Den bedste software til kvalitets- og risikostyring.Intet sted er sikkerhed og kvalitet vigtigere end i sundhedssektoren. COVID-pandemien har også vist, hvor vigtig fleksibilitet er. Det har Johan Engels, IT-leder hos Heilig Hartziekenhuis i Lier, også lært. Digitaliseringen har fået et utroligt momentum her i de seneste år.
Johan startede sin karriere i sundhedsvæsenet som sygeplejerske, men da behovet for digitalisering opstod på hospitalet i 2016, skiftede han til IT. Først som teamleder inden for applikationsstyring, hvor han lærte Zenya-softwaren at kende, og siden 1. marts i år som IT-leder. Han kender nu Zenya som ingen anden.
“Før 2016 blev alt på hospitalet stadig stort set registreret på papir”, forklarer Johan. “Fra 2017 begyndte den digitale bevidsthed at vokse, og hospitalets IT-service voksede også eksponentielt. For at få vores akkreditering skulle vi blandt andet kunne vise, at vi havde etableret procedurer for alt.” Johan og hans kolleger satte sig derfor for at finde en effektiv metode til at håndtere dokumenter og hændelser og endte med Zenya.
De valgte Zenya DOC til dokumenthåndtering og Zenya FLOW til hændelseshåndtering. “Derefter gik det hele meget hurtigt. Olivier fra Infoland kom for at give undervisning. Derefter overtog jeg projektet internt med applikationsstyringsteamet, og vi udvidede det derfra ifølge vores behov.”
På grund af COVID skulle vores folk hurtigt vænne sig til at bruge appen. Nu kan de ikke leve uden.”
“På et hospital er der virkelig en procedure for alt. Alt er skrevet ned et eller andet sted – fra at give en indsprøjtning til at indoperere en pacemaker.” Alle disse procedurer skal selvfølgelig være tilgængelige for de rette personer og altid være opdaterede. Et fleksibelt dokumenthåndteringssystem var derfor meget vigtigt for hospitalspolitikken.
“I Zenya DOC kan vi selv oprette og ændre dokumenter meget nemt. Især med introduktionen af COVID har dette værktøj vist sig at være meget nyttigt for os. Når alt kommer til alt, var vi pludselig nødt til at handle meget hurtigt for at få alle procedurer og alle de oplysninger, som medarbejderne havde brug for, ind i systemet. I begyndelsen var det en ret hurtig og grim proces, fordi alt skulle gøres meget hurtigt, men det fungerede.”
Den medfølgende Search app gjorde det også meget nemt for medarbejderne at hente disse oplysninger på deres egne enheder og få adgang til dem hjemmefra. “I øjeblikket kan vi se, at “Corona Tool” stadig er blandt de tre mest konsulterede dokumenter i vores Zenya DOC. Inden for et år er medarbejderne blevet meget vant til at arbejde med applikationen.”
“I Zenya DOC kan vi meget nemt selv oprette og redigere dokumenter. Især med fremkomsten af COVID har dette værktøj bestemt bevist sin anvendelighed for os.”
Ud over Zenya DOC bruger hospitalet også Zenya FLOW til sin hændelsesstyring. “Hændelsesrapporteringssystemet har et bredt spektrum,” forklarer Johan. “Fra effektiv rapportering af hændelser til rapporter om overgreb – vi kan selv knytte et forløb til alt, så de rette personer får besked. De kan så beslutte, om der er behov for yderligere analyse, og hvad der skal gøres. Nogle gange er en hændelse allerede blevet lukket, selv om visse personer følte, at situationen ikke blev håndteret korrekt. Så kan jeg bare genåbne rapporten, så den kan blive analyseret yderligere.
Johan nævner igen pandemien for at tydeliggøre Zenyas nytte. “Vi havde brug for at få et klart overblik over alle sygdomsrapporter på tværs af hospitalet, for at vide hvilke syndromer der var relateret til COVID.”
I Zenya FLOW kunne vi stille en række spørgsmål, som brugerne skulle besvare, og disse svar nåede både sundhedscheferne og HR-afdelingen med et enkelt klik. På den måde blev det hurtigt klart, hvornår der var en ophobning af sygedage i en bestemt afdeling, og der kunne handles hurtigt.
“Det var især vigtigt for os i den akutte fase, fordi vi havde brug for at være sikre på, hvordan vores ressourcer blev brugt. Takket være Zenya FLOW og den tilhørende Capture app var vi i stand til at skifte gear hurtigt. Nogle gange fik vi eksempelvis en besked fra arbejdspladsen om, at der stadig manglede noget i vores Zenya FLOW, eller at der var noget galt. I løbet af få dage kunne vi løse det, påvise det og sætte det i drift.”
Nærmest enhver proces er mulig i Zenya. Og hvis du ikke selv kan finde løsningen, kan du nemt henvende dig til Zenya eller Zenya Community.”
“En af de store fordele ved Zenya er, at det er et meget fleksibelt system. I begyndelsen af uddannelsen fik vi nogle rammer, vi fik at vide, hvad vi kunne gøre med softwaren, og så var det min legeplads, så at sige”, spøger Johan. “Det er det gode ved Zenya. Vi kan udvikle alt selv, udarbejde processer og videreudvikle dem. Vi er ikke afhængige af Infoland, når det gælder om at tilpasse tingene, og det er utroligt vigtigt, især i vores branche.”
“De korte kommunikationsveje med Infoland er også et stort plus. Hvis vi går i stå hos Zenya, kan vi til enhver tid kontakte dem, og de hjælper os hurtigt med at finde en løsning. Der er også et helt Infoland-fællesskab, hvor der udveksles tips og arbejdsmetoder. Vi kan altid komme i kontakt med vores kolleger og har allerede fået nogle interessante indsigter på den måde”.
Endelig er der grænsefladen i Zenya-softwaren, siger Johan: “Æstetikken er også vigtig. Et moderne, flot værktøj, det er, hvad slutbrugeren ønsker at se. Og Zenya opfylder dette krav perfekt.
I øjeblikket bruger vi endnu ikke den nyeste version af Zenya, som desuden indeholder mange visuelle optimeringer. Denne opdatering er planlagt til november. Vi har også mulighed for at justere visse ting, eksempelvis farverne eller vores logo.”
“For at gøre en lang historie kort: Jeg synes, Zenya er et fantastisk produkt. Og selvom det ikke længere passer helt ind i mit nuværende job som IT-leder, nyder jeg stadig at bruge det til at finde ud af ting,” slutter Johan.
Find ud af, hvordan jeres enhed kan få gavn af at bruge Zenya FLOW. Bestil brochuren – helt uforpligtende.
Tag uforpligtende kontakt til vores eksperter – vi hjælper gerne med at finde den bedste løsning sammen med jer.
