Den bedste software til kvalitets- og risikostyring.Drikkevandsselskabet Oasen forsyner hver dag 800.000 forbrugere og virksomheder i det østlige Sydholland og det sydvestlige Utrecht med sikkert og rent drikkevand. Til det formål bruger Oasen Zenya til dokumentstyring, registrering af procesflow og til hændelses- og risikostyring. Oasen er en af de første kunder, der bruger det opdaterede RISK-modul.
Peter van der Vlies, risikostyringskonsulent hos Oasen, forklarer, hvorfor Oasen har valgt Zenya i årevis, og hvordan RISK har taget organisationens risikostyring til det næste niveau.
I slutningen af 2017 begyndte Peter og hans kolleger at lede efter software, der kunne hjælpe dem med at registrere procedurer og dokumenter. Det eksisterende DMS-system var ikke længere tilstrækkeligt. Så der opstod et behov for et brugervenligt system til at automatisere visse arbejdsgange og yderligere sikre resultatet af forretningsprocesserne.
Peter siger: “Vi indså hurtigt, at der er så mange dokumenthåndteringssystemer derude. Men vi udvidede vores horisont: Det skulle være et system, der også kunne registrere og overvåge hændelsesrapporter, og som også kunne støtte os i risikostyring. Vi så mange, men langt fra alle systemer leverede, hvad de lovede.”
Til sidst var der to leverandører tilbage at byde på, og Infoland (Zenya software) vandt kontrakten. Et af kravene i udbuddet var at forenkle dokumenthåndteringen. Oasen har nu brugt Zenya DOC med succes i flere år. De registrerer også procesflow for at sikre, at dokumenterne håndteres korrekt, og at de rigtige personer kan få adgang til dem.
Organisationen havde også yderligere behov med hensyn til rapportering af hændelser. I den gamle situation skulle teknikere rapportere en hændelse eller en farlig situation på et sted i ét rapporteringssystem, hvorefter disse blev registreret manuelt i et andet rapporteringssystem. Nu håndterer Oasen dette med Zenya FLOW. Grunden til, at Oasen valgte Zenya? “Zenya tilbyder et integreret system til kvalitets- og risikostyring,” forklarer Peter. “Ét system opfylder alle krav, så det ikke bliver fragmenteret i organisationen. Det fremmer den overordnede brugervenlighed.” Oasen bruger modulerne CHECK og RISK ud over DOC og FLOW.
Selvom risici tidligere blev registreret på papir, havde jeg slet ikke noget overblik. Som følge heraf blev nogle risici ikke overvåget. Med RISK har jeg meget mere kontrol takket være klare rapporter og overskuelige dashboards.”
Oasen valgte tidligere Zenya på grund af dets kvalitet og risikostyring. Spol hurtigt frem til 2024: Peter og hans kolleger har arbejdet med Zenya i næsten fire år nu. Oasen er en af de første kunder, der bruger vores opdaterede RISK-modul med tilfredshed. Peter siger: “I 2020 begyndte vi at kortlægge strategiske risici. Siden da har vi også inkluderet risici relateret til projekter og forskellige emner, såsom skatterisici.”
RISK bruges altså til alle typer af risici i organisationen. “Et af vores strategiske mål er en perfekt drikkevandsforsyning. Klimaforandringerne og den tørke, de medfører, er en risiko, der kan bringe dette mål i fare,” siger Peter. “Vi producerer vores drikkevand fra grundvand i vandløbsnære områder gennem grundvandsudvinding i vandløbsnære områder langs De Lek. Når det bliver tørrere og tørrere om sommeren, trænger havvand længere og længere ned i jorden og dermed ned i floden. Det salt, der så kommer ind i vandet, kan ikke fjernes med vores sædvanlige behandling. Vi har registreret denne risiko, så vi kan træffe rettidige forvaltningsforanstaltninger. For eksempel bruger vi nu en anden behandlingsteknik på en række behandlingsstationer.”
