Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
Das Wirbelsäulenzentrum ist seit 27 Jahren der Experte für die Behandlung von körperlichen Beschwerden, insbesondere von Rücken-, Becken- und Nackenschmerzen. Im Rahmen der ersten ISO-Zertifizierung baute das Rehabilitations- und Kompetenzzentrum ein Qualitätssystem auf. Nach und nach wuchs jedoch die Erkenntnis, dass das System nicht sehr angenehm funktionierte. Man suchte nach einer Alternative und landete bei Zenya. Barbara Koffijberg (Qualitätsberaterin und Business Controller) und Inge Ronchetti (Leiterin der Funktionsforschung) erzählen uns, wie sie Zenya heute im Wirbelsäulenzentrum anwenden und welche Auswirkungen es hat.
"Das Qualitätssystem, mit dem wir vorher gearbeitet haben, war eigentlich sehr langweilig", beginnt Barbara ihre Geschichte. "Es enthielt eine Übersicht, in der alle unsere Dokumente aufgelistet waren, von Arbeitsanweisungen über Formulare bis hin zu grundlegenden Informationen über die Organisation. Aber das System hatte keine Suchfunktion. Wer also ein Dokument suchte, musste sich durch alle Ordner wühlen oder uns fragen, wo das Dokument war."
Auch die Aktualisierung von Dokumenten war schwierig. Es gab einen Qualitätsbeauftragten, der die anderen Mitarbeiter dazu anhalten musste, die Dokumente, für die sie zuständig waren, zu aktualisieren. Diese Person musste alles nachverfolgen und dann auch dafür sorgen, dass die Dokumente rechtzeitig für die externen Audits im System waren.
"Diese Audits bedeuteten eine Menge Stress, sowohl für den Qualitätsbeauftragten als auch für die anderen Mitarbeiter", sagt Inge. "Wir fragten uns immer wieder: Werden die Dokumente rechtzeitig aktualisiert werden? Werden sie rechtzeitig im System sein? Werden es die neuesten Versionen sein?"
Das Wirbelsäulenzentrum arbeitete mit einem selbst konzipierten Meldesystem. Einige Meldungen wurden digital erstellt, andere kamen in Papierform - was viel manuelle Arbeit und damit Zeit kostete.
Zenya ist einfach zu verwalten und einfach zu bedienen. Ein Gewinn für die gesamte Organisation."
Kurz gesagt: Die alten Systeme verursachten viel Stress und Zeitverschwendung innerhalb der Organisation, und es könnte besser sein. "Unser Direktor kannte Zenya schon seit einiger Zeit aus den Labors der Krankenhauswelt. Er wusste auch, dass dieses System breit einsetzbar ist und häufig verwendet wird", sagt Barbara. Die Organisation entschied sich für Zenya DOC und Zenya FLOW: DOC, um alle Dokumente zu strukturieren, FLOW, um das Berichtswesen effizienter zu gestalten.
Inge: "Fast alle unsere Dokumente sind jetzt in Zenya. Wenn die Mitarbeiter etwas nachschlagen wollen, können sie dies sehr schnell über die praktische Suchfunktion tun. Denken Sie zum Beispiel an Physiotherapeuten, die gerade ihre Ausbildung beendet haben und schnell noch einmal eine Anleitung durchgehen wollen. Dass sie nicht mehr zu anderen Kollegen greifen müssen, um genau zu wissen, wo ein bestimmtes Dokument liegt, ist für alle eine effizientere und angenehmere Arbeitsweise."
Außerdem liegt die Verantwortung nicht mehr nur bei einer Person. Barbara erklärt: "Alle Dokumente sind in DOC gespeichert und man erhält eine Benachrichtigung, wenn ein Dokument überprüft werden muss. Das System sendet auch Erinnerungen aus. Das schafft Ruhe, Klarheit und Struktur in der gesamten Organisation."
