Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
Der Trinkwasserversorger Oasen versorgt täglich 800.000 Verbraucher und Unternehmen im Osten Südhollands und im Südwesten Utrechts mit sicherem und sauberem Trinkwasser. Oasen nutzt Zenya für sein Dokumentenmanagement, die Erfassung von Prozessabläufen und für das Ereignis- und Risikomanagement. Oasen ist einer der ersten Kunden, der das aktualisierte RISK-Modul einsetzt.
Peter van der Vlies, Berater für Risikomanagement bei Oasen, erklärt, warum sich Oasen seit Jahren für Zenya entschieden hat und wie RISK das Risikomanagement der Organisation auf die nächste Stufe gebracht hat.
Niederlassung:
Mitarbeiter
200 – 500
Ende 2017 machten sich Peter und seine Kollegen auf die Suche nach einer Software, die sie bei der Erfassung von Abläufen und Dokumenten unterstützen sollte. Das damalige DMS war nicht mehr ausreichend. Es wurde ein benutzerfreundliches System benötigt, um bestimmte Arbeitsabläufe zu automatisieren und den Output von Geschäftsprozessen noch besser zu sichern.
Peter sagt: "Wir haben schnell festgestellt, dass es sehr viele Systeme für das Dokumentenmanagement gibt. Aber wir erweiterten den Anwendungsbereich: Es musste ein System sein, in dem wir auch Vorfallsberichte erfassen und verfolgen können und das uns auch beim Risikomanagement unterstützt. Wir haben viel gesehen, aber viele Systeme hielten nicht, was sie versprachen."
Am Ende blieben zwei Anbieter übrig, die sich an der Ausschreibung beteiligten. Infoland (Zenya Software) gewann die Ausschreibung. Eine der Anforderungen in der Ausschreibung war die Vereinfachung der Dokumentenverwaltung. Oasen setzt Zenya DOC bereits seit mehreren Jahren erfolgreich ein. Sie zeichnen auch Prozessabläufe auf, um sicherzustellen, dass die Dokumente korrekt verwaltet werden und die richtigen Personen mit ihnen in Verbindung treten können.
Was die Meldung von Zwischenfällen betrifft, so gab es auch innerhalb der Organisation zusätzlichen Bedarf. Früher meldeten die Techniker einen Vorfall oder eine gefährliche Situation an einem Standort in einem Meldesystem, das dann manuell in einem anderen Meldesystem erfasst wurde. Jetzt verwaltet Oasen dies mit Zenya FLOW. Der Grund, warum sich Oasen für Zenya entschieden hat Zenya bietet ein integriertes System für das Qualitäts- und Risikomanagement", erklärt Peter. "Ein System, das alle Anforderungen erfüllt, so dass es nicht zu einer Zersplitterung innerhalb der Organisation kommt. Das kommt der allgemeinen Benutzerfreundlichkeit zugute." Zusätzlich zu DOC und FLOW verwendet Oasen auch die Module CHECK und RISK.
Obwohl die Risiken zuvor auf Papier erfasst wurden, hatte ich keinerlei Überblick. Das hatte zur Folge, dass einige Risiken nicht weiterverfolgt wurden. Mit Zenya RISK habe ich dank klarer Berichte und übersichtlicher Dashboards mehr Kontrolle."
Oasen hat Zenya für sein Qualitäts- und Risikomanagement gekauft. Spulen wir ins Jahr 2024 vor: Peter und seine Kollegen arbeiten nun schon seit fast vier Jahren mit Zenya . Oasen ist einer der ersten Kunden, die unser aktualisiertes RISK-Modul zufriedenstellend nutzen. Peter sagt: "Im Jahr 2020 haben wir begonnen, strategische Risiken zu erfassen. Seitdem haben wir auch Risiken in Bezug auf Projekte und verschiedene Themen, wie z. B. Steuerrisiken, aufgenommen."
RISK wird somit für alle Arten von Risiken in der Organisation eingesetzt. "Eines unserer strategischen Ziele ist eine einwandfreie Trinkwasserversorgung. Der Klimawandel und die damit verbundene Trockenheit ist ein Risiko, das dieses Ziel gefährden könnte", sagt Peter. "Wir gewinnen unser Trinkwasser aus Ufergrundwasser durch eine Ufergrundwasserentnahme entlang des De Lek. Da es im Sommer immer trockener wird, dringt das Meerwasser immer weiter in das Land und damit in den Fluss ein. Das Salz, das dann in das Wasser gelangt, kann durch unsere normale Aufbereitung nicht entfernt werden. Wir haben dieses Risiko erfasst, damit wir rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen können. Zum Beispiel verwenden wir jetzt in einigen Kläranlagen eine andere Behandlungstechnik.
