Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
Zusammen mit 61 Hausarztpraxen hat Humo for GPs (früher bekannt als 'Care Group Synchronous') das Ziel, Patienten mit einer (chronischen) Krankheit die bestmögliche Versorgung zu bieten. Um dies zu erreichen, werden viele Vereinbarungen getroffen und Dokumente mit den verschiedenen Pflegekollegen ausgetauscht. Vor etwa zwei Jahren hatte die Pflegegruppe das Bedürfnis, dies auf eine effizientere Weise zu tun. Maartje Schmeits (Managerin für Prävention, Qualität und Fortbildung bei Humo für Allgemeinmediziner) erklärt, wie sie dazu zu Zenya gekommen sind.
Maartje ist innerhalb der Healthcare Group die Ansprechpartnerin für alles, was mit Zenya zu tun hat. Zusammen mit einem Kollegen hat sie den Implementierungsprozess im Jahr 2021 eingeleitet und führt ihn jetzt weiter.
"Es versteht sich von selbst, dass innerhalb unserer Pflegegruppe eine Menge Dokumente ausgetauscht werden. Früher geschah dies per E-Mail oder öffentlich über unsere Website, aber wir hatten das Gefühl, dass dies besser gemacht werden könnte. Es gab keinen klaren Überblick, und es waren oft veraltete Dokumente im Umlauf. Deshalb haben wir uns auf die Suche nach einem System zur Qualitätsverbesserung gemacht.
Nach einigen Recherchen stellte sich heraus, dass sowohl Hausarztpraxen als auch Krankenhäuser in der Region bereits mit Zenya arbeiteten. "Das schien uns ein großer Vorteil beim Austausch von Dokumenten untereinander zu sein. Die Entscheidung fiel also recht schnell", sagt Maartje.
Zunächst entschied sich der Gesundheitskonzern für Zenya DOC , um alle seine Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern und sie mit den Arztpraxen zu teilen. Maartje: "Wir haben in Zenya DOC DOC eine Ordnerstruktur mit all den Dingen angelegt, die Humo for GPs den Hausärzten erleichtert. Alle Informationen, die wir früher separat austauschten, sind dort enthalten. Wir teilen neue Informationen jetzt über Links zu diesen Ordnern und nicht mehr als Anhänge zu E-Mails."
Maartje ist der Meinung, dass der größte Mehrwert von Zenya DOC die Tatsache ist, dass alles an einem Ort gesammelt wird. Es ist jetzt viel einfacher, die gesamte Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten, so dass die Mitarbeiter der Arztpraxen immer über die neuesten Versionen verfügen. Wenn etwas nicht klar ist, können die Benutzer auch Kommentare hinzufügen, die dann sofort an die richtigen Personen weitergeleitet werden.
"Dank Zenya DOC können wir jetzt die Qualität unserer Arbeit sicherstellen", sagt Maartje. "Wir arbeiten auch viel mit einem Krankenhaus in unserer Region zusammen, das ebenfalls Zenya nutzt. Wenn sie wollen, dass wir ein Dokument mit unseren Hausärzten teilen, können sie der Administrator bleiben, während sich das Dokument in unserem System befindet. Auch auf diese Weise vermeiden wir Fehler."
Im nächsten Jahr will der Gesundheitskonzern noch einen Schritt weiter gehen, nämlich die Möglichkeit für Praxen, Dokumente aus ihrem eigenen Portal anderen Praxen zur Verfügung zu stellen. "Der Bedarf scheint ja da zu sein, vor allem für Protokolle zum Beispiel. Manchmal stellt eine Praxis fest, dass ihr noch Dinge fehlen, während eine andere Praxis sie bereits erfasst hat. Auf diese Weise können wir uns gegenseitig noch besser helfen."
Sie können Kontrolltermine festlegen und werden dann benachrichtigt, wenn Dinge überarbeitet und/oder geändert werden müssen. Das hilft uns, unsere Informationen aktuell zu halten."
Für die Dokumente, die zentral ausgetauscht werden, verwendet die Care Group auch das Zenya Search app. Auf diese Weise haben die Kollegen im Gesundheitswesen immer alle Dokumente zur Hand, auch wenn sie nicht an ihrem Computer sitzen.
Maartje: "Die Benutzer können sich in die App einloggen und sehen dann alle Informationen, die sie brauchen. Zum Beispiel gibt es einen separaten Ordner mit Terminen, die wir mit dem Krankenhaus haben, und für jeden Ordner haben wir ein Dokument mit häufig gestellten Fragen zu diesem Thema erstellt. In diesem Dokument gibt es Links zu den detaillierten Informationen. So bleibt alles übersichtlich."
Zusätzlich zu Zenya DOC bietet Humo den Hausärzten in ihren Praxen auch Zenya FLOW für die interne Meldung von Zwischenfällen an. Zwei Flows wurden zentral entwickelt: ein übersichtlicher und ein etwas umfangreicherer. So können die Praxen wählen, welcher Flow am besten zu ihnen passt.
Was Maartje an Zenya FLOW nützlich findet, sind die Berichte und Dashboards, die mit den Daten verknüpft sind. "Hausarztpraxen können diese leicht in ihre Teambesprechungen einbeziehen", sagt Maartje. "Im Moment macht Humo für Hausärzte selbst noch nichts mit diesen Daten, aber irgendwann scheint es für uns interessant zu sein, hier selbst nach allgemeinen Trends zu suchen; in welchem Bereich werden die meisten Vorfälle gemeldet und können wir als Gesundheitsgruppe dies vielleicht unterstützen."
Die Berichte von Zenya FLOW helfen Hausarztpraxen, den Finger am Puls der Zeit zu haben, wenn es um Zwischenfälle geht.
Schließlich hilft Zenya den Hausarztpraxen bei ihrer Akkreditierung. "Alle drei Jahre werden sie von der NPA geprüft, um ihre NHG-Akkreditierung aufrechtzuerhalten", sagt Maartje. "Mit Zenya können sie dem Prüfer leicht zeigen, dass ihre Protokolle auf dem neuesten Stand und gesichert sind." Es zeigt auch, dass die Hausarztpraxen der Qualitätsverbesserung Aufmerksamkeit schenken, was nur positiv ist.
Maartje blickt mit einem guten Gefühl auf die zwei Jahre zurück, in denen sie mit Zenya zusammengearbeitet haben. Am Anfang musste man erst einmal herausfinden, was machbar ist und was nicht, sagt sie. "Wir waren die erste Gesundheitsgruppe, die jeder Praxis ein eigenes Portal zuweisen wollte. Die Arbeitsweise war also nicht nur für uns, sondern auch für Infoland neu. Sie haben uns dabei tatkräftig unterstützt und waren immer bereit, mitzudenken. Auch jetzt können wir sie jederzeit kontaktieren, was sehr angenehm ist."
Welches ist der größte Mehrwert, den Zenya innerhalb der Gesundheitsgruppe geschaffen hat? "Dank Zenya ist die Zusammenarbeit zwischen allen Kollegen im Gesundheitswesen innerhalb unserer Gruppe viel besser und effizienter. Das kommt nur den Patienten zugute. Außerdem konnten wir unseren Hausarztpraxen individuell etwas anbieten, das ihre Arbeitsweise optimiert. So streben wir alle gemeinsam danach, den Patienten in unserer Region die beste Versorgung zu bieten", schließt Maartje.
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