Eine Vielzahl von Berichten kann dann wieder über FLOW erstellt werden. Barbara und Inge haben Workflows für IKT-Berichte, Datenverletzungen, Vorfälle, Reparaturen und Verbesserungsvorschläge erstellt. "Jeder kann jetzt ganz einfach einen Bericht erstellen", sagt Inge. "Man kann sogar schnell ein Foto mit dem Handy machen, es weiterleiten, und fertig! Dann erreichen die Berichte automatisch die zuständigen Personen."
Alle Fotos wurden von Rosely Mooren aufgenommen.
Außerdem entfällt die Notwendigkeit, beispielsweise neuen Mitarbeitern oder Auszubildenden separate Dokumente zukommen zu lassen. "Wir können jetzt ganz einfach Links zu Dokumenten mit anderen, auch externen Personen, teilen. Mit einem Login-Code können sie dann das Dokument in unserem System einsehen; ein und dieselbe Version für alle. Das spart viel Zeit und ist sehr viel benutzerfreundlicher."
"Darüber hinaus sind unsere Hauptdokumente viel kompakter geworden", fügt Inge hinzu. "Früher hatten wir manchmal Dokumente, die sehr lang waren. Jetzt stellen wir nur noch die grundlegenden Informationen in das Hauptdokument und verwenden aktive Links, um den Leser zu weiterführenden Informationen weiterzuleiten."
Das Wirbelsäulen- und Gelenkzentrum hat etwa 45 bis 50 Mitarbeiter. Obwohl die Organisation keine große Anzahl von Dokumenten oder Prozessen zu verwalten hat, sind die Vorteile der Zenya deutlich spürbar.
Barbara: "Es ist sehr angenehm, dass jetzt alles in einem Dachsystem ist. Zenya verschafft uns einen Überblick, gibt uns Struktur und Sicherheit. Indem wir das System selbst eingerichtet haben, haben wir auch unsere Arbeitsabläufe und Ordnerstruktur kritisch überprüft und weiter optimiert. Da wir nun mit Zenya vertraut sind, bekommen wir auch immer mehr Ideen, die Software einzusetzen. So haben wir zum Beispiel kürzlich ein Formular zur Durchführung von Bewertungen erstellt, einschließlich eines Workflows, der die entsprechenden Aktionen festlegt."
Infoland arbeitet intensiv am Kundenbeziehungsmanagement. Davon können viele andere Unternehmen lernen."
Barbara und Inge haben das System also ganz allein eingerichtet. Sie überlegten sich die Ordnerstruktur, den besten Aufbau der Arbeitsabläufe und vieles mehr. "Am Anfang war das manchmal schwierig", erklärt Inge. "Aber Infoland hat uns geholfen. Sie waren sehr geduldig und haben uns alles sehr genau erklärt. Ich schätze diese Beratung sehr. Und auch mit der Nachbetreuung bin ich zufrieden. Infoland ist sehr gut erreichbar, so dass wir immer schnell eine Antwort bekommen."
Schließlich bemerken Barbara und Inge die starke Anwendung von Infoland, um starke Beziehungen mit ihren Kunden zu pflegen. "Infoland arbeitet hart am Beziehungsmanagement mit den Kunden. Davon können viele andere Unternehmen lernen", sagt Barbara. "Sie helfen nicht nur bei der Einrichtung des Systems, sondern sorgen auch dafür, dass alles funktioniert und funktioniert bleibt.
Und wie sieht die Zukunft von Zenyainnerhalb des Spine & Joint Centre aus? "Wir wollen noch viel mehr aus DOC und FLOW herausholen", sagt Inge. "Am Ende dieses Jahres werden wir alle unsere HRM-Dokumente übertragen. Denn Zenya arbeitet einfach angenehmer als andere Systeme. Und auch unsere Mitarbeiter reagieren positiv darauf. Dann hat sich der Kreis ja geschlossen."
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