Le succès de la mise en œuvre d'un logiciel dépend de la manière dont le logiciel est utilisé après sa mise en œuvre. Tout le monde n'est pas toujours enthousiaste à l'idée d'utiliser un nouveau logiciel. Alors, comment s'assurer que le logiciel est bien accueilli au sein de votre organisation ?
Grâce aux meilleures pratiques et aux 5 conseils précieux de cet article, combinés à un processus solide de mise en œuvre du logiciel, vous renforcerez le soutien au sein de votre organisation et augmenterez les chances d'une adoption complète.
Un nouveau logiciel est introduit et mis en œuvre, après quoi l'objectif est que les gens commencent à travailler avec lui immédiatement. Mais tout le monde n'est pas toujours capable ou désireux de s'y mettre immédiatement. Certaines personnes considèrent l'utilisation immédiate comme un défi, tandis que pour d'autres, cela peut réellement entraîner une résistance.
Lorsque la mise en œuvre entraîne une résistance, vous ne pouvez pas forcer les gens. Si les gens n'en ont pas envie ou ne voient pas pourquoi l'ancienne méthode de travail n'est plus adaptée, ils ne seront pas non plus disposés à se familiariser avec le nouveau logiciel.
Dans un tel cas, il est intéressant de créer d'abord plus de soutien parmi les employés. Vous verrez qu'avec plus de soutien, les logiciels sont plus facilement adoptés. Un bon plan étape par étape pour la mise en œuvre du logiciel contribuera grandement à atteindre cet objectif.
Si vous souhaitez susciter l'adhésion au changement ou l'acceptation d'un plan de mise en œuvre d'un logiciel, vous pouvez également approcher vos employés comme s'ils étaient vos clients. Lancer votre produit à la face d'un nouveau client en espérant un bon résultat n'est généralement pas très fructueux non plus.
Alors, comment aborder cette question ?
Lors de l'adoption d'un nouveau logiciel, les choses se déroulent de la même manière. Découvrez les besoins de vos employés dans leur travail et déterminez comment ces besoins peuvent être satisfaits. Vous verrez que, de cette manière, les gens sont déjà beaucoup plus ouverts au changement.
CONSEIL : N'oubliez pas de faire appel aux 10 à 15 % de vos collaborateurs qui sont enthousiastes à l'égard du nouveau logiciel. Ces personnes sont toujours présentes et sont les ambassadeurs idéaux de votre projet. En règle générale, ils n'auront que peu de difficultés à passer au nouveau logiciel et seront ravis d'en parler, même à ceux qui ne voient pas la nouvelle solution au départ.
L'évolution des logiciels n'est jamais figée, de sorte que vous avez toujours affaire à des logiciels nouveaux ou mis à jour. Votre organisation est donc loin d'être la seule à devoir renforcer le soutien à l'adoption de nouveaux logiciels.
Votre organisation souhaite se lancer dans l'utilisation d'un nouveau logiciel ? Dans ce cas, utilisez les meilleures pratiques.
En intégrant les 5 conseils suivants dans votre plan de mise en œuvre d'un nouveau logiciel, vous pouvez augmenter le soutien.
Par exemple, créez un groupe de travail qui contribuera à déterminer comment le nouveau logiciel sera utilisé. Ce groupe de travail peut vous fournir des informations précieuses, telles que les exigences auxquelles le nouveau logiciel doit répondre. Il n'est généralement pas possible de répondre à toutes les exigences. Mais de cette manière, vous pouvez inclure des personnes dans les décisions et les considérations.
Avec un tel groupe de travail, vous donnez un signal clair que vous êtes à l'écoute de l'utilisateur final. Les gens ont ainsi l'impression d'avoir leur mot à dire, ce qui rend le changement plus facile à accepter.
Commencez immédiatement par clarifier la nécessité du changement. Ce faisant, posez des questions telles que :
Mettez l'accent sur les avantages, tels que le gain de temps, une coopération améliorée ou facilitée, ou une meilleure vue d'ensemble pour faciliter l'établissement de rapports.
Lorsque vous abordez le changement de cette manière, les gens commencent à se rendre compte que l'ancienne façon de travailler n'est plus tenable. Qu'il est possible de mieux faire les choses. Et que cela peut donc se faire de la manière que vous suggérez, par exemple en mettant en œuvre le nouveau logiciel.
La mise en œuvre est en cours ? Dans ce cas, informez régulièrement l'organisation de l'évolution de la situation.
Soyez ouvert et honnête dans votre communication, sur les succès comme sur les défis et les écueils. Expliquez clairement pourquoi certains choix sont faits ou non.
