Den bedste software til kvalitets- og risikostyring.For en organisation i fødevareindustrien med 150 fastansatte medarbejdere er en god kvalitetsstyring af stor betydning. Greenyard Fresh Netherlands‘ kvalitetsstyringsafdeling startede for mange år siden med at behandle oplysninger i løse Word-, Excel- og PDF-filer. Dengang kunne en kort søgning tage lang tid. For en hurtigt voksende organisation som Greenyard betød det, at det var på høje tid at finde en løsning.
Takket være Zenya, Infolands kvalitetsstyringssystem, har Greenyard endelig været i stand til at sige farvel til denne ineffektive æra. Dokumenthåndtering, kvalitetsprocesser og hændelseshåndtering er nu fuldt automatiseret. “Den er gennemsigtig og tilgængelig for alle. Vores QM-håndbog blev tidligere gemt som en PDF-fil på vores server. Ledelsen var i hænderne på én person. Derfor er det så vigtigt at kunne dele denne information med så mange kolleger som muligt,” siger Judith Prang fra QM-afdelingen hos Greenyard Fresh Netherlands. “Det blev derfor meget vanskeligt at administrere dokumenter og gennemføre en grundig kvalitetsstyring. Det er netop det, vi ønskede at forbedre.”
Logisk! Kvalitetsstyring er naturligvis grundlæggende for en virksomhed i fødevareindustrien. Et system, der kan forbedre og lette forvaltningen og overholdelsen af QM-håndbogen, er ikke kun ønskeligt, men nødvendigt. “Ideen var at dele ansvaret mellem flere kolleger med Zenyas hjælp. Desuden skulle det gøres lettere at administrere og ændre dokumenter.”
Ifølge Judith var det ikke svært at finde den rigtige udbyder: “Vi kontaktede flere virksomheder. Vores valg faldt i sidste ende på Infoland, fordi det både er en hollandsk virksomhed og en lokal virksomhed i vores område”.
Udsigten til høj kvalitet var også et stort trækplaster for Greenyard. “Infolands applikationer anvendes i vid udstrækning i sundhedssektoren, og her er kvalitet, sikkerhed og effektivitet naturligvis meget vigtige. Hvis Infoland kan klare dette godt i sundhedssektoren, kan man forvente, at det også kan anvendes godt i fødevareindustrien. Så et højt niveau af kvalitetsstyring i sundhedssektoren er et godt benchmark.”
Hvis organisationer ønsker at levere til detailhandelen, er det nødvendigt med en velorganiseret og dokumenteret kvalitetsafdeling. At have et lige så højt niveau af kvalitetsstyring som inden for sundhedssektoren er efter min mening et godt benchmark!”
Men selv med Zenya’s brugervenlighed synes Infoland stadig at skille sig ud fra konkurrenterne. “Systemet er komplekst, men fungerer i sidste ende meget nemt for slutbrugerne. Denne brugervenlighed er virkelig nødvendig for os, og det var en af de vigtigste grunde til, at vi valgte Zenya.
Desuden er det rart, at både Zenya DOC og Zenya FLOW passer godt sammen. Vi har også mulighed for at anvende et system til styring af den samlede kvalitet i vores virksomhed. På denne måde kan alle kvalitetsfacetterne faktisk betjenes på en brugervenlig måde.”
Greenyard Fresh Netherlands er stadig i gang med at udvide systemet inden for organisationen. Men jo større gruppen af brugere bliver, jo mere kompliceret kan det blive at levere information. Det er naturligvis ikke alle, der kan vide, hvad der sker i andre afdelinger. “Zenya-software gør denne vækst meget lettere. Vi behandler nemt kundeklager og hændelser i Zenya. Jeg er glad for, at vi samarbejder med Infoland. Kvalitetsstyringssystemet er nu meget mere gennemsigtigt for alle kolleger, og det er også meget lettere at finde oplysninger.” Eller som Judith selv udtrykker det: “Jeg vil bare ikke undvære den længere!”
Men ud over dokumentation går evalueringerne også meget hurtigere med det nyligt indførte kvalitetsstyringssystem: “Man trykker på en knap, og så er det klaret. Tidligere var vi nødt til manuelt at dokumentere evalueringer af kundeklager i f.eks. en Excel-fil, og det tog meget tid. Dette er ikke længere et problem. Vi vil nu også bruge Zenya, når vi f.eks. skal administrere kontrakter i andre afdelinger. På denne måde får lederen automatisk besked, når en kontrakt udløber. Det giver os igen mere plads til andre ting.”
For over 20 år siden var fødevareindustrien en meget anderledes sektor. Hvis organisationer i dag ønsker at levere til detailhandelen, er det nødvendigt med en velorganiseret og dokumenteret kvalitetsafdeling. Folk ser ikke længere kun på selve organisationen. I mellemtiden er hele kæden blevet undersøgt! Hvor kommer produktet fra? Opfylder den pågældende producent i Sydamerika eller Kina kravene fra en bestemt kunde? Med andre ord: kvalitet bliver simpelthen vigtigere og vigtigere. Så jeg vil også gerne anbefale Zenya-softwaren til andre Greenyard-virksomheder, så vi som en hel organisation kan få det bedste ud af kvalitetsstyring.”
Systemet er komplekst, men fungerer meget nemt for slutbrugerne. Jeg vil bare ikke undvære den længere!”
“Alt i alt er jeg meget tilfreds med Zenya kvalitetsstyringssoftware. Jeg vil simpelthen ikke undvære den længere! Forskellen mellem at arbejde i løse filer og Zenya er stor. Du har opbygget en struktur, og det gør det nemmere at søge end at gennemse løse mapper med separate filer. Især når du ikke er bekendt med et specifikt dokument. Du kan f.eks. blot skrive et ord ind i systemet, og så gennemgår systemet straks alle tekster, der indeholder dette ord. Resultatet: Du finder straks det dokument, du leder efter. Det er ikke kun nemt for mig, men også for alle andre medarbejdere“.
Tag kontakt til vores eksperter uden forpligtelser. Vi er glade for at tænke sammen med dig.
