Chaque organisation travaille avec des flux de travail et des documents. Vous remarquez que vous perdez parfois le fil ou que vous ne parvenez pas à retrouver rapidement certains documents ? Il est alors temps de réfléchir à l'organisation de votre gestion documentaire.
Comment réglementer l'accès à certains systèmes et documents ? C'est là qu'intervient la gestion des flux de travail. Elle est indispensable pour améliorer les processus au sein de votre organisation et organiser correctement votre système de gestion des documents (SGD). Mais comment appliquer au mieux la gestion du flux de travail dans votre système de gestion documentaire ?
Par flux de travail, nous entendons un processus qui consiste en une série de tâches. Ces tâches doivent être exécutées dans un certain ordre. Ce processus se répète sans cesse au sein d'une organisation. Un flux de travail contient toutes les étapes nécessaires à la réalisation d'un travail. Chaque organisation travaille avec des flux de travail. Avez-vous une vision claire de ces processus ? Dans ce cas, vous pouvez optimiser les processus au sein de votre organisation grâce à notre logiciel pratique de gestion des flux de travail !
À quoi ressemble exactement un tel flux de travail ? La rédaction d'un rapport annuel est un exemple de flux de travail. Les rapports annuels sont souvent d'abord rédigés, puis complétés ou adaptés par plusieurs personnes. Il est important qu'ils ne soient pas publiés trop tôt ou qu'ils ne tombent pas entre les mains de la mauvaise personne. Ensuite, le rapport annuel doit être vérifié, revu et les personnes responsables doivent être d'accord. Enfin, le rapport est publié. Toutes ces tâches forment un flux de travail.
Bien entendu, vous pouvez créer un flux de travail pour plusieurs documents. Cela s'applique à tous les documents qui ont une incidence sur les activités de l'entreprise et/ou qui contiennent des informations sensibles. Vous pouvez également appliquer des flux de travail à des documents moins sensibles mais néanmoins cruciaux, tels que des documents faisant partie d'un processus de recrutement et de sélection et des instructions relatives au lancement d'un nouveau produit. Vous pouvez également créer un flux de travail pour le traitement d'une demande, d'une plainte ou d'une commande. Les possibilités ne manquent pas !
La gestion du flux de travail est la manière dont un flux de travail est mis en place. Elle garantit l'optimisation des processus d'entreprise. Vous souhaitez qu'un flux de travail se déroule toujours de la même manière ? Un logiciel peut vous aider à capturer et à sécuriser le processus.
De cette manière, vous vous assurez qu'une tâche circule dans l'organisation comme prévu. Le logiciel détermine qui doit prendre en charge la tâche à quel moment du processus et envoie un message, par exemple, lorsque la tâche vous est attribuée ou est attribuée à votre service.
L'échange d'informations entre les différents services et individus est ainsi plus efficace. Ainsi, les clients sont aidés plus rapidement et les employés ne perdent pas de temps à effectuer des démarches inutiles.
Vous remarquez que les flux de travail ne sont pas tous aussi efficaces les uns que les autres ? La gestion des flux de travail vous permet de mieux comprendre les processus au sein de votre organisation. Vous pourrez ainsi optimiser ces processus. Nous vous présentons ci-dessous quatre raisons pour lesquelles un logiciel de gestion des flux de travail est important pour le succès de votre organisation et comment Zenya vous aide.
La gestion des flux de travail offre une vue d'ensemble des processus au sein de votre organisation. Par exemple, vous pouvez voir où en est votre équipe dans l'exécution d'une tâche donnée, à quel point cette tâche est loin d'être terminée et qui est responsable de quelle partie du flux de travail.
En tant qu'employé, vous avez immédiatement une bonne vue d'ensemble de votre liste de tâches et vous savez quelles tâches sont prioritaires. Cela permet également d'éviter la duplication des tâches.
Toutes les tâches du flux de travail sont-elles nécessaires ? Voyez-vous des tâches qui n'apportent pas de valeur ajoutée ou qui peuvent être fusionnées avec d'autres tâches ? En examinant cette question d'un œil critique, vous vous assurez qu'il n'y a que des tâches essentielles dans le flux de travail qui sont utiles. Ainsi, les processus au sein de votre organisation fonctionneront plus rapidement et plus efficacement.
La communication au sein d'une organisation est parfois désordonnée. Vous souhaitez améliorer la communication au sein de votre équipe ? Grâce à la gestion des flux de travail, les employés reçoivent automatiquement une notification lorsqu'une tâche doit être accomplie ou lorsqu'il y a une mise à jour de l'état d'avancement. Il n'est donc plus nécessaire de demander l'état d'avancement d'un projet, ce qui permet d'économiser de nombreux messages et courriels.
