I din organisation arbejder medarbejderne på mange projekter samtidigt, såsom implementering af ny software, opnåelse af en standard og udvikling af nye protokoller. For alle disse projekter har kollegerne sandsynligvis forskellige roller og ansvarsområder. Du vil gerne skabe klarhed og struktur omkring disse ansvarsområder. Genkender du dette?
RACI- eller RASCI-modellen tilbyder løsningen. I denne artikel kan du læse, hvordan RACI-modellen hjælper dig med at gennemføre komplekse projekter med succes, hvilke fordele modellen tilbyder, og du får praktiske forslag til, hvordan du effektivt bruger modellen i din organisation.
Først og fremmest: lad os først se på betydningen af RACI-modellen. Modellen er et værktøj, der anvendes til at fastlægge roller og ansvarsområder for medarbejdere i et projekt eller en proces, så der ikke opstår forvirring senere.
Princippet i RACI-modellen er, at hver kollega, der er involveret i et projekt, har bestemte roller, opgaver og ansvarsområder. Ved hjælp af modellen kan forbedringsteams oprette en klar struktur og kommunikation, hvilket sikrer, at målene nås mere effektivt. På denne måde vil kolleger, der arbejder sammen på et projekt, være klar over deres opgaver, så de kan gennemføre og kontrollere dem med succes.
Akronymet ‘RACI’ står for Responsible, Accountable, Consulted og Informed, de fire hovedroller i denne model:
“RASCI-modellen” nævnes ofte. Dette betyder, at der tilføjes en ekstra rolle til RACI-modellen, som er “Support”-rollen. Denne rolle er beregnet til kolleger, der assisterer den ansvarlige person. Det giver mere klarhed om, hvem der er aktivt involveret i gennemførelsen, ud over den ansvarlige person. Denne rolle er især nyttig i tilfælde af mere komplekse projekter, hvor flere personer hjælper med at udføre opgaverne.
Hvis du anvender RASCI-modellen korrekt, vil den give forskellige fordele i kvalitets- og risikostyringsprojekter. Vi opsummerer de fem vigtigste for dig:
Takke være RASCI-modellen kan du tildele klare ansvarsområder til medarbejderne. På den måde forhindrer du misforståelser og konflikter. Ved at præcist aftale, hvem der er ansvarlig (R), hvem der er ultimativt ansvarlig (A), hvem der kun udfører støttende opgaver (S), hvem der konsulteres (C), og endelig hvem der skal informeres (I), skaber du en klar projektstruktur. Dette forhindrer dobbeltarbejde og sikrer, at ingen væsentlige opgaver bliver glemt.
Især for komplekse projekter ønsker du at håndtere risici hurtigt og effektivt. RASCI-modellen hjælper med hurtigt at identificere de rette personer til forskellige komponenter af din risikostyring. På den måde kan du reagere på risici hurtigere og mere proaktivt – hvilket vil forbedre risikopositionen for projektet.
Intet er så frustrerende som, når nogen påtager sig en opgave, og du finder ud af flere uger senere, at den ikke er blevet gennemført… Hele projektet vil blive forsinket, når dette sker. RASCI-modellen reducerer arbejde i silos og sikrer, at alle involverede kolleger arbejder effektivt sammen.
Ved at definere en person som ultimativt ansvarlig for projektet (A) øger du ansvarsfølelsen. En person er kontaktpersonen og er ultimativt ansvarlig for projektets succes. På den måde kan du stole på klare ansvarslinjer, hvilket sikrer, at du opretholder konsistensen i din kvalitetsproces.
Ved at skabe klarhed over, hvem der har hvilke ansvarsområder, kan du systematisk og effektivt implementere forbedringstiltag omkring f.eks. kvalitet, hvilket fører til en kontinuerlig forbedring af dine forretningsprocesser.
Nu kender du betydningen af akronymet “RASCI” og er klar over fordelene. Når du begynder at arbejde med RASCI-modellen, skal du tage det på en struktureret måde for at gøre det gavnligt for dig. Nedenfor finder du en nyttig trin-for-trin plan til effektivt at anvende modellen i dit projekt.
Lav en liste over alle opgaver, der skal udføres under projektet, og sørg for, at opgaverne er beskrevet så specifikt, klart og måleligt som muligt.
Hvem vil være involveret i projektet? Tag højde for alle mulige personer, der er involveret, såsom teammedlemmer, vejledere, samt ekstern personale.
Brug RASCI-matrixen til dette, for at tildele forskellige roller til hver opgave. Nedenfor finder du et eksempel på, hvordan dette ser ud i praksis.
Det er godt, at du har udfyldt matrixen – men glem ikke at dele den med alle interessenter, for ellers er der lille chance for, at alle holder sig til deres ansvar. Sørg for, at alle forstår, hvad der forventes af dem.
Projektet er klar til at starte! Planlæg regelmæssige møder og brug ofte RASCI-modellen til at diskutere fremskridt og tackle eventuelle udfordringer.
Mål effektiviteten af modellen løbende, og vær ikke bange for at foretage justeringer, hvis omstændighederne kræver det. Spørg også om feedback fra projektmedlemmerne – det er en måde at forbedre modellen på.
Dokumenter og arkiver RASCI-matrixen og anden relevant dokumentation til fremtidige projekter.
Dit projektteam skal forstå RASCI-modellen. Har de brug for hjælp? Tilbyd eksempelvis regelmæssig træning i emnet.
Vi håber, at RASCI-modellen vil skabe ro og overblik i kommende projekter for dig og dine kolleger. Husk, at du skal fortsætte med at inddrage folk, hvis du ønsker, at din model skal være succesfuld. Sørg for at fortsætte kommunikationen og give regelmæssige opdateringer. Vær heller ikke bange for at justere RASCI-modellen, når det er nødvendigt – for projekter og omstændigheder ændrer sig. Desværre oplever vores Zenya-eksperter ofte, at teams fokuserer for meget på modellen, hvilket resulterer i, at de bliver for ensidige.
Når bliver modellen succesfuld? Hvis du ikke anvender den alt for statisk. Vi anbefaler også ikke at overfylde RASCI-matrixerne med for meget information. Hold dem forståelige og overskuelige for alle. Er du klar til at begynde at bruge RASCI-modellen efter at have læst denne artikel?
Zenya kan supportere dine projekter ved bl.a. at gøre RA(S)CI-matrixen forståelig for dine kolleger. Det kan du gøre i Zenya DOC med den såkaldte “matrix over resultatområder”. Sikring og forståelse af risici eller foreløbige resultater af projekter kan sikres med Zenya RISK eller andre moduler – afhængigt af, hvad resultatet af projektet skal være. Hvis det f.eks. er en ny protokol, så er den sikret i Zenya DOC, og visse embedsmænd har autorisation til den. Eller hvis det er en ny arbejdsgang for hændelser, kan du visualisere dette resultat med Zenya FLOW.
Anmod om brochuren, og find ud af, hvad der gør denne suite og kombinationen af de fire moduler så kraftfuld.
Undrer du dig over, hvad Zenya kan gøre for din organisation? Anmod om en gratis demo.
Anmod om en personlig demo, så vi kan drøfte mulighederne online eller på stedet.