Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
Papierformulare zur Meldung von Vorfällen und umständliches Dokumentenmanagement: das war die tägliche Realität, bevor De Waalboog (eine niederländische Altenpflegeeinrichtung) Zenya entdeckte. Dank Zenya haben sich die Prozesse rund um das Dokumentenmanagement und die Meldung von Vorfällen deutlich verbessert. Liesbeth Bögels, Beauftragte für Qualität und Sicherheit bei De Waalboog, berichtet in diesem Kundenbericht über ihre Erfahrungen und die Ergebnisse der Nutzung von Zenya .
De Waalboog ist für Menschen mit altersbedingten Problemen da. In der sensiblen Phase ihres Lebens bietet De Waalboog maßgeschneiderte Pflege, Behandlung, Begleitung und Beratung. Zu Hause (mit Waalboog Thuis und Nonna Reco) und für eine intensivere Pflege in einem der Pflegeheime oder im spezialisierten Pflege- und Behandlungszentrum, wenn das Leben zu Hause nicht mehr möglich ist. De Waalboog ist ein Kompetenzzentrum für Menschen mit Demenz und sehr schwerem Problemverhalten sowie für Menschen mit gerontopsychiatrischen Problemen.
Darüber hinaus arbeitet De Waalboog mit Bildungseinrichtungen an Schulungen für eine zukunftssichere Altenpflege. Wie Sie sich vorstellen können, ist es für eine Organisation mit mehr als 560 Pflegeplätzen und 1370 Mitarbeitern wichtig, dass die Prozesse reibungslos ablaufen.
Vor der Einführung von Zenya im Jahr 2016 wurde bei De Waalboog noch viel auf Papier gearbeitet, insbesondere bei der Registrierung und Meldung von Vorfällen. Liesbeth: "Vorfälle wurden manuell ausgefüllt, was zu Ineffizienz und mangelndem Einblick führte. Die Papierformulare mussten physisch zur Personalabteilung gebracht werden und wurden nur sporadisch ausgewertet. Das machte es schwierig, Trends und verbesserungswürdige Bereiche schnell zu erkennen.
Bevor die Organisation Zenya einsetzte, war auch die Verwaltung von Richtliniendokumenten und Protokollen umständlich. Die Mitarbeiter hatten Mühe, die richtige und aktuellste Version eines Dokuments zu finden. Dies führte zu Unsicherheiten und dem Risiko, veraltete Protokolle zu verwenden. De Waalboog nutzt Zenya seit 2016für das Dokumentenmanagement. Ende 2016 wurde auch das Modul zur Meldung von Vorfällen eingeführt.
Die Entscheidung für Zenya lag auf der Hand - wir haben positive Berichte gehört und gesehen, dass die Software im Bereich der (Alten-)Pflege weit verbreitet ist.
Die Wahl von Zenya lag auf der Hand", sagt Liesbeth.Wir haben positive Berichte gehört und gesehen, dass die Software in unserem Sektor weit verbreitet ist. Außerdem war es praktisch, dass wir das Dokumentenmanagementsystem um das Modul für das Vorfallsmanagement erweitern konnten. Mit der Einführung von Zenya hat De Waalboog sowohl den Prozess der Störungsmeldung als auch das Dokumentenmanagement digitalisiert.
Liesbeth: "Die Berichte werden jetzt automatisch erfasst und an die richtige Person weitergeleitet. Das spart Zeit und verhindert, dass Berichte in Vergessenheit geraten. Auch die vierteljährlichen Berichte haben sich verbessert. Früher mussten die Daten, wenn überhaupt, manuell erfasst und analysiert werden. Jetzt haben wir auf einen Blick Einblick in Trends, was uns hilft, politische Entscheidungen zu treffen.
