In Krankenhäusern dreht sich vieles um Fortschritt. Neue Technologien, intelligentere Prozesse, bessere Versorgung. Doch manchmal liegen die größten Gewinne in etwas Kleinerem: einem wichtigen Formular, das immer noch auf Papier ausgefüllt und aufbewahrt wird. Eine Checkliste, die seit Jahren „einfach immer so“ ausgefüllt wird. Im Rode Kruis Ziekenhuis (RKZ) galt das Gleiche für die Krankenhausapotheke. Die Kontrollen im Medikamentenraum wurden noch immer manuell durchgeführt.
Bis eine einfache Frage gestellt wurde: Könnte man das nicht intelligenter lösen? Die Antwort lautete CHECK, das Fragebogen-Tool v Zenya. Havva Şahin, Projektapothekerin mit Schwerpunkt Qualität, erklärt, wie dieser Ansatz den Prozess vereinfacht und effizienter gemacht hat. „Seit Januar 2026 füllen wir die Checkliste für den Medikamentenraum in der Apotheke digital aus, direkt über das Logistik-Telefon.“
Das Rote-Kreuz-Krankenhaus ist ein einzigartiges Krankenhaus. Das mittelgroße Krankenhaus hat seinen Sitz seit 1927 in Beverwijk und zeichnet sich durch sein Verbrennungszentrum und seine Fachkompetenz im Bereich der Verbrennungsmedizin aus. Persönliche Betreuung und Qualität gehen Hand in Hand. Mit einem breiten Versorgungsspektrum und einer wichtigen regionalen Funktion arbeitet das Krankenhaus jeden Tag auf eine sichere, zuverlässige und zukunftsfähige Versorgung hin. Intelligente Unterstützungsprozesse sind dabei ein wesentlicher Bestandteil. Denn gute Versorgung beginnt nicht erst am Krankenbett. Sie beginnt auch hinter den Kulissen: in Systemen, Arbeitsmethoden und Qualitätskontrollen, die das medizinische Fachpersonal jeden Tag unterstützen.
Wie alle Krankenhäuser in den Niederlanden und Belgien arbeitete auch das RKZ bereits seit einiger Zeit mit „ Zenya “ zusammen. Das Krankenhaus nutzte bereits mehrere Module für Qualitätsmanagement, Dokumentenmanagement und Vorfallmeldung. „In der Krankenhausapotheke wurden die monatlichen Kontrollen der Medikamentenräume noch auf Papier durchgeführt“, erklärt Havva. Sie lacht: „Bequem und vertraut vielleicht, aber nicht mehr ganz zeitgemäß. Wir arbeiteten bereits weitgehend digital mit Zenya. Es schien schade, dass wiederkehrende Prozesse wie diese Kontrollen der Medikamentenräume immer noch auf Papier abliefen.“
Anstatt nach einem weiteren eigenständigen Tool zu suchen, prüfte Havva zunächst, was bereits vorhanden war, und fand eine Lösung, die intelligenter war als erwartet. Gemeinsam mit den internen Anwendungsadministratoren, die „ Zenya “ täglich verwalten, untersuchte sie, ob die Papier-Checkliste innerhalb der bestehenden „ Zenya “-Umgebung in einen digitalen Fragebogen umgewandelt werden könnte. Das war möglich – mithilfe von Zenya CHECK. Dabei handelt es sich um ein umfassendes Tool, mit dem sich eine Vielzahl von Fragebögen einfach erstellen lässt.
Die bisherige Checkliste in Papierform wurde digital neu gestaltet. Anschließend folgte ein Pilotprojekt mit einer Gruppe engagierter Mitarbeiter der Apotheke.
Havva: „Die Testgruppe berichtete, dass das Fragebogen-Tool sehr reibungslos funktionierte. Nach ein oder zwei Versuchen war die Bedienung sofort klar. Der Fragebogen war vertraut, einfach zu bedienen und direkt auf den Diensthandys zugänglich, die das Personal ohnehin schon bei seinen Rundgängen bei sich trug.“Ein großer Vorteil: Der Inhalt hat sich nicht geändert. Die Mitarbeiter arbeiten nach wie vor mit genau denselben Fragen und Kontrollen, nur eben nicht mehr auf Papier. „Deshalb verlief die Umstellung bemerkenswert reibungslos. Es hat sich nicht viel geändert, außer dass wir den Fragebogen nun digital ausfüllen.“ Und das brachte eine Reihe von Vorteilen mit sich.
Unsere Testgruppe berichtete, dass das Fragebogen-Tool sehr reibungslos funktionierte. Nach ein oder zwei Versuchen war die Bedienung sofort klar. Der Fragebogen war vertraut, einfach zu bedienen und direkt auf den Diensthandys zugänglich, die das Personal ohnehin schon während seiner Visiten bei sich trug.“
„Papier-Checklisten und Ausdrucke gehören der Vergangenheit an. Gerade bei Prozessen, die sich jeden Monat wiederholen, summieren sich diese Einsparungen schneller, als man denkt. Im Krankenhaus geht es nicht nur um Effizienz; wir wollen auch nachhaltig arbeiten.“
Die Geschichte des RKZ zeigt noch etwas anderes: Um intelligenter zu arbeiten, muss man nicht immer mit einem neuen System beginnen. Manchmal liegt die Lösung in der Software, die man bereits nutzt. Havva: „Da ‚ Zenya ‘ in unserer Organisation bereits weit verbreitet war, konnten wir schnell vorankommen. Keine zusätzliche Plattform, keine komplizierte Implementierung, keine Fragmentierung. Einfach eine Erweiterung innerhalb einer vertrauten Umgebung. Wenn Sie bereits Zenya nutzen, ist es beruhigend zu wissen, dass Sie Prozesse weiterhin innerhalb desselben Systems digitalisieren können.“
Viele Krankenhäuser arbeiten nach wie vor mit papierbasierten Kontrollen, eigenständigen Formularen oder fragmentierten Erfassungen. Insbesondere bei wiederkehrenden Kontrollen nimmt dies mehr Zeit in Anspruch, als man denkt. Prozesse wie diese eignen sich ideal für die Digitalisierung mit Zenya. Dazu gehören beispielsweise:
Havva äußert sich ebenfalls sehr positiv über die Zusammenarbeit mit Zenya. Innerhalb des Krankenhauses arbeiten mehrere Anwendungsadministratoren eng mit den Beratern von Zenya zusammen, die Ideen und Verbesserungsvorschläge einbringen. „Es ist großartig, dass sie gemeinsam Ideen entwickeln können. Wir prüfen gemeinsam mit Zenya , was möglich ist, und erarbeiten gemeinsam intelligente Lösungen“, erklärt Havva.
Diese Kombination aus praktischem Wissen und technischer Unterstützung sorgte dafür, dass die Kontrollen der Medikamentenräume schnell und erfolgreich digitalisiert wurden.
Nicht jede Verbesserung muss groß angelegt sein, um etwas zu bewirken. Für RKZ war die Umstellung von papierbasierten Checklisten für Medikamentenräume auf „ Zenya “ genau so ein kluger Schritt. Der Inhalt blieb derselbe, aber die Umsetzung wurde schneller, übersichtlicher und benutzerfreundlicher. Oder, wie Havva es ausdrückte: Warum etwas weiterhin auf Papier erledigen, wenn es einen intelligenteren Weg gibt?
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