Faciliter l'onboarding

Garder les bons employés. Comment faire dans un marché du travail complexe et sous pression ? Bastiaan Benjamins, responsable des ressources humaines chez Infoland, explique comment réussir grâce à un processus d'intégration bien pensé. Il explique ce que cela implique, comment l'aborder de manière structurelle et comment faire en sorte que les nouveaux arrivants s'intègrent bien dans votre organisation aujourd'hui et demain.

L'onboarding consiste donc à intégrer quelqu'un au sein d'une organisation, d'un département ou d'une fonction. Il s'agit pour le nouvel employé d'apprendre à connaître les personnes, l'entreprise et les processus. Bastiaan Benjamins précise : "Les deux parties déterminent au cours du processus d'onboarding si elles s'accordent. Et vous prenez le temps de le faire. C'est comme pour la conduite d'une voiture : on n'apprend à conduire correctement que lorsqu'on a le permis de conduire. Vous n'apprenez à connaître vos nouveaux collègues qu'une fois qu'ils ont commencé à travailler et qu'ils parcourent des kilomètres avec vous.

Des employés qui s'intègrent vraiment

Selon Bastiaan, ce dont les employés ont besoin pour bien s'intégrer dans une organisation varie d'une personne à l'autre. Chaque entreprise devrait se demander quels sont les éléments de base. Pensez à la culture de l'entreprise et aux instructions spécifiques à chaque service. Il n'y a pas de mal à ce qu'une partie du processus d'intégration soit personnalisée, mais c'est loin d'être toujours réalisable.

Bastiaan : "Les organisations où des dizaines, voire des centaines de personnes sont embauchées chaque mois, peuvent logiquement offrir moins de personnalisation. Les nouveaux employés suivent souvent un processus d'intégration collectif, où l'attention personnelle peut s'avérer difficile. Dans les petites organisations, une approche personnalisée est possible, mais il y a de fortes chances que les managers suivent leur propre voie. Dans le cadre d'une trajectoire, il devrait également y avoir des lignes directrices, des outils et des orientations pour les managers et les cadres. Mais il faut toujours tenir compte des besoins et des points de vue individuels. "Une personne s'approche rapidement d'un collègue, tandis qu'une autre préfère ne pas le faire ou ne le faire que plus tard. En tant que manager, vous le sentez très bien", affirme Bastiaan.

Qu'il s'agisse de grandes ou de petites organisations, rationalisez le processus d'intégration et fournissez-lui des points d'ancrage fixes. Veillez à prendre les mesures prévues. Un employé ne doit pas être licencié trop tôt. Pour ce faire, vous devez vous demander comment vous atteignez les personnes pendant l'intégration, comment vous les stimulez et les accompagnez pas à pas pour leur permettre d'apprendre et de transmettre l'ADN de votre organisation.

Trois étapes de l'onboarding

Vous pouvez lâcher les gens et les laisser trouver leur voie. Bastiaan : "C'est ce qui se passe dans certaines organisations, et certains employés l'apprécient. Mais la plupart des gens préfèrent un onboarding bien conçu". Celui-ci se compose de trois phases : preboarding, onboarding et postboarding.

• Avec le preboarding, vous faites en sorte que vos nouveaux employés se sentent bien avant de commencer. Au cours de cette phase, vous fournissez des informations pratiques sur la première journée de travail, les heures de travail, le stationnement et les pauses.
• L'intégration commence dès le premier jour. En tant qu'employeur, vous devez vous assurer que toutes les questions pratiques sont en ordre. Pensez au lieu de travail, à l'ordinateur et aux codes de connexion. Ensuite, le processus d'intégration, étape par étape, commence avec différents points de mesure. Chaque moment de contact est l'occasion d'obtenir un retour d'information sur le processus et est précieux pour votre organisation.
• Au bout d'un an, vous et votre employé avez tout vu. Vous avez encore des doutes ? Optez alors pour une personnalisation encore plus poussée grâce au post-boarding.
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Quand l'intégration est-elle réussie ?

La réussite du processus d'intégration n'est pas nécessairement liée à la durée de la relation de travail. Après tout, quelqu'un peut travailler à contrecœur pendant 10 ans. L'intégration est réussie lorsque l'employé se sent à l'aise et que vous, en tant qu'employeur ou directeur, êtes satisfait. En particulier lorsqu'une personne travaille déjà à la réalisation d'objectifs personnels et qu'elle est performante sur le plan opérationnel au cours de la première année, même si ce n'est pas une obligation : il existe des postes de stagiaire ou de cadre avec d'autres objectifs (intermédiaires), par exemple.

