Den bedste software til kvalitets- og risikostyring.Group Agapè er et fælles navn for tre plejecentre i Belgien: WZC Veilige Have (Aalter), WZC Zilverbos (Zelzate) og GAW De Lieve (Gent). For at gøre deres dokumenthåndtering mere effektiv og brugervenlig gik gruppen på jagt efter et nyt system. Via teamet hos RS health, en partner til Infoland, endte de hos Zenya, og projektet blev startet hos WZC Veilige Have.
De bruger nu softwaren på alle afdelinger og også til andre applikationer. Hanne Van de Steene (medarbejderdokumenthåndtering) og Barbara Mouton (medarbejder- og kvalitetskoordinator) fortæller om samarbejdet mellem Agapè, Infoland og RS health under dette vellykkede projekt.
Indtil for nylig opbevarede vi alle vores dokumenter på en server, organiseret i mapper, forklarer Barbara. “En af vores kolleger var kvalitetskoordinator og administrerede de forskellige mapper. Vi havde lavet en slags ABC, så medarbejderne kunne finde filer i mappestrukturen, men det fungerede ikke problemfrit. Vi indså også, at systemet næsten ikke blev brugt.”
Ikke alene var det svært at finde dokumenterne, forskellige (forældede) versioner af dokumenterne roterede på serveren, og vigtige filer blev ofte efterladt lokalt hos én person. Agapès team følte, at de kunne gøre det bedre og fik hjælp fra RS Health.
I øjeblikket bruger plejehjemmet Zenya FLOW og Zenya CHECK ud over Zenya DOC.
Fordi Zenya virkelig tilbyder en integreret historie, er vi fans af det. Når organisationer leder efter et softwaresystem, der kan støtte dem inden for kvalitetsområdet, ser vi altid på, om Zenya kunne være en mulighed her.”
Infoland samarbejder oftere med RS health. Denne organisation rådgiver, vejleder og støtter sundhedsorganisationer om kvalitet, strategi og forandring. Når de gør det, oplever de ofte, at organisationer leder efter et integreret system til at understøtte deres kvalitetshistorie. Via RS health lærte Barbara og Hanne softwaren at kende.
I starten var Zenya DOC især interessant for plejehjemmet, men takket være RS Healths vejledning opdagede de også Zenyas andre moduler og muligheder. Barbara: “Jeg tror, at da vi startede, vidste vi endnu ikke, hvad Zenya havde at tilbyde. For eksempel ville vi også gerne finde et system til at lave interne audits alligevel. Vi deltog i træning om dette hos RS health og fandt ud af, at Zenya også kunne hjælpe os med det.”
RS health er et ungt og dynamisk team af konsulenter, der tilbyder rådgivning, vejledning og støtte til sundhedsorganisationer om akkreditering og certificering, kvalitet og forandringsprocesser. RS health er en fast partner hos Infoland.
Zenya DOC er WZC’s nye dokumenthåndteringssystem. Det samler alle procedurer, arbejdsinstruktioner, rapporter, manualer og så videre. Men det er ikke alt.
Det gælder også for revisioner af procedurer. Zenya DOC gør det muligt at invitere folk fra værkstedsgulvet til at blive forfattere, så folk faktisk kan hjælpe med at skrive procedurerne. Og når vi får disse omskrevne eller nye procedurer gennemgået individuelt af teamcoaches eller relevante medarbejdere, sikrer vi, at alle er informeret, at det kan føres tilbage til teamet, og at de nye procedurer bliver fulgt.
Det første flow, som WZC skabte, var til tekniske rapporter. I dag er det stadig det største flow i systemet. “Hvis der opstår en teknisk fejl et eller andet sted på plejehjemmet, kan personalet nemt rapportere det via Zenya. Rapporterne når frem til den tekniske afdeling, og de ved med det samme, hvad der skal gøres. Det forhindrer også, at ting bliver rapporteret to gange,” siger Hanne.
At Zenya FLOW kan bruges til mange anvendelsesområder, er også tydeligt hos Agapè. For eksempel skaber det også et flow for opstart af nye medarbejdere. “Det skete stadig nogle gange, at der skulle oprettes logins eller badges på en ny kollegas første arbejdsdag. Det hører nu fortiden til. I det øjeblik en ny medarbejder bliver ansat, bliver data automatisk sendt til de afdelinger, der skal gøre noget. Så vi kan være sikre på, at alle de nødvendige ting bliver gjort, når en ny medarbejder starter.”