Die Organisation arbeitet außerdem an einer weiteren Automatisierung mit einem BI-Tool, um die Analysen noch effizienter zu gestalten. Ein gutes Beispiel dafür, was Zenya uns gebracht hat, ist die Zunahme der gemeldeten Vorfälle. Das mag zunächst negativ klingen, aber es bedeutet, dass die Schwelle zur Meldung für die Kollegen viel niedriger geworden ist", sagt Liesbeth. Dadurch können wir schneller Maßnahmen ergreifen und Verbesserungen umsetzen.
Eine weitere große Verbesserung ist nach Ansicht von Liesbeth die Verwendung von interaktiven Dokumenten. Liesbeth: "Früher haben wir mit Prozessen in Visio gearbeitet. Das hat viel Zeit gekostet und war nicht immer benutzerfreundlich. Jetzt können wir die Prozesse auch viel einfacher in interaktiven Dokumenten darstellen, so dass die Mitarbeiter schnell die richtigen Informationen finden können.
Ein interaktives Dokument ist eine Funktion in Zenya DOC Modul, das es Organisationen ermöglicht, bestimmte Informationen schnell für Benutzer zugänglich zu machen. Um ein interaktives Dokument zu erstellen, braucht man keine technischen Kenntnisse. Jeder kann es tun. Im Waalboog können die Mitarbeiter über Kacheln im Intranet über Interaktive Dokumente leicht auf die richtigen Protokolle und Arbeitsanweisungen zugreifen.
Mit den Kacheln auf dem Startbildschirm versuche ich, herumzuspielen", sagt Liesbeth. Es geht darum, das richtige Gleichgewicht zu finden. Zu viele Kacheln verwirren, aber wenn es zu wenige Kacheln sind, wird es weniger zugänglich.
Wie erlebt Liesbeth die Zusammenarbeit mit Zenya? Sie weiß das sehr zu schätzen. Der Servicedesk reagiert schnell und bietet praktische Lösungen an. Neulich blieb ich zum Beispiel mit einem Skriptfehler beim Erstellen von Links hängen. Innerhalb kürzester Zeit bekam ich eine Antwort und das Problem war gelöst.'
Was Liesbeth ebenfalls gefällt, ist der enge Kontakt zu ihrer Ansprechpartnerin Agnieszka Bakowska (Customer Success Manager). Agnieszka nimmt wirklich Rücksicht auf unsere Bedürfnisse und gibt uns wertvolle Anregungen, wie wir Zenya optimal nutzen können. Ich habe nicht immer sofort Zeit, mich um alles zu kümmern, aber es ist schön zu wissen, dass der Support da ist, wenn wir ihn brauchen.
Die Software erleichtert nicht nur meine Arbeit, sondern sorgt letztlich auch dafür, dass wir unseren Kunden eine bessere Versorgung bieten können. Und genau darum geht es.'
De Waalboog hat große Pläne für die Zukunft. So würde Liesbeth am liebsten die vierteljährlichen Berichte mit Power BI vollständig automatisieren, damit jeder noch schneller einen Einblick in die Daten erhält. Dazu nutzt De Waalboog eine Verbindung zwischen Zenya und Power BI. Darüber hinaus sieht Liesbeth viele Möglichkeiten für KI im Dokumentenmanagement.
Liesbeth: "Wie cool wäre es, wenn KI uns bald dabei helfen könnte, Dokumente zu bereinigen und doppelte oder veraltete Protokolle zu erkennen? Das könnte für eine effiziente Aufräumaktion sorgen!'
Dank dieser Denkweise kann De Waalboog seine Pflegequalität weiter verbessern und seine Mitarbeiter mit den besten digitalen Tools unterstützen. Zenya hilft uns enorm dabei, den Überblick zu behalten und unsere Prozesse zu straffen. Ich kann ohne die Software nicht mehr leben - sie erleichtert nicht nur meine Arbeit, sondern sorgt letztlich auch dafür, dass wir unsere Kunden besser betreuen können. Und genau darum geht es", fasst Liesbeth zusammen.
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