Den bedste software til kvalitets- og risikostyring.Som led i forberedelserne til implementeringen af databeskyttelsesforordningen (GDPR) den 25. maj 2018 var hollandske Regionale Instelling voor Beschermd Wonen Kennemerland, Amstelland en de Meerlanden (RIBW K/AM) på udkig efter ét samlet og brugervenligt system til at sikre GDPR-compliance. De iværksatte et pilotprojekt. Med stor succes.
Hvis dine klienter er personer med mental eller psykiatrisk sårbarhed, betyder det, at du skal være yderst forsigtig med deres privatliv. Hvilke oplysninger kan du dele med udbydere i sundhedsvæsenet? Hvornår har du brug for borgerens samtykke, og hvornår har du ikke? Hvilke data skal du egentlig bruge for at kunne yde passende sundhedspleje?
“Som sundhedsfaglig enhed er vi nødt til at beskytte borgernes privatliv,” siger Katrijn Prins, politikansvarlig. I praksis gør vi det i samråd med dem, hvor det er muligt. Alligevel er vi ofte nødt til at definere grænserne for, hvad der er tilladt, og hvad der ikke er. Især når vi arbejder med tredjeparter i forsyningskæden. Eller hvis borgeren undgår sundhedsvæsenet og ikke giver tilladelse. Så leder vi efter andre godkendelsesgrundlag for behandling af personlige oplysninger.
Ligesom mange andre sundhedsfaglige enheder ønskede RIBW K/AM at få styr på sine interne privatlivsprocesser i tiden op til indførelsen af GDPR-lovgivningen. På initiativ af RIBW Alliance bestilte de en baseline-måling, som resulterede i en række tiltag til forbedring af privatlivets fred.
“I dette tilfælde foranstaltninger som oprettelse af et behandlingsregister og etablering af bedre politikker inden for privatlivets fred. Til det formål begyndte vi at lede efter et system, der kunne sikre overholdelse af GDPR. Et system, der ville give os mulighed for hurtigt at komme i gang med at overholde persondataloven inden den 25. maj 2018 eller i det mindste vise, at vi virkelig arbejdede på det”.
At overholde GDPR er en konstant gennemgang af, hvad der er tilladt, og hvad der ikke er. Nu kan vi nemt og hurtigt vise, at vi er GDPR-sikre.”
RIBW K/AM arbejdede allerede med flere af Zenyas moduler, og spørgsmålet var derfor, om de med den eksisterende software kunne forbedre deres arbejdsgange tilstrækkeligt til at leve op til GDPR. Der fandtes dog ikke nogen færdig løsning, så organisationen indledte i samarbejde med Zenya et pilotprojekt.
“Vi brugte allerede modulerne CHECK, DOC og FLOW – blandt andet til hændelsesregistrering og håndtering af spørgeskemaer. For at sikre fuld databeskyttelse testede vi desuden modulet RISK sammen med en række add-ons. Vi foretrak en løsning, der ikke er bundet til én enkelt person, men som flere medarbejdere kan tilgå og arbejde i. Og vi ønskede at kunne koble de forskellige moduler for at få mest muligt ud af systemet.”
Katrijn er tilfreds med resultaterne af pilotprojektet. De vigtigste forbedringer, hun har bemærket, er bedre organisering, brugervenlighed og processtyring.
“Vi har købt alle de tilføjelsestjenester, der blev testet. Vi arbejder nu med Zenya DOC, FLOW og CHECK, suppleret med nogle få tilføjelsestjenester. Det var nok til, at vi kunne oprette et integreret system til overholdelse af GDPR.
Vi kan hurtigt skifte mellem de forskellige moduler. I tilfælde af spørgsmål, klager eller eventuelle inspektioner kan vi hurtigt og nemt bevise, at vi har styr på det hele. Alt er klart og sporbart. Hvis der sker et datalæk, kan vi hurtigt se, hvilken applikation der er berørt, hvilke parter der er involveret, og hvem vi skal underrette. Hvis nogen vil vide, om privatlivets fred i en bestemt proces er garanteret, er der et direkte link til bevisdokumentet.
Vi har også mere kontrol over processerne. Opgaver kan nemt tildeles, så vi kan overvåge og kontrollere processen. Denne indsigt gør det muligt at foretage forbedringer.”
Vi har nu et godt basissystem, som virkelig passer til os, og som vi kan bygge videre på.”
For begge parter var pilotprojektet en afprøvning af, hvad der var muligt og ikke muligt. “Jeg synes virkelig, at vi flyttede grænserne for systemet og arbejdede sammen med Zenya om at finde en løsning. For os var systemet en drivkraft til at registrere alt korrekt på én gang. Vi har nu et godt basissystem, som virkelig passer til os, og som vi kan bygge videre på.
Nu, hvor systemet er, som det skal være, kan RIBW K/AM tage det næste skridt. Nemlig at få alle medarbejdere i den sundhedsfaglige enhed til at bruge det og videreudvikle processerne. “For eksempel udarbejder vi nu arbejdsinstruktioner, udfører en konsekvensanalyse af privatlivets fred for hver procesbeskrivelse, kommunikerer vores politikplan, og hvorfor privatlivets fred og ansvarlig håndtering af persondata er så vigtige.”
Brochuren om Zenya RISK viser, hvordan I med smart risikostyringssoftware kan få et bedre overblik over, identificere og vurdere risici.
Man lærer ved at prøve sig frem, og det gælder bestemt også for dette pilotprojekt. Både Zenya og RIBW K/AM har lært meget af det. Katrijn er derfor glad for at kunne dele et par tips.
“Som politikansvarlig var jeg involveret i projektet lige fra starten. En vigtig fordel ved det er, at jeg hurtigt kunne etablere forbindelsen mellem teknologi, regler og praksis i tilfælde af procesændringer og de nødvendige foranstaltninger.
Man har hurtigere de rigtige mennesker på det rigtige sted, hvilket gør det lettere at gennemføre tiltag. På den måde kan man gøre målrettede fremskridt, og det hele kører mere gnidningsløst.
Mit andet tip er at tænke kreativt. Under pilotprojektet blev vi ved med at spørge os selv: Vi vil det her, så hvordan kan vi gennemføre det? Tænk i muligheder, og basér frem for alt ikke alle beslutninger på, hvad der er eller ikke er muligt”.
Tag uforpligtende kontakt til vores eksperter – vi hjælper gerne med at finde den bedste løsning sammen med jer.
