Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
In Vorbereitung auf die Einführung der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR, 25. Mai 2018) suchte die Regionale Einrichtung für geschütztes Wohnen Kennemerland, Amstelland und Meerlanden (RIBW K/AM) nach einem einzigen integrierten System, um die GDPR zu erfüllen. Mit Infoland starteten sie ein Pilotprojekt. Und das mit Erfolg.
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Mitarbeiter
1001- 5000
Wenn Menschen mit geistiger oder psychiatrischer Gefährdung zu Ihren Kunden gehören, bedeutet das, dass Sie mit deren Privatsphäre äußerst vorsichtig umgehen müssen. Welche Informationen können Sie mit Sozialarbeitern in der Betreuungskette teilen? Wann brauchen Sie die Zustimmung des Klienten oder nicht? Welche Daten brauchen Sie wirklich, um eine angemessene Betreuung zu gewährleisten?
"Als Unternehmen wollen und müssen wir die Privatsphäre unserer Kunden schützen", sagt Katrijn Prins, Policy Officer for Quality. "In der Praxis tun wir dies so weit wie möglich in Absprache mit dem Kunden. Dennoch geht es oft auch um die Suche nach den Grenzen dessen, was erlaubt ist oder nicht. Vor allem in der Zusammenarbeit mit Dritten in der Pflegekette. Oder wenn der Klient ein Pflegevermeider ist und keine Erlaubnis gibt. Dann suchen wir nach anderen Grundlagen, um personenbezogene Daten verarbeiten zu dürfen."
Wie viele andere Organisationen wollte auch die RIBW K/AM ihre internen Datenschutzprozesse im Vorfeld der Einführung des GDPR-Gesetzes in Ordnung bringen. Auf Initiative der RIBW-Allianz gab sie eine Basismessung in Auftrag, aus der sich eine Reihe von Maßnahmen zur Verbesserung des Datenschutzes ergaben. "Hier muss man an Maßnahmen wie die Einrichtung eines Verarbeitungsverzeichnisses und die Festlegung besserer Richtlinien im Bereich des Datenschutzes denken. Zu diesem Zweck begannen wir mit der Suche nach einem System, das die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung gewährleisten kann. Ein System, mit dem wir uns schnell an die Arbeit machen konnten, um das Datenschutzgesetz bis zum 25. Mai 2018 einzuhalten oder zumindest zu zeigen, dass es uns ernst damit ist."
Die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung ist eine Suche nach dem, was erlaubt ist und was nicht. Wir können jetzt einfach und schnell nachweisen, dass wir GDPR-sicher sind."
Die RIBW K/AM arbeitete bereits mit einer Reihe von Zenya . Die Frage war daher, ob sie die vorhandene Software nutzen konnten, um den Geschäftsprozess so zu verbessern, dass er "GDPR-sicher" wurde. Es gab jedoch keine allgemeingültigen Antworten, so dass die Organisation ein Pilotprojekt mit Infoland startete. "Wir arbeiteten bereits mit den Modulen CHECK, DOC und FLOW, unter anderem zur Meldung von Vorfällen und zur Bearbeitung von Fragebögen. Um einen vollständigen Schutz der Privatsphäre zu gewährleisten, testeten wir zusätzlich das RISK-Modul mit einigen Add-Ons. Wir bevorzugten ein System, das nicht an eine Person gebunden ist, sondern von mehreren eingesehen und bearbeitet werden kann. Und wir wollten die Möglichkeit haben, die verschiedenen Module miteinander zu verknüpfen, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen."
Katrijn ist mit dem Ergebnis des Pilotprojekts zufrieden. Als Hauptverbesserungen sieht sie Übersicht, Benutzerfreundlichkeit und Griffigkeit der Prozesse. "Wir haben alle getesteten Add-ons gekauft. Wir arbeiten jetzt mit Zenya DOC, FLOW und CHECK, ergänzt durch einige Add-ons. Das hat uns gereicht, um ein integriertes System zur Einhaltung der DSGVO einzurichten.
Wir können schnell zwischen den verschiedenen Modulen wechseln. Bei Fragen, Beschwerden oder möglichen Überprüfungen können wir leicht nachweisen, dass wir alles richtig gemacht haben. Alles ist klar und aufschlussreich. Angenommen, es gibt eine Datenschutzverletzung, dann können wir schnell sehen, welche Anwendung betroffen ist, welche Parteien involviert sind und wen wir benachrichtigen müssen. Wenn jemand wissen möchte, ob der Schutz der Privatsphäre bei einem bestimmten Vorgang gewährleistet ist, gibt es einen direkten Link zu dem entsprechenden Dokument.
Wir haben auch mehr Kontrolle über die Prozesse. Aufgaben lassen sich problemlos einzelnen Personen zuweisen, so dass wir den Prozess überwachen und steuern können. Dieser Einblick ermöglicht es uns, Verbesserungen vorzunehmen.
Wir haben jetzt ein gutes Basissystem, das wirklich zu uns passt und das wir weiter ausbauen können.
Für beide Parteien war das Pilotprojekt eine Suche nach dem, was möglich war und was nicht. "Ich denke, wir sind wirklich an die Grenzen des Systems gestoßen und haben gemeinsam mit Infoland eine Lösung gefunden. Für uns war das System ein Anstoß, alles in einem Rutsch richtig zu erfassen. Wir haben jetzt ein gutes Basissystem, das wirklich zu uns passt und auf das wir weiter aufbauen können."
Jetzt, da das System so eingerichtet ist, wie es sein sollte, kann RIBW K/AM den nächsten Schritt tun. Nämlich die Organisation an Bord zu nehmen und die Prozesse weiter zu entwickeln. "Wir erstellen jetzt zum Beispiel Arbeitsanweisungen, führen für jede Prozessbeschreibung eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch, kommunizieren unseren Strategieplan und erklären, warum der Datenschutz und der verantwortungsvolle Umgang mit personenbezogenen Daten so wichtig sind."
Die Broschüre zu Zenya RISK zeigt, wie Sie mit dieser intelligenten Risikomanagement-Software Risiken besser erkennen und bewerten können.
Man lernt, indem man etwas tut, und das gilt sicherlich auch für dieses Pilotprojekt. Sowohl Infoland als auch RIBW K/AM haben eine Menge daraus gelernt. Katrijn ist daher gerne bereit, einige Tipps zu geben.
"Als Policy Officer war ich von Anfang an eng in das Projekt eingebunden. Ein wichtiger Vorteil dabei ist, dass ich bei Prozessänderungen und damit notwendigen Maßnahmen schnell die Verbindung zwischen Technik, Vorschriften und Praxis herstellen konnte. Man hat schneller die richtigen Leute an der richtigen Stelle, was die Umsetzung von Maßnahmen erleichtert. Auf diese Weise macht man gezielte Schläge im Prozess, was alles reibungsloser ablaufen lässt. Mein anderer Tipp ist: kreativ denken. Während des Pilotprojekts haben wir uns ständig gefragt: Wir wollen das, wie können wir das umsetzen? Denken Sie in Möglichkeiten und lassen Sie sich vor allem nicht von dem leiten, was möglich ist oder nicht möglich ist.
Kontaktieren Sie unsere Experten unverbindlich! Wir freuen uns auf ein Brainstorming mit Ihnen.
