Den bedste software til kvalitets- og risikostyring.ICL, en producent af gødningsstoffer og andre produkter med afdelinger over hele verden, var på udkig efter et system til sine nederlandske og belgiske afdelinger, hvor de kunne digitalisere produktforespørgsler (New Product Request, også kendt som NPR). Hidtil er disse anmodninger, hundredvis om året, blevet behandlet manuelt på papir. En enkelt anmodning kan nemt dække snesevis af A4’er.
Zenya FLOW blev endelig valgt som workflow management system.
I mellemtiden er systemet blevet oprettet som planlagt, og de første 100 ansøgninger er allerede blevet behandlet. Det er på tide at spørge ICL, hvordan de kom frem til deres valg, og om det blev som forventet.
I den forbindelse taler vi med Christie Bordewin-Stroek, Portfolio Manager, Randy Baeten, funktionel administrator og senior QA-analytiker, og Rob Goedhart, Quality Systems Manager.
Christie begynder historien: “Som porteføljeforvalter er NPR-processen min baby. Indtil for et par måneder siden gennemførte vi denne proces på papir. Når en ansøgning kom ind, skulle der udfyldes alle mulige formularer, og de blev sendt rundt fra afdeling til afdeling. I Excel holdt jeg, eller min kollega José, styr på status for en ansøgning. Man kan med rette sige, at det var en kompleks og tidskrævende proces. I bedste fald tog en sådan ansøgning seks uger.
Der har i årevis været talt om at digitalisere processen, men det blev altid lagt på hylden. Og så var der fornyelsen af den europæiske gødningslov (FPR). “For at kunne gøre det skal du kunne demonstrere, hvordan din proces er,” siger Rob. “Det behøver ikke nødvendigvis at være digitalt, men det gør det nemmere. Da digitaliseringen alligevel havde været på vej i et stykke tid, var det på tide at begynde at kigge på et system, hvor vi kunne registrere NPR’erne.
Via via endte de med at få to leverandører af kvalitetsstyringssoftware, og derudover kom Infoland ind i billedet. En af dem faldt hurtigt fra, fordi den viste sig at være særlig velegnet til grafiske projekter. De to andre, herunder Infoland, fik lov til at give en demo. Derefter blev valget truffet med det samme.
“Jeg er altid skeptisk af natur, også nu. Men Rob Konings forklarede det så godt, og efter det, jeg så, blev jeg straks begejstret. Vi informerede straks de andre parter om, at de ikke var blevet valgt, og fortsatte med Zenya. Ret hurtigt derefter havde vi den første aftale om indretning med Kirsten van Blijswijk,” fortæller Christie.
Vi informerede straks de andre partier om, at de ikke var blevet valgt, og gik videre med Zenya. Ret hurtigt derefter havde vi den første aftale om indretning.”
Det er ikke noget, man gør lynhurtigt, når man skal lægge en proces med snesevis af A4-ark ind i et system. Især fordi processen hos ICL består af mange forskellige trin.
“Nogle trin finder sted samtidig. Afhængigt af den specifikke sags rutning skal arbejdsgangen sendes til en eller flere personer eller afdelinger samtidig i ét trin. Desuden skal en arbejdsgang også kunne gå tilbage eller fremad på næsten ethvert tidspunkt, og der skal ikke identificeres et enkelt fast flow,” forklarer Christie.
“Og før vi rigtig kunne komme i gang med Kirsten, dukkede corona op. Pludselig måtte vi begynde at arrangere alt digitalt. For at være ærlig, så brød jeg mig ikke om det på det tidspunkt, for hvordan forklarer man en så kompleks proces, hvis man ikke kan mødes fysisk? Men min frygt var ubegrundet: Det viste sig, at vi også kunne arbejde meget godt sammen på afstand. Kirsten forstod meget godt, hvad vi havde brug for,” fortsætter Christie.
“Selv om arbejdsgangene virkelig ikke var rigtige på én gang, men det skyldtes mere os end Infoland. Der er ting i processen, som er så logiske for os, at vi glemte at registrere dem, så Kirsten kunne ikke tage højde for dem. Men kommunikationslinjerne var korte, så vi var i stand til at tackle sådanne ting hurtigt hver gang. Og nu har vi altså en imponerende arbejdsgang, som fungerer godt, og som vi kan arbejde fint med.
Fordi vores proces og dermed arbejdsgang er så kompleks, gør vi mange ting anderledes end andre. Og så er det rart, at systemet er så fleksibelt, at jeg kan justere arbejdsgangen i det, som vi ønsker det.”
Da Kirsten havde leveret arbejdsgangene, kunne ICL begynde at arbejde med dem. Og som det ofte er tilfældet, støder man stadig på alle mulige ting, der kunne være bedre eller nemmere. Det er her, Randy kommer ind i billedet som funktionel leder. Så fra nu af foretager ICL selv justeringer af Zenya FLOW.
“Det er praktisk nok, at jeg ikke altid behøver at genopfinde hjulet,” forklarer Randy. Der er f.eks. mange standardting beskrevet på fællesskabet. Jeg tjekker også jævnligt der for at se, om der allerede er nye funktioner, jeg kan bruge, eller tips fra andre brugere.
“Fordi vores proces og dermed arbejdsgangen er så kompleks, gør vi mange ting anderledes end andre. Og så er det fantastisk, at systemet er så fleksibelt, at jeg kan justere arbejdsgangen, som vi ønsker det. Hvis jeg ikke kan finde ud af det, spørger jeg Kirsten om hjælp, og andre gange spørger jeg Servicedesk’en. Det, jeg især kan lide ved det, er, at jeg altid får et hurtigt svar, så jeg kan komme videre med det!
I de første måneder efter at systemet blev taget i brug, blev der behandlet 100 ansøgninger. Det er mange gange hurtigere, end da vi stadig gjorde det på papir. Ikke kun fordi de ikke længere skal flyttes fysisk fra et kontor til et andet (i forskellige bygninger), men også fordi processorer modtager en meddelelse fra systemet om, at der venter en opgave på dem. For de enkleste ansøgninger, som tidligere tog omkring seks uger, er gennemløbstiden nu dage i stedet for uger.
“Vi finjusterer stadig processen, og hver gang dukker der punkter op, som vi kan justere for at gøre processen endnu bedre og nemmere”, siger Randy.
“Godt, kan vi sige. Adskillige brugere har anført, at systemet er brugervenligt. Desuden opfattes teamets arbejdsmetode som behagelig, fordi vi reagerer hurtigt og hensigtsmæssigt og inddrager brugerne”, tilføjer Rob.
“Måske er den bedste måde at se, at de er tilfredse på, at de nu selv kommer med forslag til, hvad vi alle kunne gøre i systemet. De spørger f.eks. allerede nu, om vi kan lægge visse processer ind i Zenya FLOW. Jeg var nødt til at oprette en venteliste, fordi jeg ikke kan behandle alle anmodninger på én gang. Og nogle ønsker vil helt sikkert ikke blive opfyldt lige foreløbig,” forklarer Randy.
“Men det er fantastisk at se de fordele, de selv oplever, og at de tænker på, hvad vi ellers kan optimere med Zenya,” sagde Christie. “Vi har truffet et godt valg, og det kan virkelig fungere for enhver organisation med komplekse arbejdsgange. Man kan også se, at der er en stor efterspørgsel efter den i samfundet, så det er dejligt, at vi kan fortælle vores historie!”
Læs brochuren i ro og mag, og find ud af, hvad der gør denne suite og kombinationen af de fire moduler så effektiv.
Tag kontakt til vores eksperter uden forpligtelser. Vi er glade for at tænke sammen med dig.