En outre, l'onboarding est une réussite si le processus est intégré dans votre organisation et si les managers et vos collègues prennent la responsabilité d'intégrer et de soutenir les nouveaux collègues.

Que se passe-t-il si vous ne gérez pas correctement l'onboarding ?

• Le manque d'attachement à un nouvel employeur. En cette période post-covidique, il s'agit d'un risque réel lorsque de nombreuses personnes travaillent à domicile.
• Les performances d'un (nouvel) employé ne sont pas à la hauteur de ses attentes ou de celles de l'organisation, ce qui engendre de la frustration.
• Quiet Quitting (les employés se concentrent sur "ce qu'ils doivent faire" et n'assument que les responsabilités principales de leur travail, cette tendance TikTok est devenue populaire parmi les jeunes en 2022).

Tendances et développements

Selon Bastiaan, quelles sont les tendances les plus marquantes en matière d'onboarding à l'heure actuelle ?

1. De plus en plus d'organisations affirment disposer d'un programme d'intégration parce qu'elles en voient la valeur ajoutée. Il faut ensuite tenir cette promesse. Si elle est décevante, la motivation du nouvel employé s'en ressentira.
2. Les jeunes générations de candidats posent aujourd'hui des questions sur le processus d'intégration en place. Ils attendent un engagement mutuel. L'onboarding en est un exemple. Si votre organisation a quelque chose à offrir dans ce domaine, cela incitera les candidats à la choisir.
3. Le nombre d'opportunités numériques pour organiser l'onboarding augmente. Elles sont utilisées, par exemple, pour se familiariser avec un nouvel employeur ou pour permettre à des employés relativement nouveaux de passer un test après quelques mois afin de voir comment l'intégration progresse. Vous pouvez partager des vidéos et d'autres contenus par le biais de logiciels et d'applications, par exemple, afin d'accroître l'engagement et de préparer les nouveaux employés.

Pensez aussi en ligne

L'intégration est un processus long et intensif. Organisation, responsable, employé : chacun a un rôle important à jouer. En tant qu'organisation, comment vous assurez-vous que chacun reçoit suffisamment d'attention et sait exactement ce qu'il doit faire ou ce que l'on attend de lui dans ce processus ? Bastiaan : "Les nouveaux employés doivent acquérir beaucoup de connaissances. Comment mettre en contact les (nouveaux) collègues ? Comment faire en sorte que les gens partagent leurs connaissances et en discutent ? Comment atteindre un grand nombre de nouveaux employés ? Bien sûr, cela se fait par le biais de réunions, de groupes de travail et de consultations. Il ne faut pas sous-estimer le face-à-face, car il s'agit de se rencontrer. Mais le processus peut également être dynamisé en ligne.

Le logiciel d' Infoland, Zenya, permet de sécuriser le processus d'onboarding. Bastiaan explique : "Nous avons récemment ajouté un nouveau module, Zenya BOOST, à notre suite logicielle. Vous pouvez utiliser ce progiciel pour renforcer votre onboarding dans Zenya. Vous pouvez mettre en place une campagne pour atteindre un grand groupe de nouveaux employés en une seule fois. C'est utile pour les grandes organisations, par exemple. Avec BOOST, vous pouvez alterner le contenu interactif au sein d'une campagne, ce qui rend le processus d'onboarding intéressant pour les différentes générations d'employés, comme la génération Z. Ils aiment les onboardings interactifs, personnels et numériques. Ils aiment l'onboarding interactif, personnel et numérique, y compris les vidéos. Vous pouvez toujours choisir le contenu qui colle le mieux. En outre, la fonction de chat permet aux gens de se connaître rapidement, et l'esprit de groupe se développe".

Les nouveaux collègues ne doivent pas être les seuls à être inclus. N'oubliez pas les managers et les collègues ! Si, en tant qu'organisation, vous savez comment vous voulez aborder l'onboarding, vous pouvez le traduire en une campagne pour les nouveaux employés et une campagne pour les managers à l'aide d'un logiciel tel que Zenya BOOST. De cette manière, vous sécurisez et structurez avec succès l'accompagnement continu des nouveaux collaborateurs.