nlenbe-nldkseDen bedste software til kvalitets- og risikostyring.

Digital dokumenthåndtering – løsningen til alle dokumentflows i din organisation

Er du nogensinde blevet forvirret, når du søger efter et bestemt dokument? Eller er der flere versioner af et dokument, og det er ikke klart, hvilken version der er den rigtige? Der er ofte mange dokumenter i omløb i en organisation. Det er nemt at miste overblikket over dokumenterne. Desuden er det ikke altid klart, hvem der har adgang til bestemte dokumenter, og hvem der er autoriseret til at redigere dem.

Hvordan kan dette problem løses? Med digital dokumenthåndtering! Vi vil med glæde forklare dig, hvordan du kan få maksimal kontrol over informationsflowet i din virksomhed med Zenya.

Hvad er digital dokumenthåndtering?

Dokumenthåndtering betyder, at man opretter og håndterer digitale dokumenter så effektivt som muligt. Målet er, at alle i din organisation og alle, du arbejder sammen med, hurtigt skal kunne finde, redigere og dele dokumenter. Skal du arbejde med dokumenthåndtering? I så fald bør du stille dig selv følgende spørgsmål:

  • Hvor opbevarer du hvilke dokumenter?
  • Hvem har adgang til filerne?
  • Hvem får hvilke rettigheder?
  • Hvordan sikrer vi, at alle har den rigtige version?
  • Har du adgang til de dokumenter, du skal bruge, på det rigtige tidspunkt?
  • Er dokumenterne tilstrækkeligt beskyttet mod cyberkriminelle?
  • Overholder vi alle gældende love og regler vedrørende informationssikkerhed?
Wat is digitaal documentbeheer?

5 fordele ved at skifte til dokumenthåndtering

Dokumenter gemt i mailbokse og på USB-nøgler, forvirring om den seneste version og usikkerhed om, hvem der er autoriseret til at se bestemte dokumenter – det er alt sammen almindelige problemer i virksomheder. Du kan løse disse problemer med dokumenthåndtering. Er du i tvivl om, hvorvidt digital dokumenthåndtering er nyttig for din virksomhed? God dokumenthåndtering har mange fordele, som vi lister op nedenfor.

1. Du kan altid få hurtig adgang til den korrekte version

Dokumenthåndtering muliggør korrekt versionskontrol. Versionskontrol sikrer, at der kun er én version af et dokument, og at den korrekte version altid er tilgængelig for alle. På den måde undgår man forvirring om, hvilken version af et dokument der er den seneste, og sikrer klarhed.

2. Sørg for informationssikkerhed

Dokumenthåndtering gør det nemmere at sikre informationssikkerheden. Med Zenyas dokumenthåndteringssoftware kan du definere, hvem der har adgang til hvilke dokumenter, og dermed sikre, at kun autoriserede personer har adgang til fortrolige oplysninger. Det reducerer også risikoen for datalækager.

3. Spar tid

Undersøgelser fra Harris Interactive viser, at 83% af alle kontoransatte mister tid hver dag på grund af ineffektivt dokumentsamarbejde. Du har sikkert selv oplevet det: at spilde tid på at lede efter de rigtige dokumenter eller arbejde med et forældet dokument, fordi du ikke var klar over, at der var en ny version.

Du kan spare tid med dokumenthåndteringssoftware. I stedet for forsvundne papirer og løse mapper har du ét digitalt sted til alle dokumenter, så du hurtigt kan komme i gang med opdaterede oplysninger.

4. Du er i harmoni

Dokumenthåndtering gør det lettere at overholde AVG. AVG står for Algemene Verordening Gegevensbescherming (generel forordning om databeskyttelse). Det er den hollandske version af den europæiske databeskyttelsesforordning (GDPR). Denne persondatalov sikrer, at organisationer behandler persondata omhyggeligt. Den regulerer adgangen for hver medarbejder pr. dokument og sikrer dermed, at følsomme oplysninger som f.eks. persondata ikke falder i hænderne på uautoriserede personer.