Oasen ist beispielsweise mit zahlreichen anderen Risiken konfrontiert. Man denke nur an das Eindringen von Arzneimittelrückständen in das Wasser oder an einen Sicherheitsvorfall, der die Kontinuität des Unternehmens und damit die Trinkwasserversorgung gefährden könnte. "Als Trinkwasserversorger sind wir für die niederländische Gesellschaft unverzichtbar. Das bedeutet, dass wir strenge Gesetze und Vorschriften einhalten müssen, wie das WBNI und bald auch das NIS2, um sicherzustellen, dass wir nicht Opfer von Cyberkriminalität werden und die Kontinuität unserer Organisation gewährleistet bleibt."
RISK wird aber auch für kleinere Risiken eingesetzt, zum Beispiel auf Projektebene. Bei Projekten kann es Risiken geben, die dazu führen, dass die Vorlaufzeit zu lang wird oder dass das Projekt nicht das liefert, was man von ihm erwartet. Peter ist derjenige, der Projektleiter und Projektmitglieder bei der Ermittlung der Risiken unterstützt und sie in Zenya erfasst. Benutzer, wie z. B. Projektleiter, haben Rechte für den Zugriff auf die Risiken in RISK.
Bevor Oasen über RISK verfügte, wurden die Risiken in verschiedenen Excel-Tabellen erfasst. "Obwohl die Risiken auf Papier erfasst waren, hatte ich keinen Überblick", sagt Peter. "Das hatte zur Folge, dass einige Risiken nicht weiterverfolgt wurden. Mit RISK habe ich viel mehr Kontrolle. Zum Beispiel beinhaltet ein Risiko bestimmte Kontrollmaßnahmen, die ich den Mitarbeitern zuweisen kann, und ich kann auswerten, ob sie befolgt werden."
Aber die Berichte und Dashboards bieten noch viel mehr Übersicht. Peter: "Ich kann jederzeit sehen, was vor sich geht und wie sich die Dinge entwickeln." Dank RISK kann Oasen bestehende Risiken für neue, ähnliche Projekte wiederverwenden. So wird beispielsweise regelmäßig die gleiche Art von Projekt an einem anderen Standort durchgeführt, wo die Risiken und Managementmaßnahmen übernommen werden können. "Wir müssen das Rad nicht immer wieder neu erfinden, alles ist in Zenya enthalten. Das funktioniert sehr einfach und spart uns eine Menge Zeit."
Oasen ist einer der ersten Infoland , der das aktualisierte RISK-Modul einsetzt. Hat das auf Anhieb reibungslos geklappt? Peter lacht. "Es war etwas gewöhnungsbedürftig und nicht alles funktionierte bei uns so gut wie bei der Vorgängerversion. Das habe ich meiner Kontaktperson und dem Produktentwicklungsteam mitgeteilt. Was mir an der Zusammenarbeit mit Infoland gefällt, ist, dass sie wirklich auf unser Feedback hören und die Software auf der Grundlage dieses Feedbacks angepasst haben", sagt er.
Die Möglichkeit, einem Kollegen Kontrollen zuzuweisen, ohne CHECK zu verwenden, ist eine große Verbesserung im neuen Modul für Oasen. Ebenso wie die grafische Darstellung von Risikoberichten und die aktive Signalisierung von Zenya an die Risikoeigner. "Der zuständige Kollege erhält dann eine E-Mail, in der er z.B. aufgefordert wird, ein Risiko zu bewerten, oder in der er darauf hingewiesen wird, dass die Frist für die Managementmaßnahme bald abläuft. Das ist ein Riesenfortschritt!"
Dank RISK hat sich das Engagement für das Risikomanagement verbessert. Jetzt sehen die Kollegen, was eine gute Risikoverfolgung und -überwachung ihnen bringt. Wenn zum Beispiel bei einem Projekt etwas schief geht, können sie es mit Zenya nachvollziehen und daraus lernen."
Die Kollegen waren bereits von der Software begeistert, aber durch die aktualisierte Version fühlen sich die Kollegen noch stärker in das Risikomanagement eingebunden. Dank RISK ist das Risikomanagement in der Organisation lebendiger geworden und die Mitarbeiter erkennen seine Bedeutung. Peter: "Die alten Excel-Tabellen fühlten sich für viele Mitarbeiter wie eine Verpflichtung an. Jetzt sehen sie, was eine gute Risikoverfolgung und -überwachung ihnen bringen kann. Wenn zum Beispiel bei einem Projekt etwas schief läuft, können sie es mit Zenya belegen und daraus lernen."
Peter empfiehlt anderen Organisationen, Zenya auch für das Risikomanagement einzusetzen. Es trägt zu dem Gefühl bei, dass dies nicht etwas ist, das einer einzelnen Person vorbehalten sein sollte, sondern der gesamten Organisation. Jeder kann jetzt die strategischen und operativen Risiken sehen. "Das ist es, was die Software so großartig macht: Die Kollegen können filtern, welche Risiken und die entsprechenden Kontrollmaßnahmen ihnen gehören. RISK hat der Kultur rund um das Risikomanagement einen großen Schub gegeben", schließt Peter.
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