Den bedste software til kvalitets- og risikostyring.I samarbejde med 61 praktiserende læger ønsker Humo voor Huisartsen (tidligere Zorggroep Synchroon) at tilbyde patienter med en (kronisk) sygdom den bedst mulige pleje. For at opnå det indgås der mange aftaler, og der udveksles dokumenter med forskellige kolleger i sundhedssektoren. For ca. to år siden følte sundhedsgruppen et behov for at gøre det på en mere effektiv måde. Maartje Schmeits (forebyggelses-, kvalitets- og uddannelseschef hos Humo voor Huisartsen) forklarer processen op mod at de besluttede sig for Zenya.
Maartje er kontaktperson i sundhedsgruppen for alt, der vedrører Zenya. Sammen med en kollega startede hun implementeringsprocessen i 2021 og er fortsat i færd med at udbygge den.
“Det siger sig selv, at vores sundhedsgruppe deler mange dokumenter. Tidligere blev det gjort via e-mail eller offentligt via vores hjemmeside, men vi følte, det kunne gøres bedre. Der var ikke noget klart overblik, og ofte var der forældede dokumenter i omløb. Derfor begyndte vi at lede efter et system til at forbedre kvaliteten.”
Efter lidt research viste det sig, at vagtlægen og hospitalet i regionen allerede arbejdede med Zenya. “Vi så dette som en stor fordel, når vi skulle udveksle dokumenter med hinanden. Så valget blev truffet ret hurtigt,” siger Maartje.
Hovedårsagen til, at vi valgte Zenya DOC, var, at vi ønskede at gemme alle dokumenter på ét centralt sted og dele dem med de praktiserende læger. Maartje siger: “Vi har oprettet en mappestruktur i Zenya DOC med alle de ting, som Humo voor Huisartsen gør lettere for de praktiserende læger. Alle de oplysninger, som vi plejede at dele separat, findes dér. Vi deler nu nye oplysninger via links til disse mapper og ikke længere som vedhæftede filer til e-mails.”
Maartje mener, at den største merværdi ved Zenya DOC er, at alt er samlet ét sted. Det er nu meget nemmere at holde al dokumentation opdateret, så medarbejderne i lægepraksisserne altid har de nyeste versioner til rådighed. Hvis noget er uklart, kan brugerne også tilføje kommentarer, som så straks når ud til de rette personer.
“Takket være Zenya DOC har vi nu en overordnet kvalitetssikring,” siger Maartje. “Vi arbejder også meget sammen med et bestemt hospital i vores region, som også bruger Zenya. Hvis de vil have os til at dele et dokument med vores praktiserende læger, forbliver de administratorer, mens dokumentet er i vores system. På den måde undgår vi igen fejl.”
Med blikket rettet mod det kommende år overvejer sundhedsgruppen endda at tage et skridt videre – nemlig at give lægeklinikker mulighed for at dele dokumenter fra deres egen portal med andre praksisser.
“Der er helt klart et behov, især når det gælder eksempelvis procedurer og protokoller. Nogle praksisser oplever, at de mangler noget, som en anden allerede har beskrevet. På den måde kan vi hjælpe hinanden endnu bedre.”
Du kan indtaste revisionsdatoer, og så får du besked, når ting skal gennemgås og/eller ændres. Det hjælper med at holde vores information opdateret.”
For de dokumenter, der deles centralt, bruger sundhedsgruppen også Zenya Search-appen. På denne måde har sundhedsfaglige kolleger altid adgang til alle dokumenter, selv når de er væk fra deres computere.
Maartje: “Brugerne kan logge ind i appen og se al den information, de har brug for. For eksempel er der en separat mappe til aftaler med hospitalet, og for hver mappe har vi lavet et dokument med ofte stillede spørgsmål om det pågældende emne. Dette dokument indeholder links til mere detaljeret information. Det hjælper med at holde alting organiseret”.
Ud over Zenya DOC stiller Humo voor Huisartsen også Zenya FLOW til rådighed for praksisserne til intern registrering af hændelser. Der er udviklet to centrale flows: ét simpelt og ét lidt mere omfattende. Hver praksis vælger selv den løsning, der passer bedst til deres måde at arbejde på.
Det, Maartje finder mest praktisk ved Zenya FLOW, er de rapporter og dashboards, der er knyttet til dataene. Praktiserende læger kan nemt indarbejde dem i deres teammøder, siger Maartje.
“I øjeblikket bruger Humo voor huisartsen endnu ikke selv disse data, men med tiden tror vi, at det vil være nyttigt at kigge efter generelle tendenser her: i hvilke områder er der flest hændelsesrapporter, og kan vi som sundhedsgruppe måske tilbyde støtte her.”
Rapporterne fra Zenya FLOW hjælper lægepraksisser med at holde sig informeret om hændelser.”
Zenya understøtter også de praktiserende læger i arbejdet med akkreditering. “Hvert tredje år gennemgår de en audit for at bevare deres praksisakkreditering fra det hollandske College of General Practitioners,” forklarer Maartje.
Med Zenya kan de nemt dokumentere over for auditørerne, at deres protokoller er opdaterede og tilgængelige. Det viser også, at praksisserne er opmærksomme på kvalitetsforbedringer, hvilket er en positiv udvikling.
Maartje ser tilbage på de to år, de har arbejdet med Zenya, med positive følelser. I starten var der meget eksperimentering i forhold til, hvad der kunne og ikke kunne lade sig gøre, fortæller hun. “Vi var den første sundhedsgruppe, der ønskede at tildele en separat portal til hver praksis. Så arbejdsmetoden var ikke kun ny for os, men også for Zenya. De hjalp os aktivt med dette og var altid villige til at brainstorme. Selv nu kan vi altid kontakte dem, hvilket er fantastisk.”
Den største merværdi, Zenya har skabt i sundhedsgruppen, er et markant bedre og mere effektivt samarbejde mellem alle sundhedsfaglige kolleger. Det gavner i sidste ende patienterne.
Samtidig har hver enkelt lægepraksis fået et redskab, der styrker deres arbejdsgange og understøtter deres fokus på kvalitet. “Vi arbejder alle sammen mod samme mål – at levere den bedst mulige behandling til patienterne i vores region,” afslutter Maartje.
Find ud af, hvordan jeres enhed kan få gavn af Zenya. Bestil brochuren helt uforpligtende.
Tag uforpligtende kontakt til vores eksperter – vi hjælper gerne med at finde den bedste løsning sammen med jer.