5. Bedre og hurtigere samarbejde

Vil en kollega gerne se eller redigere et dokument, fordi I arbejder på en opgave sammen, eller fordi du er fraværende i et stykke tid? Det er heller ikke noget problem, forudsat at kollegaen har den rette autorisation.

Du vil aldrig mere stå med det problem, at du ikke kan arbejde på et dokument, fordi det ligger på en harddisk eller et skrivebord, som du simpelthen ikke kan komme til. Det kan spare dig for en masse frustration. Digital dokumenthåndtering kan også fremskynde arbejdsgange og endda hjælpe med at sikre, at arbejdsgange ikke afbrydes i perioder med fravær.

Et succesfuldt dokumenthåndteringssystem i 6 trin

Nu ved du, hvorfor et dokumenthåndteringssystem er gavnligt for din organisation, men hvordan implementerer du det? Følg nedenstående trin for at opnå en succesfuld implementering!

A succesful document management system in 6 steps - Zenya

Trin 1. Involver dine medarbejdere

Der er mange fordele ved at arbejde med et dokumenthåndteringssystem, men det ændrer også medarbejdernes måde at arbejde på. Involver dem i udviklingen, og lyt til deres ønsker og ideer. Vidste du, at der findes særlig software til dette? Med Zenya BOOST kan du nemt involvere dine medarbejdere i dit nye dokumenthåndteringssystem og øge opbakningen i din organisation.

Trin 2. Analyser de nuværende processer

For at opnå god dokumenthåndtering skal du først forstå, hvordan processerne i din organisation kører i øjeblikket. Svar derfor på følgende spørgsmål:

  • Hvilken type dokumenter bruges der?
  • Hvordan behandles dokumenterne?
  • Hvorfor har din organisation brug for et dokumenthåndteringssystem?

Trin 3. Definer, hvad du vil opnå

Definer dine mål ud fra resultaterne i trin 2. Hvad vil du opnå med det nye dokumenthåndteringssystem? Bestem, hvordan du vil digitalisere informationsstrømmen, og hvem der har adgang til hvilke dokumenter.

Trin 4. Brug dokumenthåndteringssoftware

Hvis du ikke har den interne viden eller kapacitet til at sætte et dokumenthåndteringssystem op, hjælper vi dig gerne med vores Zenya DOC dokumenthåndteringssoftware. Vi ledsager dig fra A til Z under introduktionen af DMS-softwaren. Vi tilbyder også support efter indførelsen.

Trin 5. Uddan dine medarbejdere

Sørg for, at dine medarbejdere er fortrolige med softwaren, før du tager den i brug. Vi supporterer dig gerne med Zenya BOOST, som hjælper dig med at gøre dine medarbejdere fortrolige med dit nye DMS. Du bør også analysere, hvordan de oplever det nye dokumenthåndteringssystem, og om de har forslag til forbedringer – aktiviteter, der også kan udføres i BOOST. På den måde kan I finde en løsning, der fungerer for alle.

Trin 6. Implementer softwaren

Tiden er endelig kommet – dokumenthåndteringssystemet er ved at blive introduceret. Kom i gang med softwaren. Har du stadig spørgsmål? Så lad os hjælpe dig og lad softwaren arbejde for dig!

Gå over til digital dokumenthåndtering med Zenya

Er din virksomhed klar til at skifte til et digitalt dokumenthåndteringssystem? Så læs mere om, hvordan du kommer i gang med digital dokumenthåndtering, eller kontakt os.

Vil du vide mere om Zenya-softwarepakken?

Anmod om brochuren, og find ud af, hvad der gør denne suite og kombinationen af de fire moduler så kraftfuld.
Download the brochure about Zenya Software - Software for Quality and Riskmanagement

Gratis demo tilgængelig

Undrer du dig over, hvad Zenya kan gøre for din organisation? Anmod om en gratis demo.

Vil du gerne vide, hvad Zenya kan gøre for din organisation?

Du er velkommen til at kontakte vores eksperter. Vi hjælper dig gerne med at finde en løsning.