Den bedste software til kvalitets- og risikostyring.Kvalitetspleje er kernen i Argos Zorggroups aktiviteter. Her spiller dokumentstyringssystemet en vigtig rolle. Systemet er den centrale informationskilde og understøtter kvalitetsstyring i hele den sundhedsfaglige enhed. Dette er en væsentlig komponent for at overholde de harmoniserede standarder for kvalitetsvurdering i ældreplejen.
Argos Zorggroep gik omkring 2008 fra en selvudviklet digital protokol til et fuldt udbygget kvalitetsstyringssystem.
Et nødvendigt skridt, fordi logbogen var alt andet end brugervenlig for medarbejderne. Det var meget kompliceret at administrere dokumenterne. Der var ingen søgefunktion, ingen signaleringsfunktion, når et dokument skulle opdateres, og ingen versionsstyring.
Kort sagt et ineffektivt system, som også øgede risikoen for fejl, fordi medarbejderne ikke kunne være sikre på, at de havde den seneste version af et dokument ved hånden.
Det var dog ikke hovedårsagen til at skifte til et solidt dokumenthåndteringssystem. Hovedårsagen var at opnå certificeringen for Harmoniseret kvalitetsvurdering.
“Som en sundhedsfaglig enhed var vi opsatte på at opfylde standarderne for Harmoniseret kvalitetsvurdering”, siger Gaby Theuns, strategisk rådgiver i bestyrelsen. “Dog har Harmoniseret kvalitetsvurdering specifikke krav til dokumenthåndtering og kontinuerlig læring. Hvis vi fortsatte med den protokollog, vi arbejdede med på det tidspunkt, ville vi absolut ikke kunne opnå certificeringen”.
Når man implementerer et nyt system, er det vigtigt at gøre det rigtigt første gang. Derfor opstillede Argos en række krav. Systemet skulle være tilgængeligt, logisk og nemt at forstå for medarbejderne, have en signaleringsfunktion, og det skulle være hurtigt og enkelt at finde og administrere dokumenter. “Af alle udbydere var det Zenyas system, der opfyldte alle vores krav”.
Det er et fuldt automatiseret system, der støtter os i at gennemføre processer korrekt. Hvis et dokument skal revideres, bliver dokumentansvarlig automatisk notificeret og kan anmode dokumentets forfatter om at opdatere det. Den endelige gennemgang og udgivelse af et dokument, som gør det tilgængeligt for alle, kan også planlægges automatisk.
Derudover sætter vi pris på, at vi kan tilføje links til dokumenter, hvilket skaber en klar forbindelse mellem forskellige informationer relateret til en handling eller et emne.
Zenya DOC er så effektivt som et moderne dokumenthåndteringssystem for Argos, at det nu er grundlaget for, at alle medarbejdere kan anmode om og modtage information. Alle protokoller og procedurer er nu samlet ét centralt sted. “Det er det centrale informationspunkt. Den generelle regel er: Hvis der er noget, du ikke ved, så slå det op i Zenya DOC.
Systemet er dermed fuldt integreret i vores enhed. Derudover danner det grundlag for alle vores standardiserede praksisser og handlinger. Manualen ligger direkte i DMS. Medarbejderne arbejder meget mere effektivt, og det minimerer risikoen for fejl”.
In addition to the package being very comprehensive, the support from Infoland is also optimal! Thanks to the system, we can continuously improve and keep the quality level high.”
“Zenya gør det også muligt at rapportere, registrere og analysere nærved-hændelser. Dette udgør en fremragende kilde til læring og forbedringer. Det giver indsigt i tendenser på både borger- og sundhedsfagligt niveau.
For eksempel viser en rapport, at der på bestemte dage, tidspunkter eller i specifikke afdelinger er en tydelig stigning eller nedgang i fald- eller medicineringshændelser. På den måde kan vi reagere hurtigt og foretage forbedringer.
Ændringerne i handlinger og protokoller implementeres derefter i det centrale dokumenthåndteringssystem, så de straks er tilgængelige for alle. På denne måde støtter systemet os i løbende at forbedre os og opretholde et fremragende kvalitetsniveau”.
Den kvalitet er afgørende for Argos. “Kvalitetsstyringssystemet repræsenterer uden tvivl en ekstra værdi. Ikke kun i den daglige praksis, men også for at opfylde kravene til Harmoniseret kvalitetsvurdering hvert år.
Vores politik for kvalitet og sikkerhed er en prioritet hele året rundt. Mange ting er allerede godt organiseret. Men en audit for Harmoniseret kvalitetsvurdering er en spændende proces. Når vi får at vide, at vi opfylder kravene og bevarer vores certificering, føler vi virkelig, at vores indsats bliver belønnet.
Zenya DOC-brochuren viser, hvordan et intelligent dokumenthåndteringssystem kan hjælpe jer med at arbejde hurtigere og mere effektivt.
Argos Zorggroep har nu arbejdet sammen med Zenya i over ti år. Et tilfredsstillende samarbejde, ifølge Theuns.
“Udover at Zenya-softwaren er meget omfattende, tilbyder Zenya optimal support. Vores kontaktpersoner kender os godt og er yderst kompetente på et teknisk niveau. De sparrer med os om, hvordan systemet kan opsættes så effektivt som muligt. Desuden kan vi indsende vores ønsker og krav til fællesskabet, så de kan inkluderes i fremtidige opdateringer. Det kan klart anbefales til sundhedsfaglige enheder, der leder efter et system, der støtter håndtering af dokumenter og gør dem bredt tilgængelige”.
Kontakt vores eksperter helt uforpligtende! Vi står klar til at sparre med jer.
