Was macht man, wenn zwei Kollegen aus dem funktionalen und technischen Management ausfallen? So erging es dem Team von Alphons Homoet, Product Owner bei UMC Utrecht. Sein Team hilft den Mitarbeitern bei Fragen zu der krankenhausweit eingesetzten Zenya . Das UMC suchte jemanden, der ihnen schnell und effizient helfen konnte. Die Lösung? Sie kam von Zenya selbst in Form von Structural, Funktionsmanagement - eine der Geschäftslösungen, die Zenya seinen Kunden anbietet.
Früher verwaltete jede Abteilung des UMC Utrecht ihre eigenen Dokumente. Als der Bedarf an einem strukturierten Qualitätsmanagement wuchs, wandte sich das Krankenhaus an Zenya (damals iProva). Inzwischen nutzt das UMC die Module DOC, FLOW, RISK und AUDIT. Jede Abteilung hat nach wie vor ihr eigenes Portal, aber es ist in das Gesamtbild integriert und folgt klaren Richtlinien. Haben die Mitarbeiter Fragen zur Nutzung von Zenya? Dann können sie auf das Team von Alphons zählen.
"Vor etwa einem Jahr sind zwei Kollegen aus unserem Team ausgeschieden. Einer bekam intern eine andere Stelle, der andere ging in den Ruhestand", erklärt Alphons. "Dann mussten wir natürlich nach jemandem suchen, der schnell einsetzbar ist und uns vorübergehend unterstützt. Wir beschlossen, Zenya selbst zu fragen, und das mit Erfolg. Der Ball kam ins Rollen, und nicht viel später saßen wir mit Zenya am Tisch, um unsere Herausforderung zu besprechen. Wir wurden dann mit Koen Croonen, dem Functional Manager bei Zenya, in Kontakt gebracht."
Koen arbeitet derzeit 16 Stunden pro Woche als Funktionsadministrator im Team von Alphons, verteilt auf vier Tage. "Wir haben mit einer dreimonatigen Testphase begonnen. Das lief sehr gut, und auch bei Koen hat es sofort Klick gemacht. Bald beschlossen wir, weiter zusammenzuarbeiten." Alphons' Team arbeitet mit einem Ticketing-System, über das Fragen von Zenya im Krankenhaus eingehen, und bearbeitet diese Tickets nach einer agilen Methode. Das bedeutet, dass sie täglich ein kurzes Stand-up abhalten, um die Tagesordnung zu besprechen und die Tickets zu verteilen. Alphons: "Koen nimmt auch an diesen Meetings teil und macht sich dann selbstständig an die Arbeit. Er kontaktiert auch die Ticket-Meldenden - genau wie der Rest unseres Teams."
Wir brauchten jemanden mit fundierten Kenntnissen, der sofort einsatzbereit war. Der Functional Manager von Zenyanimmt seine Aufgaben selbständig wahr und ist ein Teil unseres Teams geworden."
Als einen der wichtigsten Vorteile des funktionalen Managements durch Zenya nennt Alphons die Kenntnisse von Koen. "Koen war sofort in unserem Team einsatzbereit, was wir wirklich brauchten. Da er sich so gut mit Zenya auskennt, haben wir in letzter Zeit schon viel gelernt, zum Beispiel über interaktive Dokumente. Wir wussten bereits, dass es sie gibt, aber sie anzuwenden ist etwas ganz anderes. Koen hat uns dabei gut angeleitet."
Alphons findet auch die kurzen Kommunikationswege mit Zenya selbst sehr angenehm. "Koen konzentriert sich hauptsächlich auf das funktionale Management. Aber wenn wir Fragen haben, die etwas technischer sind, kann er seine Kollegen um Rat fragen. Er arbeitet aus der Ferne und hat daher immer Kollegen von Zenya in der Nähe. So werden auch Fragen außerhalb des funktionalen Managements immer schnell beantwortet, was sehr angenehm ist."
Die kurzen Kommunikationswege mit Zenya selbst sind ein echter Mehrwert für die UMC. Wir bekommen auf jede Frage schnell eine Antwort."
"In manchen Monaten nimmt Koen bis zu 20 % unserer Kapazität in Anspruch", sagt Alphons. "Wir richten uns danach, dass wir immer maximal 10 Tickets offen haben und jedes Ticket innerhalb von fünf Tagen lösen. Dank der Hilfe von Koen bleibt unsere Arbeit überschaubar. Es bleibt nichts liegen, und die Durchlaufzeit ist kurz. Auch die funktionale Verwaltung ist optimal gesichert. Ohne Koen hätten wir es wahrscheinlich nicht geschafft."
Neben Ad-hoc-Tickets arbeitet Koen auch an umfangreicheren Projekten innerhalb des UMC Utrecht mit. Alphons: "Koen hilft uns auch bei der weiteren Entwicklung von Zenya. Wir haben zum Beispiel mehrere größere Probleme, die wir noch in Excel-Listen und ähnlichem haben, die wir aber in Zenya integrieren wollen. Koen hilft uns, darüber nachzudenken, wie wir solche Dinge am besten organisieren können. Inzwischen kennt er unsere Organisation sehr gut, was wiederum beim funktionalen Management hilft."
Dank des Funktionsmanagers von Zenyableiben unsere Aufgaben überschaubar und gut organisiert und die Durchlaufzeiten werden verkürzt."
Innerhalb des Alphons-Teams läuft derweil alles wie am Schnürchen. Das Funktionsmanagement wird daher in der nächsten Zeit auslaufen. Alphons möchte jedoch weiterhin auf das Wissen von Zenyazurückgreifen. "Wenn wir Koens Hilfe auf struktureller Basis nicht mehr benötigen, möchten wir alle ein bis zwei Monate einen Termin mit ihm vereinbaren. Auf diese Weise können wir Fragen sammeln, die wir dann zu einem vereinbarten Zeitpunkt mit ihm besprechen. Wir sind ohnehin sehr zufrieden mit dem Service von Zenya, also wollen wir das auch weiterhin tun."
Für diejenigen, die ein strukturelles Funktionsmanagement von Zenya erwerben möchten, hat Alphons noch zwei Tipps. "Verteilen Sie die Stunden, die Sie kaufen, auf verschiedene Tage; das funktioniert besser. Es ist also besser, halbe Tage statt ganzer Tage zu nehmen. Auf diese Weise kann der Funktionsmanager kontinuierlich in Ihrem Team rotieren."
Alphons empfiehlt außerdem, den Funktionsmanager in agile Ereignisse wie tägliche Stand-ups einzubeziehen. "Auf diese Weise wird diese Person auch zu einem echten Teil Ihres Teams und weiß, was in der Abteilung oder Organisation passiert."
Finden Sie heraus, wie Ihre Organisation vom Funktionsmanagement von Zenya profitieren kann, indem Sie sich mit uns in Verbindung setzen. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
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