Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
Das Imelda-Krankenhaus in Bonheiden, Belgien, ist ein zukunftsorientiertes regionales Krankenhaus, das eine umfassende Versorgung bietet. Täglich setzen sich 1 700 Mitarbeiter und 160 Ärzte dafür ein, Tausenden von Patienten eine sichere und hochwertige Versorgung zu bieten. Kristin Muller, die Qualitätsmanagerin, die für die krankenhausweite Qualitätspolitik verantwortlich ist, leitet ein engagiertes Kernteam. In diesem Kundenbericht berichtet sie von ihren Erfahrungen mit Zenya und den neuen KI-Funktionen in den Modulen Audit und Risikomanagement.
Im Imelda-Krankenhaus im belgischen Bonheiden engagieren sich täglich über 1.700 Mitarbeiter, 160 Ärzte und mehr als 100 Freiwillige für die Patientenversorgung. Jährlich finden rund 21.000 klassische Aufnahmen und 48.000 tagesklinische Einweisungen statt. Jährlich hat das Krankenhaus etwa 211.000 Konsultationen. Wie schaffen sie es, dass das alles reibungslos funktioniert und so viele Menschen eine hochwertige Versorgung erhalten? Mit engagierter Teamarbeit und den innovativsten Techniken. Für das Qualitäts- und Risikomanagement vertraut das Krankenhaus seit Jahren auf Zenya . Kristin Muller strukturiert und sichert dies in ihrer Rolle in einem sich schnell entwickelnden Gesundheitswesen.
Ursprünglich nutzte das Imelda Hospital Zenya für das Dokumentenmanagement. Heute arbeitet es mit allen Qualitätsmanagement-Modulen von Zenya, einschließlich der neuesten KI-Funktionen. Kristin sagt: "Die Qualitätssicherung ist für uns sehr wichtig, aber das Risikomanagement wurde anfangs ad hoc durchgeführt. Es gab kein übergreifendes System oder Verfahren. Audits? Die wurden hauptsächlich auf Papier oder in Excel durchgeführt. Sie können sich vorstellen, dass das sehr arbeitsintensiv war.
Dies musste geändert und effizienter gestaltet werden, und so begann Kristin mit der Suche nach einer besseren Lösung für das Audit- und Risikomanagement.Ein Grund dafür war, dass wir Akkreditierungen erhalten wollten. Das hat den Prozess zumindest beschleunigt", erklärt Kristin. Wir wollten strukturieren, wie wir Risiken identifizieren und verfolgen. Und auch die Audits mussten standardisiert werden. Nicht nur wegen der Akkreditierung, sondern vor allem, weil wir einen nachhaltigen Wandel wollten. An dieser Stelle kam Zenya ins Spiel, die Software, die das Krankenhaus bereits seit einiger Zeit unter anderem für die Dokumentenverwaltung verwendet.
Vor kurzem erhielten wir ein unangekündigtes Audit von der flämischen Regierung. Dank Zenya waren wir sofort in der Lage, alle relevanten Dokumente, Risikoanalysen und Verbesserungsmaßnahmen vorzulegen. Das gibt uns Vertrauen.'
Das Imelda-Krankenhaus hatte Zenya (damals iProva) bereits seit einiger Zeit im Einsatz. Wir hatten bereits Erfahrung mit den Modulen Dokumentenmanagement und Workflow-Management. Der Umstieg auf die SaaS-Version mit allen Zenya schien ein logischer nächster Schritt zu sein. Der Mehrwert lag nicht nur in der Software, sondern auch im Support und der Vision von Zenya", sagt Kristin.Man merkt, dass Zenya wirklich auf die Bedürfnisse von Qualitätsmanagern zugeschnitten ist.
Für das Risikomanagement und die Audits bedeutete Zenya einen echten Wendepunkt. Zuvor führte das Krankenhaus gelegentlich eine FMEA (Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse) oder eine Analyse der Medikamentenverteilung durch. Aber das blieben isolierte Projekte. Jetzt führen wir mit Zenya RISK ein konsequentes, krankenhausweites Risikomanagement durch. Jedes Team nimmt aktiv daran teil. Die Software erzwingt keine starren Regeln, sondern unterstützt uns in unserer Arbeitsweise. Das ist ein großer Unterschied zu anderen Systemen.'
Was das Imelda Hospital von vielen anderen Zenya unterscheidet, ist die aktive Nutzung von KI-Funktionen. Wir nutzen KI-Funktionen im Audit- und Risikomanagement-Modul. Bei Audits laden wir den Bericht und KI extrahiert dann automatisch Beobachtungen und Nichtkonformitäten. Sie erhalten sofort einen Vorschlag: Das sind Ihre Feststellungen, das sind die besten Praktiken. Danach müssen Sie nur noch prüfen.'