På den måde udsættes Oasen for mange flere risici. Tænk bare på medicinrester, der ender i vandet, eller en sikkerhedshændelse, der kan bringe virksomhedens og dermed drikkevandsforsyningens kontinuitet i fare. “Som leverandør af drikkevand er vi vigtige for det hollandske samfund. Det betyder, at vi er nødt til at overholde strenge love og regler, såsom WBNI og snart NIS2, for at sikre, at vi ikke bliver ofre for cyberkriminalitet, og at kontinuiteten i vores organisation forbliver garanteret.”
Men RISK bruges også til mindre risici, f.eks. på projektniveau. Projekter kan have risici, der gør, at gennemløbstiden bliver for lang, eller at projektet ikke leverer det, der var forventet af det. Peter er den, der hjælper projektledere og projektmedlemmer med at identificere risici og registrere dem i Zenya. Brugere, såsom projektledere, har rettigheder til at få adgang til risiciene i RISK.
Før Oasen fik RISK, blev risici gemt i forskellige Excel-ark. “Selvom risiciene var registreret på papir, havde jeg slet ikke noget overblik,” siger Peter. “Det betød, at nogle risici ikke blev overvåget. Med RISK har jeg meget mere kontrol. For eksempel involverer en risiko visse kontrolforanstaltninger, som jeg kan tildele medarbejdere og evaluere, om de bliver fulgt.”
Men rapporterne og dashboards giver også meget mere overblik. Peter: “Jeg kan til enhver tid se, hvad der foregår, og hvordan det går.” Takket være RISK kan Oasen “genbruge” eksisterende risici til nye, lignende projekter. For eksempel gennemfører de regelmæssigt den samme type projekt et andet sted, hvor risiciene og styringsforanstaltningerne nu kan kopieres. “Vi behøver ikke at genopfinde den dybe tallerken, alt er i Zenya. Det fungerer meget nemt og sparer os for en masse tid.”
Oasen er en af Infolands første kunder, der er begyndt at bruge det opdaterede RISK-modul. Gik det godt med det samme? Peter smiler. “Det krævede lidt tilvænning, og alt fungerede ikke så godt for os som i den tidligere version. Det rapporterede jeg til min kontaktperson og til produktudviklingsteamet. Det, jeg godt kan lide ved at arbejde med Infoland, er, at de virkelig lytter til vores feedback og tilpasser softwaren derefter,” siger han.
Muligheden for at tildele kontroller til en kollega uden at bruge CHECK er en stor forbedring i det nye modul til Oasen. Det samme gælder den grafiske visning af risikorapporter og Zenyas aktive signalering til risikoejere. “Så kommer der en e-mail til den ansvarlige kollega, som beder ham eller hende om at evaluere en risiko eller f.eks. fortæller, at deadline for ledelseshandling nærmer sig. Det er et stort skridt fremad!”
Takket være RISK er engagementet i risikostyring blevet bedre. Nu kan kollegerne se, hvad god risikosporing og -overvågning giver dem. Hvis noget for eksempel går galt i et projekt, kan de underbygge det med Zenya og lære af det.”
Vores kolleger var allerede begejstrede for softwaren, men den opdaterede version sikrer, at kollegerne føler sig endnu mere involveret i risikostyringen. Takket være RISK er risikostyring mere levende i organisationen, og folk ser vigtigheden af det. Peter: “De gamle Excel-ark føltes som en forpligtelse for mange medarbejdere. Nu kan de se fordelene ved at spore og overvåge risici korrekt. Hvis noget f.eks. går galt i et projekt, kan de dokumentere det med Zenya og lære af det.”
Peter anbefaler andre organisationer også at bruge Zenya til risikostyring. “Det bidrager til følelsen af, at dette ikke er noget, der bør tilhøre én person, men hele organisationen. Alle kan nu selv se de strategiske og operationelle risici. “Det er det, der gør softwaren så god: Kollegerne kan filtrere, hvilke risici og tilhørende kontrolforanstaltninger der er deres. RISK har givet risikostyringskulturen et kæmpe løft,” siger Peter.
Få at vide, hvordan din organisation kan drage fordel af at bruge Zenya. Bestil brochuren helt uforpligtende.
Læs alt om det på vores Zenya RISK-side. På denne side kan du også anmode om en gratis demo.