Derudover har teamet skabt flows til bl.a. fakturering af tekniske rapporter, sygemeldinger, whistleblowers og handlingsplaner for arbejdsgrupper. I fremtiden planlægger de også at forme deres håndtering af klager og hændelser i Zenya FLOW.
Oprindeligt vendte plejehjemmet sig mod Zenya CHECK for at styre sine interne audits. Det blev stadig gjort via papirspørgeskemaer, som teamet derefter indtastede manuelt i Excel. Nu opretter de spørgeskemaerne i Zenya CHECK.
“Når vi starter revisionen, kan vi nu sammenligne resultaterne side om side”, siger Barbara. “Før var vi nødt til at lægge alle Excel-filerne ved siden af hinanden og gå i gang med at pusle. Det behøver vi ikke nu, takket være de automatiske rapporter i Zenya. I Zenyas rapporter kan du forresten også filtrere meget tydeligt efter afdeling. Det sparer os alle en masse tid.”
WZC bruger også Zenya CHECK til at opnå Menso-kvalitetsmærket. “Menso-stigen består af forskellige præstationer, som vores organisation bliver vurderet på. Vi har tilføjet alle disse resultater til CHECK via frameworks. I starten af denne proces fik vi de relevante arbejdsgrupper til at score resultaterne for at se, hvor vi allerede er stærke, og hvor vi stadig kan forbedre os. Desuden kan vi nu perfekt se status for hver præstation. Den status kan vi så diskutere i styregruppen og arbejdsgrupperne.”
Hvad er det mest værdifulde ved Zenya? Ifølge Barbara er det det integrerede aspekt. Ikke alene er de tre moduler meget brugervenlige hver for sig, men tilsammen udgør de en klar helhed. Det er også en stor fordel for folk på værkstedsgulvet. “Uanset om du leder efter et arbejdsdokument, vil konsultere en rapport eller rapportere en teknisk fejl: Alt, hvad du skal gøre, er at gå til Zenya. Det er også meget tydeligt for vores medarbejdere; de ved, at de kan henvende sig til Zenya med alt.”
Derudover giver sammenkoblingen af modulerne også ro i sindet og sparer tid. Barbara: “Før skulle jeg selv tænke på at sende påmindelser, men det sker nu helt automatisk. Vi kan endda tilpasse det til hver enkelt person, hvilket gør opfølgningen meget nemmere.”
Hanne tilføjer: “For vores kvalitetssystem og vores arbejdsgrupper er Zenya virkelig et stort skridt fremad med hensyn til opfølgning. Tidligere blev handlinger listet i arbejdsgrupperne og derefter glemt. I dag har vi handlingsplaner for hver arbejdsgruppe, og hver handling har en ansvarlig person. Tanken er, at den person skal rapportere hver måned om status for handlingen. På den måde har vi en meget bedre forståelse af arbejdspunkterne.”
At konsultere en rapport eller rapportere en teknisk fejl: det kan alt sammen gøres via Zenya. Det er også meget overskueligt for vores medarbejdere.”
Hanne og Barbara har stadig mange planer for Zenya, herunder at udvide klage- og hændelseshåndteringen og bruge kortbakken til deres enhedsstyring. De tager sig god tid til at sætte disse tiltag op. Og hvis noget ikke er klart? Så leder de efter et svar i Infoland-fællesskabet.
Vi kan altid regne med fællesskabet, siger Barbara. “I mellemtiden er det endda blevet en automatisme. Er der for eksempel noget, der ikke fungerer? I så fald ville jeg først se mig omkring i fællesskabet. Der er trods alt mange lignende organisationer med de samme spørgsmål som os. Der bliver postet nye ting hver dag, og det er en stor hjælp!”
Få at vide, hvordan din organisation kan drage fordel af at bruge Zenya. Bestil brochuren helt uforpligtende.
Tag kontakt til vores eksperter uden forpligtelser. Vi er glade for at tænke sammen med dig.