Ce type de communication honnête et ouverte est important car il crée à la fois de l'enthousiasme et de la compréhension. Cette compréhension est importante lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu. En outre, une communication claire et régulière donne à tous les employés le temps de s'habituer à l'idée qu'ils travailleront bientôt d'une manière différente.
Avez-vous déjà fixé une date pour le lancement du logiciel ? Mentionnez-la également afin que les gens puissent commencer à vivre en fonction de cette date.
Avant de passer à l'implémentation, vous avez évidemment déjà une idée du logiciel. Vous laissez le département informatique faire des essais et voir s'il répond aux besoins de l'organisation. N'oubliez pas que les autres départements ont une vision différente des logiciels. Les professionnels qui travailleront avec le logiciel le verront différemment de vous ou du département informatique.
Souvent, on ne découvre vraiment le fonctionnement d'un logiciel que lorsque les professionnels l'essaient. Impliquez donc ces personnes dès le début du choix du nouveau progiciel et écoutez leurs commentaires.
Il n'est pas nécessaire de faire tester le logiciel par tous les utilisateurs. Utilisez à nouveau le groupe de travail créé précédemment, par exemple. Tout au plus, faites-en participer quelques-uns de plus. Faites appel à la convention sociale : déployez les collègues que les autres admirent. Car s'ils apprécient la nouvelle solution, il y a de fortes chances que les autres l'approuvent.
C'est également à ce moment que vous pouvez commencer à proposer des formations.
Sachez que chacun apprend de manière différente. Faites donc en sorte que les sessions de formation soient accessibles à toutes les personnes qui doivent travailler avec le logiciel. Plus vous formerez de personnes, mieux le plan de mise en œuvre du logiciel fonctionnera.
Les succès doivent être célébrés, et le lancement réussi d'un nouveau logiciel avec l'aide d'un soutien positif de la part des employés est sans aucun doute un succès. Il y a de quoi se réjouir !
Lorsque les employés apprécient à la fois la mise en œuvre et le lancement, il s'agit d'une étape importante vers l'adoption. Une fête de lancement peut y contribuer. Engagez donc un barista, commandez des plats savoureux et décorez l'endroit avec des guirlandes et des ballons. Choyez les gens et remerciez-les pour leur contribution positive. Veillez à ce que personne ne puisse ignorer le lancement, afin que les gens commencent à travailler avec le nouveau logiciel dès le lendemain avec un bon sentiment.
Pendant la fête mais aussi dans les jours qui suivent, il est important que les premiers utilisateurs soient bien pris en charge. Ne laissez rien au hasard. Faites savoir qui a été formé et qui peut vous aider, et veillez à ce que l'on puisse répondre immédiatement à vos questions. C'est ainsi que le sentiment de satisfaction perdurera.
Ce n'est pas tout à fait sans importance ; il faut également s'assurer que tous les managers, les cadres et le personnel informatique donnent le bon exemple dès le premier instant. Car s'ils ne soutiennent pas le lancement du nouveau logiciel, pourquoi les autres employés le feraient-ils ?
Alors, tout le monde sur le pont, les mains en l'air et à la fête !
Après le lancement d'un nouveau logiciel, son utilisation doit être intégrée dans l'organisation. Le département informatique travaille déjà sur le prochain projet, mais les professionnels commencent seulement à l'utiliser. C'est à ce moment-là qu'il faut vraiment faire face aux questions ou aux problèmes, et qu'un bon soutien est indispensable.
Aucune réponse ou solution n'est disponible dans cette phase d'acceptation ? Vous courez alors le risque que les gens retombent dans leurs vieilles habitudes. La nouvelle application est rejetée du téléphone (ou n'est tout simplement pas utilisée), ou un retour à une ancienne version est effectué. Nous recommençons à faire ce que nous avons toujours fait, parce que ? C'est du moins ainsi que cela fonctionne.
...avec toutes ses conséquences pour l'organisation et pour l'adoption du nouveau logiciel.
Veillez donc à ce que le suivi de la mise en œuvre du logiciel soit bien organisé. Et que les gens sachent à qui s'adresser en cas de problème. En continuant à fournir une assistance, vous augmenterez les chances que les utilisateurs continuent à utiliser le logiciel - longtemps après la fin de la mise en œuvre.
L'adoption ne s'arrête pas au premier jour, à la première semaine ou même au premier mois. Il s'agit d'un processus continu.
Il faut donc se rendre à l'évidence : l'adoption d'un logiciel est une affaire de personnes. Et la mise en œuvre ne se limite pas à la formation ou au lancement. Il est essentiel de créer un soutien. Seuls les employés ayant une motivation intrinsèque utiliseront le logiciel et continueront à le faire.
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