Den bedste software til kvalitets- og risikostyring.DB Cargo Belgium er ansvarlig for transport af gods med jernbane på vegne af moderselskabet DB Cargo AG (en del af Deutsche Bahn-koncernen). Da der i 2018 opstod et behov for at udvide aktiviteterne i Belgien, måtte der hurtigt handles for at opnå den nødvendige certificering.
Lige siden 2018 har Dries de Craemer stået i spidsen for DB Cargo Belgiums QHSE-afdeling. For at opnå deres licens hurtigst muligt og komme i gang med arbejdet begyndte han at lede efter en passende løsning, der gik ud over de traditionelle systemer.
“For at drive virksomhed som jernbaneselskab i Belgien skal du have et certifikat fra staten. For at få dette certifikat skal man bl.a. kunne bevise, at man rent faktisk vedligeholder procedurer, dokumenter, manualer osv. for alting,” siger Dries. Under tidspres var han nødt til at finde en løsning til at administrere deres dokumentation så hurtigt som muligt.
“Jeg var ikke tryg ved at administrere vores dokumenter på den traditionelle måde, på papir eller via SharePoint. Derfor begyndte jeg at lede efter dokumentstyringssystemer online. Meget tilfældigt var det sådan, jeg fandt Zenya DOC.“
Især YouTube-videoerne med case studies fra kunderne fangede straks Dries’ opmærksomhed. “I de videoer blev det tydeligt for mig, at Zenya DOC er mere end det typiske dokumenthåndteringssystem. Den tilhørende Search-app fremmede interaktivitet med medarbejderne i marken, hvilket var noget, som andre leverandører ikke kunne tilbyde.”
“For os er det utroligt vigtigt, at alle i marken har hurtig og nem adgang til de rigtige dokumenter. De forskellige typer dokumenter kan kategoriseres efter position i Zenya DOC, som også har hver sin farvekode.”
Softwareadministratorer får adgang til alle dokumenter, mens slutbrugerne får kun adgang til de dokumenter, der er relevante for dem. Denne klassificering efter position sikrer, at dokumentationen er overskuelig og let for alle at konsultere.
Administratorer kan nemt ændre de dokumenter, der deles i Zenya DOC. Ifølge Dries: “Fordi vi har kontrol over den type oplysninger, der vises i appen, er vi altid sikre på, at vores medarbejdere konsulterer de korrekte, nyeste versioner.”
“Zenya gør tingene nemme og overskuelige for dem, der er i marken. Hvilket også betyder, at det er mere sandsynligt, at den bliver brugt. Vi fandt ikke denne betydelige interaktivitet med medarbejdere i marken hos andre softwareleverandører.”
Relativt kort tid efter Zenya DOC tilmeldte DB Cargo Belgium sig også Zenya FLOW-modulet. Dette blev udviklet specifikt til at understøtte hændelseshåndtering på arbejdspladsen ved hjælp af Capture-appen.
“Succesen med Search-appen gjorde det hurtigt klart, at en brugervenlig app er vejen til at få folk på arbejdspladsen med på vognen. Og vi ser det samme med Capture-appen.” Med denne app kan medarbejderne meget nemt rapportere klager, arbejdsulykker, ideer til forbedringer eller usikre situationer til ledelsen.
“Desuden kan vi takket være appen også selv reagere på rapporterne, og det er noget, som medarbejderne sætter pris på. Det motiverer dem til at være mere engagerede i virksomheden og også til at rapportere problemer lettere.”
“Hvis du er i stand til at reagere hurtigt på medarbejdernes bekymringer, vil du opleve, at de også selv er mere opmærksomme på udfordringerne i din virksomhed.”
En enkelt app, hvor medarbejderne finder de rigtige dokumenter hurtigst muligt, og en anden app, hvormed de nemt kan rapportere hændelser: Det er en unik alt-i-en-pakke, som Dries ser enorme fordele såvel som muligheder i.
“Jeg tror, at vi nu bruger ca. 70 % af de muligheder, som Zenya giver os. Vi er dog fast besluttet på at få meget mere ud af det. Det gælder bl.a. det faktum, at vi er i gang med at rekruttere nye medarbejdere via Zenya.”
På dette punkt påpeger Dries, at de ikke selv behøvede at starte fra bunden. Han læste i en kundecase fra Infoland om en virksomhed, der løb ind i de samme problemer som DB Cargo Belgium. Deres onboardingflow blev skitseret i casen, og Dries og hans team kunne selv udvide deres software.
“Det er det smukke ved Zenya. Du får så at sige et modulært produkt, som du selv kan udvikle. Med jævne mellemrum mødes man med andre Zenya-brugere, cases bliver forklaret, og man kan udveksle erfaringer. Derudover er der også et online fællesskab hvor man kan stille spørgsmål eller se på eksempler fra andre organisationer. Sidst men ikke mindst kan vi altid regne med konsulenterne fra Infoland selv for at få hjælp eller råd.”
Brochuren om Zenya DOC viser, hvordan du kan arbejde hurtigere ved at bruge et smart dokumenthåndteringssystem.
“Den største fordel ved Zenya-apps er, at vi nu ved mere om, hvad der foregår,” tilføjer Dries. “Man kan opretholde forbindelserne med folk i marken på en mere effektiv måde, selv om man ikke ser hinanden så ofte. Via apps er vi sikre på, at vores folk har de rigtige oplysninger, og at de hurtigt kan videregive rapporter. Desuden er medarbejderne også utroligt tilfredse, hvilket selvfølgelig er endnu vigtigere.”
At appsene er så brugervenlige giver også en anden fordel. Dries: “Med Zenyas software kan vi virkelig gøre et indtryk under inspektioner. Det skyldes, at det i forbindelse med de årlige revisioner og sikkerhedsinspektioner ikke kun er det, der står på papiret, der tæller. Et andet plus er, når man kan bevise, at ens tilgang er relevant på arbejdspladsen, og at man har investeret i software, der giver medarbejderne mulighed for at deltage. Zenya hjælper os derfor med at opfylde forpligtelserne som jernbaneselskab på flere områder.”
Tag kontakt til vores eksperter uden forpligtelser. Vi er glade for at tænke sammen med dig.
