Vous êtes convaincu de l'importance de la gestion intégrale des risques dans votre organisation ? Il est temps de passer aux choses sérieuses. Nous vous expliquons les 6 étapes à suivre pour investir dans la gestion intégrale des risques au sein de votre organisation.
La gestion des risques demande du temps, mais tout le monde est occupé. Nous avons du mal à prendre de la distance et nous n'avons pas le temps d'effectuer des analyses et des recherches proactives. Cela rend les interventions presque impossibles. Cela peut entraîner des coûts inutiles ou d'autres problèmes.
L'implication préalable des personnes dans les risques a un effet positif sur la vigilance et la volonté de signaler les incidents. Prévoyez donc du temps et de l'attention pour les risques, et impliquez les gens dans votre histoire. La gestion des risques n'en sera que plus efficace et plus facile à long terme.
Il arrive parfois que l'on se demande si les bons risques ont été identifiés, alors que cela ne devrait pas être si difficile. Si, lors de la création d'un registre des risques, nous partons du principe que nous avons besoin d'une liste "pertinente" plutôt que d'une liste "complète", tout devient beaucoup plus facile.
Comment créer une liste de risques pertinents ? En rattachant les risques que vous souhaitez inclure à des objectifs. Les risques que vous souhaitez gérer deviennent ainsi réellement pertinents : le résultat en dépend.
Lorsque les gens s'approprient le processus, tout change. Par appropriation, nous entendons la prise de responsabilité et l'obligation de rendre compte régulièrement au niveau des risques.
Le fait est que la gestion des risques n'est pas quelque chose que l'on peut faire seul. La gestion intégrée des risques est assurée par tous les niveaux d'une organisation. La réussite de la gestion des risques dépend donc également de l'implication de tous les employés. Comment s'assurer que les employés sont impliqués ?
Utilisez un réseau de leaders informels en matière de risques, par exemple. Ils donnent le bon exemple et les autres les admirent. Et un bon exemple a tendance à être suivi. Lorsque vous confiez la responsabilité à des employés compétents, vous créez un soutien et un pouvoir dans toute l'organisation.
N'oubliez pas de demander régulièrement à ces responsables des risques un retour d'information sur les besoins ou l'état d'avancement d'un risque particulier. C'est aussi un bon moyen de maintenir l'engagement des personnes.
De nombreuses organisations gèrent encore la gestion des risques à l'aide d'Excel. Cela implique souvent des douzaines, voire des centaines de risques, tous soigneusement classés. C'est un bel inventaire, mais il est souvent plus difficile d'en faire quelque chose de concret et d'actif. Une telle liste court également le risque d'être mise à jour moins fréquemment.
Dresser une telle liste une seule fois est une bonne chose, mais il ne s'agit pas d'une gestion active des risques. La gestion active des risques est un processus continu dans lequel les risques vont et viennent en fonction de l'évolution des objectifs.
Une bonne pratique pour le gestionnaire de risques consiste à structurer les consultations et la responsabilisation. Prévoyez par exemple une consultation trimestrielle pour la responsabilisation. Ensuite, établissez des questionnaires à l'aide d'un logiciel de gestion des risques, par exemple, et vérifiez périodiquement auprès des responsables et des propriétaires de risques pour chaque projet ou département.
Avec le bon logiciel (tel que la suite logicielle Zenya), il est facile de planifier et d'automatiser la gestion des risques en tant que processus récurrent.
Une liste de risques ne sert à rien. Ce qui compte, c'est d'obtenir des informations par le biais de données et d'un retour d'information sur l'efficacité des mesures dans la pratique. Fonctionnent-elles, réduisent-elles la probabilité que le risque se produise ou réduisent-elles les dommages ? Et quel est le coût de la mise en œuvre des mesures, afin que vous puissiez évaluer si ces coûts sont justifiés par rapport aux coûts engendrés par la survenue du risque.
Les mesures font souvent référence à des documents, des politiques, des instructions de travail, etc. Elles ne sont pas suffisantes pour servir de mesures de gestion des risques. En effet, ces mesures ne font rien. Il s'agit de descriptions, de mesures statiques. En voici un exemple :
Lors d'un cours de FAFS ou de premiers secours, vous apprenez notamment à pratiquer la réanimation cardio-pulmonaire, à mettre une personne en position latérale stable et à éteindre différents types d'incendies. Le certificat que vous obtenez est valable 1 ou 2 ans, après quoi vous reprenez des cours pour rafraîchir vos connaissances. Mais rares sont ceux qui se souviendront exactement de la situation antérieure.
Une application ou un livre avec des protocoles pour les urgences vous donnera une base de travail. Mais pour quelqu'un qui n'a jamais suivi de cours, une telle application ou un tel protocole n'est pas très utile, car il lui manque les connaissances de base. Une mesure active est donc un petit exercice réalisé périodiquement.
Pour déterminer les mesures adéquates, y compris le contrôle de l'efficacité, il est important de n'effectuer que les contrôles jugés utiles et de ne pas effectuer de contrôles pour le seul plaisir de se contrôler. En effet, cela ne contribue pas à responsabiliser le propriétaire.
Votre réputation soigneusement construite peut être ruinée très rapidement à l'heure des médias sociaux. Convenez donc avec vos employés de la manière de communiquer sur les risques, les calamités et les incidents. Nous avons écrit plus haut qu'il est difficile de parler d'incertitude. Parler des incidents est encore plus difficile. Mais l'époque où l'on pouvait résoudre les erreurs en interne sans que le monde extérieur n'en ait vent (c'est-à-dire en les cachant sous le tapis ou en les dissimulant) est bel et bien révolue.
En d'autres termes, il est préférable de communiquer ouvertement et honnêtement soi-même plutôt que de le faire d'une autre manière. C'est pourquoi il est important de se mettre d'accord sur qui communiquera quoi, le cas échéant. En outre, veillez à toujours inclure les conséquences possibles pour l'image lorsque vous effectuez des analyses de risques.
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