Kristin fährt fort: "Ich nenne es oft ein zusätzliches Paar Hände. Man wird dabei unterstützt, zu strukturieren, nachzuverfolgen und zu berichten. Das steigert sowohl die Qualität unserer Arbeit als auch unsere Arbeitszufriedenheit". Das Krankenhaus gewinnt auch Zeit, Zeit, die es in die Pflege statt in die Verwaltung investieren kann. Für Qualitätsmanager ist Zenya ein Wendepunkt.
In Kürze plant das Krankenhaus auch den Einsatz von Zenya AI Search innerhalb des Dokumentenmanagementsystems, um Dokumente schneller zu finden. Die neue KI-Suchfunktion wird uns dabei helfen, Protokolle und Richtlinien für Gesundheitsdienstleister schneller zugänglich zu machen. Das ist ein direkter Gewinn für die Sicherheit und Effizienz", sagt Kristin.
Kristin ist sich sicher:Zenya macht einen Unterschied. Wir haben jetzt alles an einem Ort: Dokumente, Audits, Fragebögen, Risiken, Vorfälle und Verbesserungsmaßnahmen. Alles ist miteinander verknüpft, so dass wir viel lernen und uns ständig verbessern können. Das Krankenhaus merkt dies auch bei unerwarteten Inspektionen. Kürzlich erhielten wir ein unangekündigtes Audit von der flämischen Regierung. Dank Zenya konnten wir sofort alle relevanten Dokumente, Risikoanalysen und Verbesserungsmaßnahmen vorlegen. Das gibt uns Zuversicht.
Darüber hinaus hilft die Software dabei, ergebnisorientiert zu arbeiten, eine Entwicklung, die für die Finanzierung des Gesundheitswesens immer wichtiger wird. Wir müssen in der Lage sein zu zeigen, was wir tun, warum wir es tun und was es bringt. Zenya hilft uns dabei, dies auf strukturierte Weise zu tun. Das System ist zu einem unverzichtbaren Bestandteil unseres Qualitätszyklus geworden.
Kristin betont auch, dass KI-Funktionen einen positiven Einfluss auf die Kultur haben. KI ermöglicht es uns, schneller zu arbeiten, aber KI ist auch objektiv. KI sieht Zusammenhänge, die wir selbst vielleicht übersehen haben. Das hilft uns, scharf zu bleiben und über eine Analyse hinaus zu denken.
Dank der KI-Funktionen in Zenya können wir uns auf eine bessere Versorgung der Patienten konzentrieren, den Verwaltungsdruck verringern und mehr Freude an unserer Arbeit haben.
Kristin muss nicht lange überlegen, warum sich auch andere Krankenhäuser für Zenya entscheiden sollten.Wir fühlen uns gehört. Wir haben jedes Jahr eine Evaluierungssitzung und einen festen Ansprechpartner, an den wir uns immer wenden können. Wenn unser Ansprechpartner keine Antwort weiß, können wir uns auch an den Helpdesk oder die Community von Zenyawenden. Oft suchen wir zuerst selbst in der Community nach einer Lösung, indem wir zum Beispiel einen Trainingskurs besuchen. Das ist für mich sehr wichtig bei einer Zusammenarbeit: das Gefühl, nicht allein zu sein.'
Dank Zenya arbeitet das Imelda Hospital effizienter und effektiver und kann sich besser auf das konzentrieren, worum es geht: gute Pflege. Kristin:Zenya unterstützt alle Bereiche unseres Qualitätsmanagements. Das sorgt für eine bessere interne Kommunikation, mehr Übersicht und mehr Ruhe in unserer Organisation.
Dennoch bleibt es eine Reise des Wandels und der Feinabstimmung. Nicht immer sind alle sofort an Bord. Es gibt 'Gläubige', eine große Mittelgruppe und ein paar Ewiggestrige, die nicht überzeugt sind. Aber wenn man immer wieder zeigt, was es bringt: Zeitersparnis, Einblicke und bessere Zusammenarbeit, wird die Unterstützung ganz natürlich wachsen.
Die Geschichte des Imelda Hospitals zeigt, wie leistungsfähig die Kombination aus Software, intelligenter KI-Unterstützung und intrinsischer Mitarbeitermotivation sein kann. Durch die Zentralisierung und Verknüpfung von Prozessen in einem System baut das Krankenhaus eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung auf. Zenya ist kein Allheilmittel, aber eine intelligente, zuverlässige Lösung für eine bessere Pflege.
Kristin zieht ein begeistertes Fazit:Zenya macht Qualitäts- und Risikomanagement greifbar und konkret. Die KI-Funktionen ermöglichen es uns, uns auf eine bessere Versorgung der Patienten, weniger Verwaltungsaufwand und mehr Arbeitszufriedenheit zu konzentrieren. Ich würde mich definitiv wieder für Zenya entscheiden.
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