Den bedste software til kvalitets- og risikostyring.I 2023 registrerede det flamske Academic Hospital West hele 36.440 rapporter i Zenya. Siden 2010 har hospitalet med succes brugt Zenya til en bred vifte af processer – fra effektivisering af orlovsanmodninger til administrative opgaver som projektansøgninger, evaluering af leverandører og undersøgelser af patienter efter deres indlæggelse.
Andrei Hollevoet, der startede som ergoterapeut på hospitalet og nu er projektkoordinator for det Elektroniske Patientdossier (EPD), deler her hospitalets erfaringer med Zenya. Han fortæller, hvordan softwarens brede funktionaliteter hjælper hospitalet med at optimere arbejdsprocesser og understøtte samarbejdet på tværs af afdelinger.
General Hospital West (Academic Hospital West) er et regionalt hospital i Veurne i Vestflandern. Hospitalet ligger kun få kilometer fra Nordsøen og den franske grænse. Academic Hospital West tilbyder en lang række kvalitets- og patientorienterede behandlinger i samarbejde med førstehjælpsorganisationen i Belgien. Hospitalet har 234 godkendte sengepladser og beskæftiger omkring 700 mennesker, hvilket gør Academic Hospital West til den største arbejdsgiver i regionen.
Kvalitetsstyring og patientsikkerhed har altid været vores nøglepunkter på dagsordenen,” indleder Andrei sin fortælling. “For os betyder patientsikker pleje, at en patient ikke skal lide skade på grund af plejen eller gennem kontakten med plejesystemet. I 2010 ønskede vi at gribe dette mere proaktivt an ved hjælp af en systematisk tilgang. For fjorten år siden havde vi ikke en platform til at rapportere hændelser. Oplysningerne om hændelser blev opbevaret på mange forskellige steder, for eksempel i forskellige Excel-ark. Oplysningerne var ufuldstændige, ikke indsigtsfulde og ikke strukturerede. Det skulle gøres mere effektivt…
Zenya var den eneste software, der opfyldte vores krav: et integreret system, hvor vi kunne hente ensartede oplysninger om skader, der kunne være undgået.”
Kvalitetsafdelingen på Academic Hospital West indså, at der var brug for et nyt system til at forebygge og spore usikre situationer. Efter en undersøgelse i efteråret 2010 valgte Academic Hospital West, Zenya (dengang iProva).
Han forklarer: »Vi ledte efter et system, hvor vi kunne kortlægge alle processer, strukturer og procedurer i vores enhed. Implementering af et elektronisk hændelsesrapporteringssystem stod øverst på vores prioriteringsliste. Zenya var det eneste software, der opfyldte vores krav: et integreret system, hvor vi kunne hente ensartede oplysninger om skader, der kunne være undgået.
Et stort plus for hospitalet: På det tidspunkt havde Zenya en integration med International Classification of Patient Safety (ICPS), et rammeværk fra verdenssundhedsorganisationen med det formål at definere, harmonisere og gruppere koncepter for patientsikkerhed. Academic Hospital West bruger primært denne klassifikation til at sammenligne lignende typer af hændelser.
I mellemtiden har hospitalet indført Nexuzhealths elektroniske patientjournal (EPD) Clinical Workplace (KWS) og etableret en forbindelse til Zenya. Takket være denne forbindelse kan sygeplejersker og læger oprette en rapport om en hændelse i Zenya fra den centrale patientjournal. “Dataene fra journalen indsættes nu automatisk i Zenya-formularen,” siger Andrei. Dette sikrer øget driftseffektivitet, mindre administrativt arbejde for plejepersonalet, en forenklet rapporteringsproces og korrekt rapportering af hændelser og oprettelse af journaler.
Få leverandører er i stand til at løse akutte problemer inden for en dag… Men Infoland er i stand til at gøre det.”
En anden grund til, at Zenya skilte sig ud fra konkurrenterne i 2010, var muligheden for at designe ting selvstændigt i softwaren ud over de »normale« opgaver. Andrei: »Det gav os et godt perspektiv for en bred anvendelse af systemet i alle afdelinger.« Og denne brede tilgængelighed? Det har virkelig været en succes. Alle afdelinger på hospitalet bruger Zenya DOC og FLOW til at understøtte processer på forskellige områder.
Andrei: “I 2011 havde vi 125 registrerede rapporter i det gamle system. I 2023 var der 36.440, fordelt på flere hundrede rapporttyper. For eksempel rapporter om patientsikkerhed, men også rapporter om logistik, indkøb, menneskelige ressourcer, fakturaer og facility services.” Academic Hospital West er et fantastisk eksempel på, hvordan man kan bruge arbejdsgange i Zenya så effektivt som muligt, og hvordan Zenya kan bruges i hele enheden.
Får Andrei nogensinde positiv feedback fra slutbrugerne? Sygeplejerskerne siger primært, at det er nemt at klikke sig rundt mellem EPD’en og de forskellige Zenya-moduler, siger Andrei. Selv er han også stadig meget tilfreds med, at valget faldt på Zenya i 2010. Zenya har ikke kun gjort hospitalet mere effektivt og mere rapporteringsvilligt, men har også sikret, at hospitalet nu arbejder med en central platform, hvor alt hænger sammen.
Andrei: “Zenya tilbyder mange muligheder – du kan bygge moduler på modulbasis. Ønsker du at få alt ud af softwaren? Så ville det være klogt at investere nok tid i det. Det lyder måske negativt, men det er det ikke. Den tid, du investerer i en god organisation, vil blive tjent ind igen på et senere tidspunkt.”
Academic Hospital West er ikke kun tilfreds med Zenya, men har også været kunde i over 14 år, fordi de kan stole på folkene bag softwaren. Han logger regelmæssigt ind på Infoland-fællesskabet for at udveksle ideer og dele viden med andre hospitaler. “Få leverandører er i stand til at løse akutte problemer inden for en dag … men Infoland er i stand til at gøre det,” konkluderer Andrei.
Få at vide, hvordan din organisation kan drage fordel af at bruge Zenya. Bestil brochuren helt uforpligtende.
Du er velkommen til at kontakte vores eksperter. Vi vil med glæde hjælpe dig.
