Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
Seit 80 Jahren ist das belgische Familienunternehmen Kela Hat sich spezialisiert auf Herstellung und Vertrieb Human- und Tierarzneimittel. Heute hat das Unternehmen Niederlassungen in mehreren Ländern und beschäftigt rund 330 Mitarbeiter., und seine größten Märkte liegen in Europa, Asien und Afrika.
Stefan Langers ist die Geschäftsprozessmanager bei Kela. Axis Kela Effizienz, Konsistenz und Übersicht wurden immer wichtiger. kritisch für das Unternehmen. Vor ein paar Jahren, Stefandaher, startete ein Projekt zur Beschreibung und Optimierung aller Geschäftsprozesse innerhalb von Kela.
"Vor 3 Jahren haben wir nach einem Dokumentenmanagementsystem gesucht, in dem wir die Beschreibungen unserer Prozesse allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen können", sagt Stefan. "Durch Mundpropaganda sind wir auf Infoland gestoßen. Besonders interessant war für uns die Kombination von Zenya DOC mit dem Berichtssystem Zenya FLOW ."
Kela verwendet Zenya DOC unter anderem zur Verwaltung von SOPs (Arbeitsanweisungen für die Mitarbeiter in der Produktion), Sicherheitsanweisungen und Sicherheitsdatenblättern. "Der größte Vorteil von Zenya DOC ist, dass alle Genehmigungen elektronisch erfolgen. In der Vergangenheit wurde dies manuell erledigt, was manchmal sehr zeitaufwändig war."
Mittlerweile wurde ein Großteil aller Prozesse innerhalb von Kela bereits beschrieben. Jetzt geht es also hauptsächlich darum, diese Prozesse mit Zenya FLOW zu optimieren und teilweise zu automatisieren.
"Die GMP-Gesetzgebung in der pharmazeutischen Industrie schreibt vor, dass alle Abweichungen innerhalb eines bestimmten Prozesses gemeldet werden müssen", erklärt Stefan. "Dafür nutzen wir Zenya FLOW . Wird ein bestimmter Prozess anders durchgeführt als beschrieben? Dann ist es einfach, dies zu melden. Die Meldung erreicht dann unsere Qualitätsabteilung, die die Abweichung und ihre Auswirkungen bewertet."
Stefan und seine Kollegen haben bereits viele verschiedene Abläufe eingerichtet. "Um Änderungen an Geräten und Produkten zu beantragen, um einen Antrag auf Materialvernichtung zu stellen, für den Start neuer Mitarbeiter, für Arbeitsgenehmigungen, ... Wir bauen alle unsere Abläufe selbst auf und können Funktionen, Felder usw. nach Belieben hinzufügen."
Der größte Vorteil von Zenya DOC ist, dass alle Genehmigungen jetzt elektronisch und nicht mehr manuell erfolgen. Das spart uns viel Zeit."
Neben Zenya DOC und Zenya FLOW nutzt das Unternehmen auch Zenya CHECK zur Erstellung von internen Fragebögen. Diese Fragebögen werden bei Gemba-Walks eingesetzt.
"Ein Gemba-Walk ist ein Sicherheitsspaziergang innerhalb einer bestimmten Abteilung", sagt Stefan. "Während des Spaziergangs prüft das Managementteam verschiedene Punkte wie PSA, Brandschutz, Sauberkeit usw. anhand eines Fragebogens. Anschließend geben wir die Ergebnisse in Zenya CHECK ein, so dass ein Bericht erstellt werden kann. Auf diese Weise werden alle Fragebögen und Ergebnisse zentralisiert, und es ist in ganz Kela klar, wo Verbesserungen vorgenommen werden können."
Seit kurzem setzt das Unternehmen auch iQualify ein, ein Tool für E-Learning. "Wir überlegen noch, wie wir iQualify genau nutzen wollen, aber wir nutzen es bereits für interne Schulungen. Wir stellen die Schulungen selbst zusammen und fügen am Ende einen Test hinzu. Die Mitarbeiter können selbst entscheiden, wann sie die Informationen durchgehen und den Test ablegen."
"Der Vorteil ist, dass wir mit iQualify schnell eingreifen können, wenn wir feststellen, dass es Probleme mit einem bestimmten Prozess gibt. Wir stellen dann selbst einen Schulungskurs dazu zusammen und lassen die Mitarbeiter daran teilnehmen."
Stefan erklärt, dass es in der Vergangenheit nicht immer einfach war, alle Beteiligten zur gleichen Zeit an einen Tisch zu bekommen. Mit iQualify ist dies nun nicht mehr nötig. "Jeder hat ab und zu eine halbe Stunde Zeit, um eine kurze Schulung zu absolvieren. Außerdem bietet iQualify ein praktisches Dashboard, auf dem wir sehen können, wie viele Personen bereits an einer bestimmten Schulung teilgenommen haben und welche Ergebnisse sie erzielt haben."
Uns gefällt besonders die Flexibilität von Zenya. Hat einer unserer Mitarbeiter eine Bemerkung zu einem Ablauf? Kein Problem: Die Chancen stehen gut, dass wir uns selbst darum kümmern können."
Stefan und sein Team entwickeln alle Abläufe selbst, denken dabei aber immer an die Menschen, die sie nutzen müssen. "Das Feedback der Menschen ist leicht zu korrigieren. Aber wir wären nicht die Pharmabranche, wenn wir die Dinge nicht ein bisschen komplizierter machen würden", lacht Stefan. Deshalb kümmert sich das Unternehmen auch selbst um die Validierung aller Abläufe.
"Diese Validierung ist eine Anforderung des Gesetzgebers. Genau wie neue Geräte müssen auch neue Prozesse validiert werden, und wir müssen diese Validierung auch dokumentieren."
Für jeden neuen Prozess und jede Änderung wird zunächst ein Pflichtenheft erstellt, in dem genau beschrieben wird, was der Ablauf tun muss (z. B. eine Abweichung beschreiben, eine Änderung durchführen usw.). Anschließend wird der Ablauf getestet, alles dokumentiert und von verschiedenen Parteien genehmigt. Ist alles in Ordnung? Dann kann der Ablauf in der Produktionsumgebung verwendet werden.
"Die Einrichtung von Abläufen verläuft sehr reibungslos", sagt Stefan. "Und wenn wir auf Probleme stoßen oder Fragen haben, können wir uns an den Infoland wenden, der uns immer eine schnelle Antwort gibt.
Stefan besucht auch gerne die Infoland . "Ich schaue regelmäßig nach, ob es dort Anwender gibt, die die gleichen Fragen haben wie wir. Wenn Stefan in der Community interessante Themen sieht, kann er oder einer seiner Kollegen ganz einfach mit dem Aufbau eines bestimmten Ablaufs beginnen.
Darin sieht er die größte Stärke der Software. "Hat jemand eine Idee oder eine Bemerkung? Dann braucht er sie nur zu äußern. Die Chancen stehen gut, dass wir uns dann selbst an die Arbeit machen können."
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