Le Groupe Agapè a également remarqué cet avantage. Le Groupe Agapè est le nom collectif de trois centres de soins résidentiels en Belgique. Une panne technique survient dans l'un des centres de soins ? Les collaborateurs le signalent simplement via Zenya. Une fois le signalement effectué, les personnes compétentes du service technique sont averties. Ils savent alors immédiatement ce qu'il faut faire. De cette manière, la communication au sein de l'organisation est claire lorsqu'un signalement est effectué.
Des erreurs sont commises dans toutes les organisations. Vous souhaitez réduire au maximum le nombre d'erreurs ? La gestion du flux de travail est la solution idéale !
En effet, la gestion du flux de travail pour votre DMS peut réduire considérablement les erreurs. Si un document doit être revu, vous ne voulez évidemment pas qu'un employé l'envoie à la mauvaise personne. Pour certains documents, comme les rapports annuels, il est également important que le rapport ne tombe pas entre de mauvaises mains ou qu'il ne soit pas publié trop tôt.
Grâce à la gestion des flux de travail, tous les documents sont envoyés aux bonnes personnes et les documents ne sont pas publiés tant que toutes les étapes n'ont pas été franchies. Grâce à des flux de travail clairs, il y a donc moins de place pour l'erreur.
Tous vos documents vitaux sont mieux capturés dans un DMS solide. Vous voulez que ces documents soient facilement mis à jour et que vous les partagiez avec les bonnes personnes ? Dans ce cas, utilisez ces deux flux de travail importants pour un DMS : le contrôle des versions et la gestion de l'accès.
Tous les documents suivent un certain parcours avant d'être publiés. Ce parcours peut être différent pour chaque document, mais il y a toujours des auteurs qui créent le document et des personnes qui le modifient ou l'approuvent.
Il est également utile que les internautes fassent part de leurs commentaires sur le contenu à l'auteur, qui peut alors y apporter des modifications.
Toutes ces modifications créent une nouvelle version d'un document. Le suivi de ces modifications est ce que nous appelons le contrôle de version. Grâce au contrôle des versions, vous pouvez toujours retrouver les versions et vous pouvez même restaurer une ancienne version.
Dans une GED, il est important que les bonnes personnes aient accès aux bons documents. L'époque où tout le monde pouvait accéder à tout est révolue. Moins il y a de personnes qui ont accès à l'information, moins il y a de chances que cette information soit violée, que ce soit délibérément ou non.
Pour ce faire, une gestion des accès est nécessaire. Elle permet de déterminer qui a accès à quels documents, mais aussi, par exemple, si quelqu'un peut modifier quelque chose ou non. Vous pouvez également révoquer les droits d'accès lorsqu'une personne change de service ou quitte son emploi.
Bien que vous puissiez utiliser un logiciel de gestion de flux de travail distinct pour gérer la gestion des versions et des accès, il est également possible d'utiliser Zenya, par exemple, où ces fonctions sont déjà intégrées. Zenya DOC est un logiciel de gestion intelligent qui vous permet de sécuriser l'ensemble de la politique et du processus de gestion des documents dans votre organisation. Zenya FLOW est idéalement adapté à la gestion des flux de travail. Cette combinaison offre des possibilités flexibles pour mettre en place vos propres formulaires et workflows en fonction de votre organisation et de vos processus.
L'avantage de la solution globale proposée par Zenya est que vous gérez à la fois les documents et les flux de travail dans un seul système, ce qui rend leur suivi plus efficace. De cette manière, tout est organisé en un seul endroit. C'est clair pour tout le monde dans l'organisation.
Grâce à Zenya, n'importe qui dans notre organisation peut faire un rapport très facilement. Nous avons créé des flux de travail pour les rapports sur les TIC, les violations de données, les incidents, les réparations et les idées d'amélioration. Les collègues peuvent même prendre rapidement une photo avec leur téléphone, la transmettre et c'est fait ! Les rapports parviennent alors automatiquement aux bonnes personnes".
Les flux de travail sont donc importants dans votre système de gestion documentaire et font souvent déjà partie de la solution aujourd'hui. Mais les flux de travail peuvent également être souhaitables ou nécessaires pour d'autres applications. Tout simplement pour se conformer à certaines règles, ou simplement pour cartographier et automatiser des processus.
Avez-vous des processus qui pourraient être organisés plus efficacement ? Ou êtes-vous curieux de savoir comment fonctionnent les workflows dans un DMS ? Zenya facilite la création de workflows dans votre DMS. C'est le logiciel idéal pour gérer et distribuer efficacement des documents à partir d'un seul endroit. Découvrez Zenya DOC et Zenya FLOW et comment ces logiciels peuvent accélérer les processus d'entreprise au sein de votre organisation.
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