Den bedste software til kvalitets- og risikostyring.I 80 år har det belgiske familieejede Kela specialiseret sig i produktion og distribution af human- og veterinærmedicin. I mellemtiden har virksomheden afdelinger i flere lande, beskæftiger ca. 330 medarbejdere og har sine største markeder i Europa, Asien og Afrika.
Stefan Langers er forretningsprocesleder hos Fælken. Efterhånden som Kela voksede, blev effektivitet, konsistens og overblik stadig vigtigere for virksomheden. For et par år siden startede Stefan derfor et projekt for at beskrive og optimere alle forretningsprocesser i Kela.
“For tre år siden begyndte vi at lede efter et dokumenthåndteringssystem, hvor vi kunne gøre beskrivelserne af vores processer tilgængelige for alle medarbejdere”, fortæller Stefan. “Via via via via via endte vi hos Infoland. Vi var især interesserede i kombinationen med Zenya FLOW-meddelelsessystemet.”
Kela bruger Zenya DOC til at administrere bl.a. SOP’er (arbejdsinstruktioner for folk på værkstedet), sikkerhedsinstruktionsblade og sikkerhedsdatablade. “Den største fordel ved Zenya DOC er, at alle godkendelser sker elektronisk. Det blev tidligere gjort manuelt og krævede nogle gange meget arbejde.”
I mellemtiden er en stor del af alle processer i Kela allerede blevet beskrevet. Nu handler det primært om at optimere disse processer og delvis automatisere dem med Zenya FLOW.
“I henhold til GMP, en lovgivning inden for medicinalindustrien, skal alle afvigelser inden for en given proces rapporteres,” forklarer Stefan. “Det er det, vi bruger Zenya FLOW til. Er en bestemt proces udført på en anden måde end beskrevet? Så kan det nemt indberettes. Derefter når den frem til vores kvalitetsenhed, som så vurderer afvigelsen og dens indvirkning.”
Stefan og hans kolleger har allerede oprettet mange forskellige flows. “For at anmode om ændringer af apparater og produkter, for at indsende en anmodning om destruktion af materialer, for at starte nye medarbejdere, for arbejdstilladelser, … Vi opbygger selv alle vores flows og kan tilføje funktioner, felter osv. som vi ønsker.”
Den største fordel ved Zenya DOC er, at alle godkendelser nu sker elektronisk i stedet for manuelt. Det sparer os for en enorm mængde tid.”
Ud over Zenya DOC og Zenya FLOW bruger virksomheden også Zenya CHECK til at udarbejde interne spørgeskemaer. Disse spørgeskemaer bruges i forbindelse med gemba-besøg.
“En gemba walk er en slags sikkerhedsrunde inden for en bestemt afdeling”, siger Stefan. “Under besøget kontrolleres forskellige ting af ledelsen, f.eks. personlige værnemidler, brandsikkerhed, renlighed … Det sker ved hjælp af et spørgeskema. Vi lægger resultaterne op i Zenya CHECK bagefter, så der kan laves en rapport. På den måde er alle spørgeskemaer og resultater centraliseret, og det er klart for hele FELA, hvor der kan ske forbedringer.”
Virksomheden er også for nylig begyndt at bruge iQualify, et e-læringsværktøj. “Vi er stadig ved at se på, hvordan vi præcist vil bruge iQualify, men vi bruger det allerede til intern uddannelse. Vi sammensætter selv træningen og tilføjer en test til sidst. Medarbejderne kan selv vælge, hvornår de vil gennemgå oplysningerne og tage testen.”
“Fordelen er, at vi med iQualify kan gribe hurtigt ind, hvis vi opdager problemer med en bestemt proces. Derefter sammensætter vi vores egen uddannelse omkring dette og får vores medarbejdere til at følge den.”
Stefan forklarer, at det tidligere ikke altid var let at få alle samlet fysisk på samme tid. Med iQualify er dette ikke længere nødvendigt. “Alle har lejlighedsvis en halv time til at deltage i et kort træningspas. Desuden giver iQualify et praktisk dashboard, hvor vi kan se, hvor mange personer der allerede har deltaget i et bestemt kursus, og hvad deres resultater var.”
Vi er især glade for Zenyas fleksibilitet. Har en af vores medarbejdere en kommentar til et flow? Det er ikke noget problem: Vi kan sandsynligvis selv arbejde på det.”
Stefan og hans team skaber selv alle flows, men tager altid hensyn til de mennesker, der skal bruge flowsne. “Feedback fra folk, som vi nemt kan justere. Men vi ville ikke være medicinalsektoren, hvis vi ikke gjorde det lidt mere kompliceret,” griner Stefan. Faktisk sørger virksomheden også selv for valideringen af alle strømme.
“Denne validering er et krav fra lovgivningen. Som med nyt udstyr skal nye processer valideres, og vi skal også dokumentere denne validering.”
Ved hver ny proces og hver ændring udarbejdes der først brugerkravsspecifikationer, som beskriver, hvad flowet præcist skal gøre (f.eks. beskrive en afvigelse, gennemføre en ændring osv.). Derefter testes flowet, og alt dokumenteres og skal godkendes af forskellige parter. Er alt i orden? Derefter kan flowet bruges i produktionsmiljøet.
“Det går meget nemt at oprette flows,” siger Stefan. “Og hvis vi har problemer eller spørgsmål, kan vi kontakte Infolands helpdesk, hvor vi altid får hurtige svar.”
Stefan nyder også at besøge Infoland-fællesskabet. “Jeg kigger jævnligt for at se, om der måske er brugere med de samme spørgsmål som os,” siger han. Hvis Stefan ser interessante emner i fællesskabet, kan han eller en af hans kolleger nemt selv gå i gang med at genskabe et bestemt flow.
Han kalder det også straks softwarens største aktiv. “Er der nogen, der har en idé eller en kommentar? Så er de bare nødt til at sige det. Så kan vi sandsynligvis selv arbejde på det.”
Læs brochuren i ro og mag, og find ud af, hvad der gør denne suite og kombinationen af de fire moduler så effektiv.
Tag kontakt til vores eksperter uden forpligtelser. Vi er glade for at tænke sammen med dig.
