Intelligente Software für mehr Qualität im Gesundheitswesen.
Vom Boden zum Leben: Das ist der Slogan von Triferto, einem internationalen Großhändler für Mineraldünger. Mit mehreren Standorten in Belgien, Frankreich und den Niederlanden hat die Sicherheit für das Unternehmen oberste Priorität. Harold Krikke, Qualitätskoordinator bei Triferto, spricht darüber, wie sie Zenya FLOW und die Capture app zur Meldung von (Beinahe-)Vorfällen und unsicheren Situationen einsetzen - und wie sie Zenya sonst noch nutzen.
Sicherheit hat für Triferto oberste Priorität, aber es gab kaum Berichte von den Mitarbeitern am Arbeitsplatz. Das machte es schwierig, Verbesserungspotenziale zu erkennen. Um die Bereitschaft zur Berichterstattung zu erhöhen, wurden die Mitarbeiter aufgefordert, jedes Jahr eine Reihe von Berichten einzureichen, doch die Berichterstattung blieb mühsam.
Harold sagt: "Früher erfolgte die Registrierung von Berichten über ein Papierformular. Die Kollegen mussten es erst ausdrucken, ausfüllen, wieder einscannen und weiterschicken. Wir stellten jedoch fest, dass wir die Leute oft durch diesen ganzen Prozess jagen mussten, um sie dazu zu bringen, einen Bericht zu erstellen. Also begannen wir, nach einer effizienteren digitalen Interpretation des Meldesystems zu suchen."
Mit unserem vorherigen System erhielten wir kaum sechs Berichte in sechs Monaten. Mit Zenya sind es 123 in der gleichen Zeit!"
Durch einen neuen Kollegen, der Zenya (damals noch IProva) aus seiner früheren Tätigkeit kannte, kam Harold mit Infoland in Kontakt. "Im Februar 2023 hatten wir den ersten Kontakt mit Infoland. Ein Berater besuchte uns, hörte sich unsere Bedürfnisse an, und im April unterzeichneten wir den Vertrag, der die Module enthielt, die wir nutzen wollten."
Da die Erfassung von unsicheren Situationen und (Beinahe-)Zwischenfällen für Triferto am wichtigsten war, wurde das Modul Zenya FLOW eingeführt. "Wir haben an allen unseren Standorten ein Tablet mit der Capture app installiert und ein einziges Konto eingerichtet, über das die Meldung erfolgen kann. Wir haben das Formular so eingerichtet, dass die Mitarbeiter alle Details einfach ausfüllen und ein Foto hinzufügen können."
Was die Weiterverfolgung angeht, so setzen sich Harold und sein Kollege, der Manager of Operations ist, jede Woche zusammen, um neue und ausstehende Anrufe durchzugehen. "Wir haben den Ablauf so gestaltet, dass wir beide alle Anrufe perfekt bewältigen können, und es läuft super gut", sagt Harold.
Etwa drei Monate nach Unterzeichnung der Vereinbarung ging das neue Berichtssystem in Betrieb. Harold: "Wir haben uns sehr schnell entschieden. Wir waren alle begeistert und das System zahlt sich jetzt aus. Mit unserem vorherigen Berichtssystem haben wir in sechs Monaten kaum sechs Berichte erstellt. Seitdem wir mit Zenya FLOW arbeiten, also seit fast sechs Monaten, sind es bereits 123! Natürlich haben wir auch daran gearbeitet, mehr Bewusstsein für die Sicherheit zu schaffen, aber wir bekommen auch oft positive Rückmeldungen über das Meldesystem. Es ist sehr zugänglich und einfach, und diese Einfachheit veranlasst die Leute, eine Meldung zu machen."
In der Zwischenzeit arbeitet Triferto auch an der Entwicklung eines Ablaufs für Produktbeschwerden. "Wir hoffen, dass wir damit bald live gehen können", sagt Harold. "Es stecken etwas mehr Schritte dahinter als bei den Vorfallsberichten, aber ansonsten wird dieser Ablauf im Grunde gleich funktionieren. Die Idee dazu kam übrigens auch aus dem Arbeitsbereich selbst."
Als Triferto den Vertrag mit Infoland unterzeichnete, wusste das Unternehmen bereits, dass es auch seine Maschinen effizienter registrieren wollte. Aus diesem Grund haben sie sich auch für Zenya CHECK entschieden. Harold: "Sobald das Berichtssystem in FLOW in Betrieb war, begannen wir damit, unsere Maschinenregistrierung in CHECK einzurichten. Der Grund dafür war ein Verbesserungspunkt aus der ISO-Zertifizierung rund um die Wartung unserer Maschinen. Schließlich wurde dies noch nicht so genau erfasst, mit einer E-Mail hier oder einem Excel-Dokument dort."
In der Zwischenzeit ist die technische Abteilung von Triferto damit beschäftigt, ein Maschineninventar zu erstellen. Für jede Maschine wird ein Blatt in der Zenya angelegt. Automatisch wird für jede Maschine auch ein QR-Code generiert, der auf ein Etikett gedruckt und an der jeweiligen Maschine angebracht wird.
"Pro Maschine wollen wir alle nützlichen Daten in CHECK hinzufügen. Die Wartungshistorie, das Handbuch, das Herstellungsjahr, die Teile und so weiter. Wenn man den QR-Code auf einem Gerät mit der Assist-App scannt, werden all diese Informationen angezeigt. Im Moment nutzen wir CHECK also hauptsächlich als Wartungsprotokoll, aber in Zukunft möchten wir damit auch regelmäßige Wartungen mithilfe von Fragebögen planen."
Die Berichterstattung ist jetzt so einfach geworden: Die Mitarbeiter schnappen sich schnell das Tablet, machen ein Foto und schicken den Bericht ein. Es ist wirklich ein Kinderspiel.
"Wir werden auf jeden Fall auch mit Zenya DOC arbeiten", sagt Harold. "Diese Pläne sind noch nicht sehr konkret, aber ich werde sie bereits gemeinsam mit unserem Infoland aufstellen. Schließlich haben wir noch eine Reihe von Wünschen aus der Organisation, auf die FLOW, CHECK und DOC - oder eine Kombination davon - eine Antwort geben können. Außerdem ist die Software so gut vernetzt, dass man manchmal schneller als erwartet die nächsten Schritte macht. So haben wir in einem halben Jahr mit Zenya schon viel erreicht."
Ob Harold und sein Kollege all diese Module komplett selbst einrichten? "Es gibt zwar viele Dinge, die man selbst tun kann, aber es gibt auch Funktionen, die schwieriger sind, wenn man sie selbst einrichtet. Alle vierzehn Tage setze ich mich deshalb mit unserem Infoland zusammen. Es ist angenehm, jemanden zu haben, der sich wirklich mit der Software auskennt, und das tut unsere Beraterin ganz hervorragend. Sie kann Zenya sogar mit geschlossenen Augen programmieren", lacht Harold.
"Wenn ich Unternehmen einen letzten Tipp geben kann, dann den, sich mit Infoland zusammenzusetzen und ihre Anforderungen zu formulieren. Die Zenya Software Suite ist so vielseitig, dass es für jeden eine passende Hülle gibt."
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