten Version von Zenya, in der wieder viele optische Optimierungen vorgenommen wurden. Dieses Update ist für November geplant. Wir haben auch die Möglichkeit, bestimmte Dinge zu personalisieren, wie zum Beispiel die Farben oder unser Logo."
"Um es kurz zu machen: Ich halte Zenya für ein großartiges Produkt. Und obwohl es nicht mehr ganz zu meiner derzeitigen Tätigkeit als IKT-Manager passt, benutze ich es immer noch gerne, um Dinge herauszufinden". Johan schließt ab.
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