Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Drikkevandsselskabet Oasen forsyner dagligt 778.000 mennesker i en del af Sydholland og Utrecht med lækkert og pålideligt drikkevand. Hændelser blev registreret på flere måder. Nogle hændelser blev rapporteret på papir, og hændelser vedrørende sundhed, miljø og sikkerhed blev registreret i et rapporteringssystem, der ikke var optimeret til det formål.
Protokoller og dokumenter blev registreret i et dokumenthåndteringssystem, og risikostyring bestod af Excel-filer. I årenes løb voksede antallet af beskrevne procedurer, og processerne blev fragmenteret, hvilket førte til tab af overblik.
Vi talte med Peter van der Vlies, konsulent for risikostyring, Irene van Eijk, konsulent for kvalitetsstyring, og Hayat el Boayadi, repræsentant for kvalitetsstyring. De fortæller, hvordan de kom til at vælge Zenya, og hvad brugen af denne kvalitetsstyringssoftware har bragt Oasen indtil videre.
Der opstod i første omgang et behov for ny software til registrering af procedurer og dokumenter. Det eksisterende DMS var ikke længere tilstrækkeligt. “Selv om kravet om at registrere arbejdet i procedurer blev droppet i ISO 9001:2015, var der behov for et brugervenligt system til at automatisere visse arbejdsgange og sikre output af forretningsprocesser endnu bedre”, fortæller Irene.
Peter tilføjer: “Vi opdagede hurtigt, at der findes utroligt mange systemer til dokumenthåndtering. Vi udvidede imidlertid omfanget: Vi havde brug for et system, hvor vi også kunne registrere og overvåge hændelsesrapporter, og hvor der kunne foretages risikostyring. Vi havde set mange, men langt fra alle systemerne leverede det, de lovede.”
“I sidste ende var der to leverandører tilbage, som fik lov til at byde på udbuddet. Den ene var Infoland med Zenya Software, og det endte med, at I vandt udbuddet. Så vi gik over til at arbejde med Zenya,” fortsatte Peter.
Et af kravene i udbuddet var at forenkle dokumenthåndteringen. Skulle f.eks. et afdelingsnavn ændres, skulle det kunne ændres med det samme i alle relevante dokumenter. Det er noget, som Zenya er enig i.
Med hensyn til hændelsesrapporter var der også yderligere behov fra organisationens side. I den gamle situation skulle teknikere rapportere en hændelse eller en farlig situation på et sted i ét rapporteringssystem og derefter manuelt registrere den i et andet rapporteringssystem.
Især dette system var kompliceret at bruge og ikke særlig brugervenligt. Det manglede også analysefunktioner. Derfor skulle det nye rapporteringssystem være betydeligt lettere at bruge og give mulighed for analyse, forklarer Hayat.
Desuden skulle systemet være egnet til risikostyring, da Oasen endnu ikke havde et system til dette, ud over de eksisterende Excel-dokumenter. Frem for alt følte Peter, at han manglede overblik og indsigt i, hvad der egentlig foregår. Det er især glædeligt, at ét system opfylder alle krav, så det ikke bliver så fragmenteret i organisationen. Det gavner den generelle brugervenlighed.
Der er efterhånden gået flere måneder, og Zenya er blevet implementeret hos Oasen. I processen ventede de, til Zenya endelig blev lanceret, for at undgå at skulle arbejde i iProva først og derefter hurtigt skifte til Zenya.
Hovedformålet med Zenya DOC er at registrere procesforløb, forklarer Irene. Det er for at sikre, at dokumenterne forvaltes korrekt, og at de rigtige personer kan blive involveret.
Det gør opfølgningsprocessen meget nemmere. Vi plejede at arbejde med Excel og selvstændige e-mails, som man så tilføjede sin del til og derefter videresendte den. Det er meget nemmere i Zenya: Du videresender opgaven i systemet til den næste, og systemet hjælper dig med at huske, at du stadig skal gøre din del, siger Irene.
Det er også meget mere enkelt at følge op på hændelsesrapporter på denne måde, siger Hayat: “Før skulle man følge op på en rapport, fordi den lå på et skrivebord eller i en postkasse et eller andet sted, men nu kan den behandles meget hurtigere. Det er nyttigt, når et system minder dig om, at der stadig forventes noget af dig!”
Alle nævner også forvaltningen af Zenya, som er let at gøre selv. Specifik viden er ikke nødvendig, men en smule færdigheder og interesse er det. Men det er okay hos Oasen, for Zenya giver dem så meget mere overblik og bekvemmelighed, at de nyder at arbejde med softwaren. Og det elsker vi selvfølgelig at høre!
Brochuren om Zenya-softwarespakken giver et klart indblik i de fire moduler, og hvordan de arbejder sammen og danner et effektivt kvalitetsstyringssystem.
Find ud af, hvordan din organisation kan drage fordel af at bruge Zenya. Anmod om brochuren for at få flere oplysninger.
Tag kontakt til vores eksperter uden forpligtelser. Vi er glade for at tænke sammen med dig.